Elimina le operazioni di data entry e automatizza i processi di manutenzione
Elimina carta e penna, fogli Excel, telefonate ed altri mezzi tribali.
Ridefinisci il modo in cui gestisci le operazioni di manutenzione automatizzando le attività e i flussi di lavoro grazie al CMMS Mainsim.
Riduci drasticamente i tempi di reazione e aumenta l’efficienza di squadre, tecnici e fornitori.
In che modo il CMMS automatizza i processi?
Un CMMS registra i dati per te tagliando i tempi di registrazione delle informazioni e ti consente di automatizzare gran perte dei processi con:
- Ordini di Lavoro automatici
- Pianificazione automatica
- Rendicontazione e Report automatici
- Template per gli ordini di lavoro
Ordini di Lavoro automatici
Crea e assegna automaticamente gli Ordini di Lavoro a tecnici, squadre e fornitori sulla base di condizioni specifiche come la tipologia di asset, di intervento, la location o il tipo di guasto, per velocizzare il workflow e i tempi di intervento.
Pianificazione automatica
Automatizza la creazione degli Ordini di Lavoro ripetitivi come ispezioni e manutenzioni preventive, stabilendo frequenze e numero di cicli, oppure genera automaticamente gli OdL in base alle condizioni di un asset o un impianto.
Data entry e Report
Il CMMS registra i dati per te, aggiornando il sistema in tempo reale con i tempi di lavoro, i costi di manodopera, servizio, materiali utilizzati, semplificando la creazione dei report e il monitoraggio dei KPI di manutenzione.
Template per gli Ordini di Lavoro
Velocizza la creazione degli Ordini di Lavoro ripetitivi creando template con tutte le informazioni, aggiungi check-list, materiali, assegna il personale e risparmia tempo creando template che puoi riutilizzare quando vuoi.
Gli strumenti del CMMS Mainsim che ti aiutano ad automatizzare il lavoro
Il software manutenzione Mainsim mette a disposizione un set di strumenti specifici che ti aiutano a velocizzare il lavoro, tracciare gli interventi e automatizza i processi, con risultati che ti aiutano a fare la differenza.
-28%
Riduzione media dei tempi di intervento
-88%
Riduzione media dei tempi di rendicontazione
-44%
Riduzione media del costo del lavoro
1. Workflow Manager tool
Il Workflow Manager Tool permette di personalizzare i flussi che gli Ordini di Lavoro devono percorrere in base alla loro tipologia (manutenzione preventiva, oppure a guasto, ispezioni, etc.) o a processi aziendali specifici come richieste di preventivo, permessi di lavoro, etc.
Questo strumento consente quindi di prevedere ciascuno dei singoli step che insieme compongono il ciclo di vita di un Ordine di Lavoro, registrando automaticamente i tempi trascorsi dal ticket in ogni fase e automatizzando l’intero processo per garantire una perfetta tracciabilità degli interventi.
Le possibilità di personalizzazione sono pressoché infinite, permettendo di riprodurre qualsiasi processo, dal più semplice al più complesso, adattando il sistema alle necessità specifiche dell’azienda.
Fig.1 Esempio di workflow per la manutenzione correttiva creato con il workflow manager tool di mainsim.
2. Ordini di Lavoro automatici
Gli Ordini di Lavoro automatici sono Ordini di Lavoro che vengono generati automaticamente dal sistema ogni qualvolta si verifica una determinata condizione o uno specifico evento.
Assegnazione automatica degli OdL
Gli Ordini di Lavoro possono per esempio essere creati automaticamente a seguito di una richiesta/segnalazione di guasto, eliminando la necessità da parte di un supervisor o di un Responsabile di approvare la richiesta (ticket) e trasformarla in Ordine di Lavoro, assegnandola al personale (assegnazione automatica dell’Ordine di Lavoro).
Un esempio semplice di utilizzo degli Ordini di Lavoro automatici è dato da Pittarello che con mainsim gestisce le richieste che provengono dai punti vendita e le assegna automaticamente al fornitore corretto sulla base della zona geografica e della tipologia di asset.
Case Study Retail
L’utilizzo del CMMS Mainsim per la manutenzione dei negozi
Tutti i punti vendita di Pittarello sono monitorati in tempo reale da un unico posto. In questo modo il facility manager ha il controllo totale di ciò che sta accadendo, risparmiando tempo nella comunicazione con lo staff dei punti vendita e i fornitori, e lasciando che sia il CMMS a registrare i dati e automatizzare i processi.
