Case Study

Ospedale Papa Giovanni XXIII

Facility Management e Ingegneria Clinica in un’unica soluzione.

L’Ospedale di Bergamo

Attivo dal dicembre 2012, il Papa Giovanni XXIII di Bergamo è un ospedale moderno e ad alto impiego di tecnologia, realizzato per massimizzare il benessere dei pazienti e di tutti gli operatori che vi lavorano all’interno.

L’Ospedale di Bergamo si distingue nel panorama italiano e internazionale per le prestazioni di diagnosi e cura offerte in ambito trapiantologico, pediatrico, onco-ematologico e cardiovascolare. L’ospedale dispone di apparecchiature tecnologicamente avanzate, tra le quali si annoverano una risonanza magnetica a magnete aperto e una a tre tesla, un apparecchio ad alta specializzazione per la radiochirurgia sterotassica e una sala operatoria attrezzata con angiografo biplano, oltre a contare su una prescrizione informatizzata dei farmaci, armadi robotizzati per la gestione monodose, cartelle cliniche elettroniche, trasporti automatizzati e una gestione delle divise con microchip.

La sfida

La principale sfida alla base del progetto di implementazione del CMMS era quella di far coesistere le esigenze tipiche del facility management a quelle proprie dell’ingegneria clinica, attraverso un’unica piattaforma.

Molto spesso l’utilizzo del CMMS all’interno delle strutture sanitarie è del tutto assimilabile alle procedure del facility management, attraverso la gestione dei fornitori, delle richieste di intervento e dei lavori di manutenzione, la gestione degli spazi, dell’impiantistica o l’anagrafica degli asset.

L’ospedale Papa Giovanni XXIII aveva però la necessità di affiancare a questo utilizzo standard del software manutenzione mainsim, anche la gestione dei dispositivi medici, risolvendo così esigenze di tracciabilità, collaudo e taratura delle apparecchiature sanitarie.

Settore: Healthcare
Location: Italia
Anno di implementazione: 2012
Sito web: www.sst-pg23.it

I numeri dell’ospedale Papa Giovanni XXIII

1080 posti letto ordinari

320mila mq dedicati alla diagnostica

4mila mq per l’emergenza-urgenza

1 eliporto funzionante 24/7

32 sale operatorie

322 posti tecnici

280 ambulatori medici

941 utenti che utilizzano mainsim

Il contesto

Progettato a partire dall’anno 2000, il Papa Giovanni XXIII è stato inaugurato nel 2012 promuovendolo a nuova sede dell’azienda ospedaliera degli ex-Ospedali Riuniti di Bergamo.

L’ospedale utilizzava già un software CMMS per la gestione dei propri asset, ma la soluzione non si era rivelata ottimale, generando difficoltà del tutto evitabili e non permettendo un utilizzo del software integrato con gli altri sistemi in uso.

Da qui, l’esigenza di rivedere l’investimento e optare per una soluzione diversa, che fosse in grado di soddisfare le crescenti necessità di una nuova struttura all’avanguardia e tecnologicamente avanzata.

Project Manager: Debora Callegari

Consulenza e Support: Pietro Sartirio

Altri progetti seguiti da Debora:

Gli obiettivi

I principali obiettivi del progetto si sostanziavano dunque in una commistione tra una serie di necessità riconducibili all’ambito facility – e quindi alla gestione delle strutture e di tutte le operazioni ad esse inerenti – e quelle invece strettamente correlate all’ingegneria clinica e alla gestione delle apparecchiature mediche.

Oltre a questi due aspetti, si volevano unire anche funzioni legate al soft service, come per esempio le richieste di cancelleria o la gestione della raccolta differenziata.

Infine, una serie di integrazioni con i sistemi aziendali già in uso hanno svolto un ruolo fondamentale nella riuscita del progetto.

Asset Management

Gestione fornitori

Soft Service

Ingegneria clinica

Manutenzione periodiche

Integrazioni

Dall’anagrafica del parco auto al soft service

Oltre alla gestione standard delle operazioni di manutenzione dell’impiantistica, l’Ospedale di Bergamo gestisce attraverso mainsim anche il parco auto dell’intera azienda ospedaliera e tutta una serie di servizi che rientrano almeno in parte nel c.d. soft service: traslochi e facchinaggio, richieste di materiale, cancelleria e perfino la raccolta differenziata.

Un modo molto efficace, questo, per gestire attraverso un’unica piattaforma tutta una serie di operazioni che sono collaterali alla manutenzione vera e propria, ma non per questo meno importanti o di facile gestione senza l’ausilio di un software in grado di semplificare il workflow e rendere più veloce la comunicazione e lo scambio di informazioni.

L’asset management e la gestione dell’inventario

La gestione dell’inventario passa inevitabilmente attraverso l’anagrafica degli asset. Una volta caricata l’anagrafica iniziale, è però necessario che il personale che utilizza il software sia in grado di aggiungere nuovi macchinari e asset in ogni momento, senza dover per forza ricorrere al supporto fornito dal project manager che segue il progetto.

Per ogni asset aggiunto all’anagrafica, il sistema crea una dashboard ad esso dedicata, all’interno della quale vengono resi disponibili tutti i dati e i documenti necessari. Dal libro macchina con lo storico degli interventi effettuati fino alla gestione dei contratti, delle garanzie e delle scadenze.

