• mainsim per il settore sanitario e ospedaliero

    Una soluzione per gestire tutte le figure che prendono parte ai processi manutentivi nell’ambiente sanitario e ospedaliero: ingegneria clinica, impianti, clienti, fornitori, manutentori e responsabili collaborano in un’unica piattaforma.

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Il software di gestione della manutenzione per le strutture ospedaliere,
casa di cure, RSA e centri diagnostici.

mainsim da molti anni lavora più grandi aziende ospedaliere per fornire un servizio di supporto a strutture ospedaliere come l’Ospedale San Raffaele a Milano, l’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù di Roma e l’Ospedale Papa Giovanni XXIII di Bergamo.

Queste utilizzano mainsim per la gestione delle attività di manutenzione sia degli impianti e degli edifici che per l’ingegneria clinica.

Abbiamo anche altre collaborazioni tra cui il Gruppo Giomi e il Gruppo Kos, dove mainsim risponde all’esigenza di una gestione di asset dislocati sul territorio nazionale compreso il tracking dell’avanzamento dei lavori dei fornitori e del rispetto dei vincoli contrattuali. In questo modo, gli organi centrali hanno un controllo dei costi e dei budget delle varie strutture locali.

La gestione di oltre 100 case di cura

mainsim nel facility management

Il Gruppo Kos è un’azienda che gestisce 107 case di cura in tutta Italia e in due stati esteri (Gran Bretagna e India), per un totale di quasi 8000 posti letto. È il primo operatore privato in Italia nelle residenze per anziani e ha una specializzazione su tre aree di attività: Long Term Care, Acute Care, Diagnostic and Cancer Care.

Il progetto mainsim è partito a settembre 2017 con:

  • l’inserimento dei contratti di manutenzione delle case di cura
  • la formazione del personale sul territorio per rendere immediatamente operativo il sistema
  • l’integrazione di mainsim con il gestionale già in uso per facilitare i procedimenti amministrativi, eliminare molti passaggi sul cartaceo e comunicare più facilmente con le sedi sparse sul territorio.

Prima & Dopo mainsim

Lo scopo di inserire un Sistema Informativo di Manutenzione era quello di ottimizzare flussi e risorse e iniziare a monitorare alcuni indicatori come i costi delle attività manutentive sulle strutture.

Prima di mainsim:

  • I contratti e la rendicontazione delle attività erano gestiti esclusivamente su carta con ritardi nell’invio dei documenti, perdite di informazioni e costi importanti per ricevere fisicamente tutto il necessario.
  • I responsabili regionali ricevevano le richieste d’intervento tramite telefonate o mail, senza tracciare i tempi di intervento
  • Non esisteva una documentazione che potesse essere consultata dagli uffici centrali sullo status delle manutenzioni programmate e degli adempimenti contrattuali
  • Le case di cura utilizzavano mail e telefono per aprire le richieste con un grosso problema di inefficienza e spreco di tempo.

Con mainsim:

  • Le manutenzioni programmate previste dai contratti e i relativi sistemi di creazione ordini e rendicontazione sono gestiti su mainsim, per tagliare i tempi di approvazione
  • Le richieste d’intervento sono tracciate dal sistema che ne memorizza il richiedente, la data di richiesta, i tempi di presa in carico e risoluzione
  • Grazie all’integrazione con il gestionale del cliente, mainsim velocizza le richieste d’ordine relative alla risoluzione di intervento o rendicontazioni da parte di ditte esterne
  • I responsabili regionali hanno accesso in tempo reale al numero di interventi in corso nelle strutture di propria competenza e allo status di risoluzione

I risultati

107 strutture che utilizzano mainsim in tutta Italia.

1571 utenti attivi suddivisi tra: Utenti base, Manutentori interni, Fornitori esterni, Direttori di struttura, Responsabili Area manutentiva, Responsabili regionali, Responsabili funzionali, Amministrativi, AD.

30.478 ticket aperti dal Gennaio a Giugno 2018, di cui 25.000 completati. All’interno della piattaforma gestiscono ciclo attivo e passivo.

In questi report si vede bene che KOS, in ambito sanitario, ha deciso di controllare attraverso il sistema informativo:

  • L’esigenza di manutenzione. Quanti ticket vengono aperti e in quanto tempo vengono gestiti (volume operativo)
  • I costi per fornitore e BU (volume economico), in modo da non sforare il budget annuale stabilito per ogni singola struttura
  • La tipologia di ordini di lavoro aperti suddivisi nei vari mesi