- Ticketing: Le richieste rapide consentono di aprire un ticket in pochi secondi, evitando errori, omissioni e assicurando il tracciamento di ogni segnalazione.
- Gestione fornitori: assegnazione automatica degli ordini di lavoro, tracciamento dell’attività e rendicontazione finale.
- Centralizzazione: Tutte le informazioni sono centralizzate e trasmesse in tempo reale al sistema, semplificando il tracciamento delle attività e dei costi.
“Lo scopo del CMMS era dimezzare i tempi di lavoro per quanto riguarda il mero passaggio di e-mail e informazioni. Il fatto che ci sia questo automatismo, questa lettura diretta della richiesta di intervento da parte del fornitore, rappresenta per me un vantaggio enorme, perchéil ticket viene gestito in tempo reale o comunque viene programmato in breve tempo l’intervento.”
Sara Franchin – Facility Manager @ Pittarello
Ordini di Lavoro automatici in base ad eventi specifici
Quello descritto sopra è forse il modo più semplice per utilizzare gli Ordini di Lavoro automatici, ma non è certo l’unico.
Un’altra modalità di utilizzo viene impiegata quando vogliamo adottare politiche di manutenzione su condizione, attraverso per esempio la lettura dei contatori, oppure predittive (attraverso l’integrazione con dispositivi e sensori IoT applicati agli asset) aprendo Ordini di Lavoro automatici ogni qualvolta si verifichi una determinata condizione.
Ordini di Lavoro automatici mediante integrazione con sistemi di produzione
La modalità più frequente con cui vengono utilizzati gli Ordini di Lavoro automatici è però mediante l’integrazione con sistemi di produzione tipo MES.
In questo caso abbiamo un sistema MES che identifica un problema ad un impianto o un macchinario di produzione. Tramite l’integrazione tra i due sistemi, il CMMS apre automaticamente un Ordine di Lavoro assegnandolo alla squadra, al tecnico o ad un fornitore specifico.
Case Study Integrazione tra cmms e mes
Connettere la manutenzione alla produzione
Caleffi ha implementato il CMMS mainsim con l’obiettivo di ridurre i tempi di intervento e migliorare la qualità delle informazioni grazie anche all’integrazione tra il sistema MES in uso e il CMMS. Attraverso l’implementazione di mainsim Caleffi è stata in grado di:
- Automatizzare la creazione e assegnazione dei Work Orders
- Ridurre i tempi di lavoro e monitorare il workflow in tempo reale
- Migliorare la qualità dei dati attraverso lo scambio di informazioni tra MES e CMMS
- Migliorare la pianificazione degli interventi
3. Pianificazione automatica
La pianificazione degli interventi di manutenzione è un’altra operazione che può essere ampiamente automatizzata per semplificare la gestione di attività quali manutenzioni programmate, ispezioni, letture di contatori, controlli di routine, etc.
In questo modo è il sistema a generare gli Ordini di Lavoro in base a:
- Scadenze specifiche
- La frequenza con cui intendiamo ripetere un’attività (giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale, annuale, etc.)
- Il numero di cicli con cui vogliamo ripetere un’attività
Il PM Generator (Generatore di Manutenzioni Pianificate) consente inoltre di generare Ordini di Lavoro completi di check-list interattive, materiali necessari, documentazione richiesta, assegnazione al tecnico/squadra/fornitore.
Ogni volta che si avvicina una scadenza, il sistema crea dunque l’Ordine di Lavoro e invia una notifica al personale interessato (generalmente il tecnico assegnato e il supervisor, ma è possibile avvisare anche il personale del reparto, dello stabilimento o dell’ufficio dell’avvicinarsi di una scadenza).
Fai click sull’immagine per far partire il video tutorial in cui ti mostro come funziona la pianificazione della manutenzione con mainsim:
4. Template
Anche se l’utilizzo dei Template per gli Ordini di Lavoro non riguarda un vero e proprio automatismo, consente comunque ai Supervisor, Responsabili, Facility Manager o chi per esso di risparmiare molto tempo nella creazione degli OdL per le attività ripetitive (che non hanno però necessità di essere pianificate).
I template vengono utilizzati spesso per le manutenzioni straordinarie che non necessitano di una scadenza, come l’esempio nel video qui a fianco.
È possibile dunque preparare un Ordine di Lavoro completo, aggiungendo eventuali check-list o documenti, assegnarlo ad un operatore, inserire le cause di guasto, i materiali, e tutte le informazioni che andremmo ad inserire in un normale Ordine di Lavoro, con l’unica differenza che possiamo salvarlo e riutilizzarlo ogni volta che è necessario.