All’interno di ogni dashboard è possibile trovare i dati relativi alla targa dell’apparecchiatura, il fornitore associato, la localizzazione dell’asset e tutti i riferimenti amministrativi, oltre al già citato storico del macchinario.

Questo sistema semplifica enormemente la gestione degli audit, ma anche degli interventi correttivi, offrendo in ogni momento una fotografia completa delle condizioni di ciascun macchinario. La possibilità inoltre di associare ad esso il fornitore competente, rende ancora più facile e veloce il workflow nel caso si rendano necessari interventi da parte del personale esterno.

La gestione dei fornitori

La gestione dei fornitori è spesso un aspetto centrale nell’amministrazione delle operazioni di manutenzione all’interno di una facility.

Attraverso un inventario unico, ad ogni ticket emesso viene associato il numero di matricola dell’asset, che può essere facilmente localizzato anche dal personale esterno.

La richiesta viene quindi trasmessa al fornitore tramite la piattaforma stessa, evitando così di utilizzare altri canali e ottimizzando la tracciabilità degli interventi.

Malgrado la possibilità di automatizzare l’assegnazione degli ordini di lavoro, l’Ospedale ha deciso di optare comunque per un’assegnazione manuale, mantenendo un più alto livello di controllo su ogni richiesta. L’ordine di lavoro può infatti essere assegnato ad un tecnico interno, al fornitore oppure attraverso un’assegnazione mista, che coinvolge quindi sia il personale interno che esterno.

Al termine di ogni intervento di manutenzione è l’ufficio tecnico a validare la chiusura, come fase di controllo finale, evitando in questo modo solleciti e riaperture di ticket già chiusi.

Richieste di intervento rapide con Wizard

Per rendere più semplice e veloce la segnalazione di un guasto, l’Ospedale si avvale del modulo di richiesta rapida mainsim Wizard, una procedura guidata che, anche da cellulare, permette a chiunque abbia accesso al sistema di aprire una nuova segnalazione.

Dal momento che gli utenti che hanno accesso al sistema esclusivamente per aprire richieste ed effettuare segnalazioni sono gratuiti, tutto il personale è chiamato a collaborare alla manutenzione delle strutture e dei macchinari, potendo emettere nuovi ticket nel modo più semplice e veloce.

Grazie a semplici customizzazioni della procedura guidata, il Wizard permette a chiunque, anche senza alcuna formazione, di aprire una richiesta di intervento nel modo corretto e nel minor tempo possibile, evitando quindi rilavorazioni e telefonate con l’unico fine di correggere errori in fase di emissione.

Ad oggi, sono 941 gli utenti che, all’interno dell’Ospedale, utilizzano il Wizard sia da desktop che da mobile.

La gestione della manutenzione periodica

Oltre a ispezioni, collaudi e quelle operazioni standard che rientrano nell’alveo della manutenzione conservativa, è stato necessario aggiungere alcune funzioni fondamentali alla conduzione di impianti e apparecchiature mediche.

L’ingegneria clinica associata a questi asset, si avvale quindi della taratura degli strumenti, come per esempio del bilirubinometro, oltre che alle verifiche necessarie a garantire sempre gli standard di sicurezza delle apparecchiature stesse.

Oltre a ciò, trattandosi spesso di operazioni necessarie per ragioni di compliance normativa, è stato aggiunto il monitoraggio dei ritardi nelle manutenzioni periodiche e programmate, in modo tale che il sistema segnali al responsabile i ritardi nell’espletamento degli interventi da parte dei fornitori.

Le integrazioni

Oltre alle funzioni già citate, l’Ospedale Papa Giovanni XXIII ha scelto di avvalersi anche di alcune importanti integrazioni dirette a semplificare ulteriormente l’utilizzo della piattaforma, garantire la sicurezza e gestire i costi associati alle strutture.

Cinque sono le integrazioni principali:

Integrazione con la rubrica aziendale
Integrazione con LDAP/Active Directory
Integrazione con il gestionale per il recupero dei centri di costo
Integrazione con il sistema IDM dell’Ospedale (Identity Management Aziendale) attraverso cui vengono sincronizzati Utente-Ruolo-Associazione con il reparto e CDC
Integrazione con OSLO per il recupero dei locali aggiornati (codici locali corretti)

Integrazione con LDAP / Active Directory

Per rendere più funzionale l’accesso al sistema, il plugin LDAP/Active Directory ha permesso di integrare mainsim in ambienti con dominio Microsoft Windows, demandando l’autenticazione degli utenti al Domain Controller. I vantaggi di questa soluzione sono molteplici, sia dal punto di vista della sicurezza che nella semplicità di gestione.

L’utente infatti ha accesso al sistema secondo le politiche definite all’interno del Dominio ed utilizza un unico account sia per accedere al proprio computer che per autenticarsi in mainsim. È quindi il domain controller a stabilire la lunghezza e la complessità delle password, la scadenza delle stesse e gli orari nei quali l’utente può effettuare il login. Ciò ha ridotto notevolmente le operazioni di gestione da parte dell’amministratore oltre a semplificare l’accesso degli utenti stessi.

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