Demo

Case Study

Ospedale Pediatrico Bambino Gesù

Asset management e gestione degli spazi in ambito healthcare

manutenzione ospedali

Il contesto

L’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù si presenta oggi come il più grande Policlinico e Centro di ricerca pediatrico in Europa, al cui interno lavorano circa 3500 professionisti. È collegato ai maggiori centri internazionali del settore e rappresenta un punto di riferimento per la salute dei bambini e ragazzi provenienti da tutta Italia e dall’estero.

L’assistenza sanitaria è articolata su 5 poli di ricovero e cura: la sede storica del Gianicolo, le sedi di San Paolo Fuori le Mura e di viale Baldelli quelle di Palidoro e Santa Marinella, per un totale di 607 posti letto.

Ogni anno si contano 29.000 ricoveri, 32.000 procedure chirurgiche e interventistiche, 44.000 giornate di Day Hospital, 90.000 accessi al Pronto Soccorso, oltre 2.000.000 di prestazioni ambulatoriali. L’offerta assistenziale copre tutte le specialità mediche. Il Bambino Gesù è inoltre l’unico Polo europeo in grado di rispondere a tutte le esigenze trapiantologiche in età pediatrica, con 342 trapianti complessivi solo nel 2019.

ospedale bambino gesù
ospedale bambino gesù
  • Settore: Healthcare
  • Location: Roma
  • Anno di implementazione: 2014
  • sito web: www.ospedalebambinogesu.it

La sfida

Nel 2014 l’Ospedale ha deciso di dotarsi di mainsim come sistema informativo per la gestione degli immobili e degli asset ospedalieri.

La necessità principale era di ottenere un sistema di gestione degli edifici e di tutti i beni fisici che fosse modulare, affidabile, stabile, di facile utilizzo e con un elevato livello di configurabilità e di reporting.

I numeri dell’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù

  • Numero di edifici stimato: ca. 20
  • Numero di locali stimato: ca. 4.000
  • Planimetrie CAD esistenti: ca. 300
  • Numero di interventi/anno: 10.000
  • Numero di utenti gestionali: 10
  • Numero di end-user: 2.000

Gli obiettivi

L’obiettivo numero uno del progetto, era quello di riuscire a raccogliere i ticket generati dal personale della struttura all’interno di un’unica piattaforma collaborativa, a cui tutti potessero avere accesso e che potesse essere utilizzata nel modo più semplice.

A questo obiettivo se ne aggiungevano poi altri, in particolar modo la possibilità di integrare la piattaforma CMMS agli altri sistemi aziendali, dal CAD per la gestione degli spazi fisici della struttura, fino al monitoraggio dei centri di costo attraverso l’integrazione con un tool di Business Intelligence.

Project Manager: Debora Callegari

Consulenza e Support: Savina La Riccia

 

 

Altri progetti seguiti da Debora:

obiettivi

Asset Management

obiettivi

Gestione degli spazi

obiettivi

Gestione dei costi

La gestione dei ticket attraverso un’unica piattaforma

Prima ancora della gestione dei ticket, era necessario fare in modo che mainsim potesse penetrare all’interno delle procedure aziendali, diventando uno strumento a cui tutti potevano avere accesso nel modo più semplice e veloce possibile.

Attraverso mainsim Wizard, il modulo di richiesta rapida, l’Ospedale Bambino Gesù è stato in grado di raccogliere tutti i ticket attraverso un’unica piattaforma a cui hanno accesso tutti i dipendenti – dal caposala, al primario, fino ai tecnici.

Grazie alla semplicità di utilizzo, procedure guidate personalizzabili e un’interfaccia utente estremamente intuitiva che permette di aprire una richiesta di intervento in pochi click, circa 2000 dipendenti hanno potuto utilizzare il sistema fin da subito, senza alcuna formazione iniziale.

Per semplificare ulteriormente il processo di segnalazione, si è proceduto inoltre ad integrare mainsim con il sistema di autenticazione LDAP/Active Directory, che ha permesso agli utenti di utilizzare un unico account, lo stesso che utilizzano per accedere al proprio computer, per autenticarsi in mainsim.