Capito il risparmio di tempo?
Fai click sull’immagine per far partire il video tutorial in cui ti mostro come funziona l’utilizzo dei template per gli Ordini di Lavoro con mainsim:
5. Eliminare le operazioni di data entry con la registrazione automatica dei dati
La rendicontazione delle attività di manutenzione e l’inserimento dei dati sono operazioni che richiedono uno sforzo costante, un’organizzazione eccellente e tante ore di lavoro sprecate.
Il software CMMS ti consente di eliminare queste inefficienze registrando automaticamente i dati, inserendoli nel gestionale e organizzandoli per te.
Rapportini di lavoro automatici
Grazie all’app mobile, i tecnici possono registrare i tempi effettivi e quelli totali di intervento, smarcare le task dalle check-list inserite nell’OdL, aggiungere i materiali utilizzati sottraendoli a quelli presenti in magazzino e riportarne i costi.
Qualsiasi informazione e i dati registrati sono inseriti all’interno di un rapportino automatico di fine intervento, consentendo loro di chiudere l’attività sul posto, tagliando drasticamente i tempi di rendicontazione.
Rendicontazione automatica
In questo modo viene semplificata anche la rendicontazione finale degli interventi, avendo a disposizione nel momento stesso della chiusura operativa le informazioni sui tempi di lavoro e i materiali utilizzati, insieme ai costi di manodopera, di eventuali beni e servizi e dei materiali consumati.
– 88%
Riduzione media dei tempi di rendicontazione grazie all’utilizzo del CMMS
Report automatici
Ma è forse l’acquisizione dei dati necessari al monitoraggio la parte più importante dell’acquisizione automatica delle informazioni relative ad asset e attività.
Il database di un CMMS infatti contiene tutte le informazioni necessarie al monitoraggio delle principali metriche e KPI come l’MTBF o l’MTTR, i costi associati alla manutenzione e alla gestione degli asset e i tempi di intervento (suddivisi per le fasi del workflow che abbiamo visto all’inizio) così da poter monitorare costantemente gli SLA (Service Level Agreements) senza la necessità di riportare meticolosamente i dati su fogli Excel, inserirli in sistemi di Business intelligence e sperare continuamente di non aver perso troppe informazioni per strada.
Confronto tra un workflow tradizionale e quello con il CMMS
A questo punto siamo pronti per mettere a confronto il workflow tradizionale, fatto di carta e penna, con il workflow di in un CMMS.
Prendiamo ad esempio le fasi di lavorazione di un Ordine di Lavoro molto semplice.
Scopri come il software manutenzione impianti può aiutarti a ridurre i costi, risparmiare tempo ed eliminare le inefficienze.
Sei pronto per iniziare?
Valuteremo le tue sfide attuali, ti mostreremo in breve come il software manutenzione impianti industriali mainsim può aiutarti a migliorare i processi e ti guideremo nel cambiamento.
Non fermarti qui!
Continua ad esplorare i benefici e le funzionalità del CMMS Mainsim e scopri tutti i vantaggi di un cambio di passo nella manutenzione.
Video Academy
Una galleria video per vedere da vicino come funziona il CMMS Mainsim.
Scarica la Brochure
Scarica la brochure e dai un’occhiata più da vicino alle caratteristiche di mainsim.
Guida ai Benefici
Scarica la guida ai benefici del CMMS e scopri in quanti modi può aiutarti a migliorare il lavoro.
Case Studies
Scopri la versatilità di Mainsim con le nostre storie di successo in tanti settori diversi.
Forse noi siamo un po’ di parte, ma loro no.
Ecco cosa dicono del software manutenzione mainsim i nostri clienti.
“Ho risolto il problema della comunicazione, risparmiando un sacco di mail e tracciando facilmente i processi in corso.”
Sara F.
Facility Manager, Retail
“Mainsim ci ha permesso di centralizzare le richieste di assistenza dei vari reparti produttivi e di gestirle in modo più efficiente, monitorando tutte le attività svolte.”
Giacomo C.
Resp. Manutenzione, Industria Siderurgica
“Interfaccia grafica semplice, struttura dati ben definita e facile integrazione con altre applicazioni.”
Luigi Z.
Application Area Coordinator, Servizi ambientali
“Vox populi: mainsim ci ha cambiato la vita.”
Sergio R.
Vice Direttore, Settore Pubblico
“Riusciamo ad avere un quadro completo dei nostri impianti e gestire facilmente flussi di lavoro diversi per il personale interno e per i supplier.”
Andrea B.
Operations & Supply Chain Manager, Food&Beverage