Case Study

Ospedale Pediatrico Bambino Gesù

Asset management e gestione degli spazi in ambito healthcare

Gestione dei costi

La gestione dei ticket attraverso un’unica piattaforma

Prima ancora della gestione dei ticket, era necessario fare in modo che mainsim potesse penetrare all’interno delle procedure aziendali, diventando uno strumento a cui tutti potevano avere accesso nel modo più semplice e veloce possibile.

Attraverso mainsim Wizard, il modulo di richiesta rapida, l’Ospedale Bambino Gesù è stato in grado di raccogliere tutti i ticket attraverso un’unica piattaforma a cui hanno accesso tutti i dipendenti – dal caposala, al primario, fino ai tecnici.

Grazie alla semplicità di utilizzo, procedure guidate personalizzabili e un’interfaccia utente estremamente intuitiva che permette di aprire una richiesta di intervento in pochi click, circa 2000 dipendenti hanno potuto utilizzare il sistema fin da subito, senza alcuna formazione iniziale.

Per semplificare ulteriormente il processo di segnalazione, si è proceduto inoltre ad integrare mainsim con il sistema di autenticazione LDAP/Active Directory, che ha permesso agli utenti di utilizzare un unico account, lo stesso che utilizzano per accedere al proprio computer, per autenticarsi in mainsim.

L’utilizzo del mobile

Tra i fattori decisivi nella scelta del CMMS, si è rivelata la portabilità, la possibilità – cioè – di utilizzare il CMMS non solo tramite pc, ma anche dal proprio dispositivo cellulare (iOS e Android).

In questo modo tecnici e fornitori possono accedere al sistema sia in fase di assegnazione che di intervento e di chiusura, semplicemente tramite il proprio mobile, evitando così di fare attività di data entry ad ogni operazione e rendendo più snello il processo di manutenzione e lo scambio di informazioni essenziali per la buona riuscita del lavoro.

La gestione degli spazi e l’integrazione con AutoCAD

Per quanto riguarda la gestione degli spazi, è risultata decisiva nel buon esito del progetto l’integrazione tra mainsim e AutoCAD.

Il plugin ha permesso una completa integrazione tra la base dati di mainsim e le planimetrie disponibili su AutoCAD. Attraverso questa implementazione, le parti mappate con AutoCAD sono aggiornate sul software in modo automatico ed è possibile generare, gestire e visualizzare informazioni sugli spazi, sull’occupazione delle aree e relativi costi, sia in formato alfanumerico che grafico.

Una soluzione semplice ma estremamente efficace per il facility management.

Il monitoraggio delle performance e dei centri di costo con il tool di Business Intelligence (BI)

Per quanto riguarda il monitoraggio delle performance e dei centri di costo, l’Ospedale ha deciso di affidarsi all’integrazione di mainsim con il tool di business intelligence Qlik.

Attraverso questo tool è possibile avere una visione globale di tutte le metriche e dei KPIs, fare analisi estremamente dettagliate e granulari in modo molto semplice e veloce, comparare le performance, oltre a tracciare i costi legati ai singoli ticket.

Altre integrazioni e prossimi sviluppi

Un aspetto fondamentale del progetto riguarda le integrazioni che hanno permesso di rendere ancora più semplice ed efficace l’implementazione di mainsim e la sua penetrazione all’interno delle procedure aziendali.

Le principali integrazioni:

• Integrazione con LDAP/Active Directory
• Integrazione con il tool di BI per il recupero dei centri di costo
• Integrazione con AutoCAD per la gestione degli spazi
• Integrazione con il gestionale TTS

Integrazione con LDAP / Active Directory

Per rendere più funzionale l’accesso al sistema, il plugin LDAP/Active Directory ha permesso di integrare mainsim in ambienti con dominio Microsoft Windows, demandando l’autenticazione degli utenti al Domain Controller. I vantaggi di questa soluzione sono molteplici, sia dal punto di vista della sicurezza che nella semplicità di gestione.

L’utente infatti ha accesso al sistema secondo le politiche definite all’interno del Dominio ed utilizza un unico account sia per accedere al proprio computer che per autenticarsi in mainsim. È quindi il domain controller a stabilire la lunghezza e la complessità delle password, la scadenza delle stesse e gli orari nei quali l’utente può effettuare il login. Ciò ha ridotto notevolmente le operazioni di gestione da parte dell’amministratore oltre a semplificare l’accesso degli utenti stessi.

Prossimi sviluppi

L’obiettivo concordato con l’Ospedale per il 2020/2021 riguarda l’integrazione tra mainsim e SAP per la gestione diretta degli ordini di acquisto.

Altri Case Study che potrebbero interessarti:

Unisciti agli esperti di manutenzione