L’utilizzo del mobile

Tra i fattori decisivi nella scelta del CMMS, si è rivelata la portabilità, la possibilità – cioè – di utilizzare il CMMS non solo tramite pc, ma anche dal proprio dispositivo cellulare (iOS e Android).

In questo modo tecnici e fornitori possono accedere al sistema sia in fase di assegnazione che di intervento e di chiusura, semplicemente tramite il proprio mobile, evitando così di fare attività di data entry ad ogni operazione e rendendo più snello il processo di manutenzione e lo scambio di informazioni essenziali per la buona riuscita del lavoro.

La gestione degli spazi e l’integrazione con AutoCAD

Per quanto riguarda la gestione degli spazi, è risultata decisiva nel buon esito del progetto l’integrazione tra mainsim e AutoCAD.

Il plugin ha permesso una completa integrazione tra la base dati di mainsim e le planimetrie disponibili su AutoCAD. Attraverso questa implementazione, le parti mappate con AutoCAD sono aggiornate sul software in modo automatico ed è possibile generare, gestire e visualizzare informazioni sugli spazi, sull’occupazione delle aree e relativi costi, sia in formato alfanumerico che grafico.

Una soluzione semplice ma estremamente efficace per il facility management.

Il monitoraggio delle performance e dei centri di costo con il tool di Business Intelligence (BI)

Per quanto riguarda il monitoraggio delle performance e dei centri di costo, l’Ospedale ha deciso di affidarsi all’integrazione di mainsim con il tool di business intelligence Qlik.

Attraverso questo tool è possibile avere una visione globale di tutte le metriche e dei KPIs, fare analisi estremamente dettagliate e granulari in modo molto semplice e veloce, comparare le performance, oltre a tracciare i costi legati ai singoli ticket.

Altre integrazioni e prossimi sviluppi

Un aspetto fondamentale del progetto riguarda le integrazioni che hanno permesso di rendere ancora più semplice ed efficace l’implementazione di mainsim e la sua penetrazione all’interno delle procedure aziendali.

Le principali integrazioni:

 

  • Integrazione con LDAP/Active Directory
  • Integrazione con il tool di BI per il recupero dei centri di costo
  • Integrazione con AutoCAD per la gestione degli spazi
  • Integrazione con il gestionale TTS

Integrazione con LDAP / Active Directory

Per rendere più funzionale l’accesso al sistema, il plugin LDAP/Active Directory ha permesso di integrare mainsim in ambienti con dominio Microsoft Windows, demandando l’autenticazione degli utenti al Domain Controller. I vantaggi di questa soluzione sono molteplici, sia dal punto di vista della sicurezza che nella semplicità di gestione.

L’utente infatti ha accesso al sistema secondo le politiche definite all’interno del Dominio ed utilizza un unico account sia per accedere al proprio computer che per autenticarsi in mainsim. È quindi il domain controller a stabilire la lunghezza e la complessità delle password, la scadenza delle stesse e gli orari nei quali l’utente può effettuare il login. Ciò ha ridotto notevolmente le operazioni di gestione da parte dell’amministratore oltre a semplificare l’accesso degli utenti stessi.

Prossimi sviluppi

L’obiettivo concordato con l’Ospedale per il 2020/2021 riguarda l’integrazione tra mainsim e SAP per la gestione diretta degli ordini di acquisto.

Altri Case Study che potrebbero interessarti:

logo san raffaele

Ospedale San Raffaele (Milano)

Implementazione di un service desk avanzato

Ospedale papa giovanni 23

Ospedale Papa Giovanni XXIII

Facility management e Ingegneria clinica in un unica soluzione

gruppo kos

Gruppo KOS

La gestione delle RCA, tra volume operativo e volume economico

Unisciti agli esperti di manutenzione

logo san raffaele
logo forte village
logo contarina
logo duferco
logo saint gobain
logo lavazza
engie logo
fincantieri logo

SPERIMENTA IL SUCCESSO

Richiedi una demo gratuita e prova mainsim in azione.

Fai la demoGuarda il video