Fondazione Collegio Einaudi: facility e hospitality per il polo Universitario di eccellenza

Con mainsim, la Fondazione Collegio Einaudi ha trasformato la gestione operativa di 5 sedi e strutture residenziali nel cuore di Torino: dal ticketing all’assegnazione automatica dei fornitori, alla gestione documentale centralizzata, fino al supporto agli audit di qualità. Un CMMS che ha reso autonome le risorse sul campo.

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SETTORE

Facility Management, Hospitality

cosa gestisce

fornitori, qualità, richieste di intervento

sedi

912

Posti letto

+30

Fornitori gestiti in piattaforma

Obiettivi del progetto



Ridurre i tempi di intervento

permettendo ai Front Desk Officer di aprire e assegnare ticket direttamente ai fornitori o manutentori interni.



Centralizzare albo fornitori e documentazione

DURC, DVR, contratti, planimetrie accessibili da ogni sede con alert automatici sulle scadenze.



Integrare manutenzione e qualità

supportando audit interni ed esterni con dati tracciati e sempre aggiornati sulla piattaforma.

“Quando abbiamo inserito mainsim, finalmente abbiamo integrato in un unico software tutti gli asset possibili dei nostri collegi. Per me questo voleva dire veramente un passo incredibile.”

Salvatore Gravina, Impiegato Tecnico, Direzione Tecnica – Fondazione Collegio Einaudi

Un polo universitario che è anche una struttura di hospitality

La Fondazione Collegio Einaudi è uno dei più importanti collegi universitari di merito in Italia. Con 5 sezioni nel centro di Torino, distribuite tra i poli di UniTO e Politecnico, mette a disposizione 912 posti letto per studenti selezionati per merito, offrendo molto più di un semplice alloggio. Camere singole e doppie con bagno privato, cucine comuni, sale studio, biblioteca, palestra, lavanderia: ogni sezione replica la stessa esperienza di qualità, garantendo standard omogenei su un patrimonio distribuito e in continua crescita.

In questa dimensione, la Fondazione occupa uno spazio ibrido e peculiare: non è un hotel, ma ha la capillarità e la complessità operativa di una struttura ricettiva. Non è solo un campus, ma gestisce edifici storici con impianti, scadenze normative, fornitori specializzati e un’utenza in costante rotazione. È un sistema di facility management a servizio dell’istruzione, dove ogni guasto irrisolto si traduce direttamente in un disagio per uno studente.

“Non eroghiamo solo ospitalità: i nostri studenti e studentesse hanno anche ore di formazione extracurricolare obbligatoria. La struttura deve funzionare sempre. mainsim ci aiuta a garantire questo standard su tutte e 5 le sedi.”

Chiara Caramassi, Responsabile Direzione Tecnica – Fondazione Collegio Einaudi

Prima: registri cartacei, processi lenti e una visibilità quasi nulla

Salvatore Gravina è nella Fondazione dal 2012 e ha vissuto ogni fase dell’evoluzione. Quando è arrivato, la manutenzione delle sezioni girava ancora su registri cartacei: gli studenti segnalavano i problemi ai custodi, che prendevano nota a mano. Il manutentore faceva un giro settimanale per struttura. I tempi di risoluzione erano lunghi, le urgenze si gestivano solo via telefono, e la visibilità centrale era praticamente inesistente.

Un passaggio intermedio a un software di base aveva migliorato qualcosa, ma senza le funzionalità necessarie per gestire asset, fornitori e documentazione in modo integrato. Con mainsim, in uso dalla Fondazione dal 2017, tutto è cambiato: gli asset di tutte e 5 le sedi sono stati censiti e caricati sulla piattaforma in modo meticoloso, i flussi si sono strutturati e le persone sul campo hanno cominciato a lavorare in modo sempre più autonomo.

“Prima i ticket arrivavano a noi e i custodi aspettavano che li girassimo ai fornitori. Adesso sanno già quali fornitori competono alla loro struttura e li assegnano direttamente. Il tempo di evasione della richiesta è diventato velocissimo.”

Salvatore Gravina, Impiegato Tecnico, Direzione Tecnica – Fondazione Collegio Einaudi

Il ticketing al centro: dal guasto alla chiusura, senza colli di bottiglia

Il flusso operativo quotidiano ruota attorno al sistema di ticketing di mainsim. Quando uno studente segnala un problema, il custode/FDO va a verificare di persona e apre il ticket dalla piattaforma: ogni utente vede esclusivamente la propria struttura, con una navigazione per piano, ambiente e asset che rende l’inserimento rapido e privo di errori.

Qui avviene il cambiamento più significativo rispetto al passato: il custode/FDO non aspetta la Direzione Tecnica per sapere cosa fare, ma conosce i fornitori della sua sezione anagrafati su mainsim e assegna direttamente il ticket a quello competente. Il fornitore riceve la notifica via mail e, se l’intervento è urgente, può arrivare in giornata.

In parallelo, il manutentore interno Davide — che accede alla piattaforma da tablet — ha visibilità su tutto. Se vede un guasto prima che il fornitore sia già in arrivo, può intervenire lui stesso e chiudere il ticket, evitando la chiamata esterna. Quando invece gira il problema al fornitore, può allegare direttamente una fotografia, così la ditta arriva già con un’idea precisa di cosa troverà.

La chiusura del ticket viene fatta dal custode/FDO, che allega il rapportino di intervento. Un ciclo completo, tracciato, senza passaggi su carta o scambi su WhatsApp.

“Lo vedo in questi giorni: i nuovi colleghi riescono a seguire le cose in modo autonomo. Molte volte noi della Direzione tecnica siamo sollecitati meno e questo è importante, perché vuol dire efficientare il lavoro dell’ufficio.”

Salvatore Gravina, Impiegato Tecnico, Direzione Tecnica – Fondazione Collegio Einaudi

“C’è una facilità di utilizzo da parte di tutti. Qualsiasi nostro collega, qualsiasi sia la sua abilità nell’utilizzare un mezzo tecnologico, riesce a usarlo senza alcun problema. I nuovi assunti sono subito entrati nel meccanismo.”

Chiara Caramassi, Responsabile Direzione Tecnica – Fondazione Collegio Einaudi

Un’autonomia conquistata sul campo: custodi, manutentore e nuovi assunti

L’adozione di mainsim non ha solo cambiato gli strumenti: ha cambiato il modo in cui le persone lavorano. I custodi/FDO sono passati da figure passive, che raccoglievano segnalazioni su un registro, a operatori attivi: aprono ticket, li assegnano ai fornitori, monitorano le attività della loro struttura. Il manutentore interno ha un profilo di accesso completo e una piena autonomia operativa, tramite Tablet o App Mobile per gestire tutto senza passare da una postazione fissa.

Anche i nuovi assunti si sono integrati velocemente. La piattaforma è intuitiva al punto che, indipendentemente dalla familiarità con gli strumenti digitali, chiunque riesce a usarla senza formazione prolungata. Questo è un elemento tutt’altro che scontato in un contesto dove le figure operative hanno background molto diversi tra loro.

Il risultato è una direzione tecnica che può concentrarsi sui progetti più complessi: ristrutturazioni, sicurezza, qualità, rapporti con i fornitori strategici, lasciando la gestione quotidiana in mano a chi è sul campo.

Albo fornitori, DURC e documentazione tecnica: tutto sotto controllo

La Fondazione gestisce regolarmente circa 30 fornitori, ciascuno con una scheda dedicata su mainsim. Per ogni fornitore la piattaforma raccoglie la documentazione obbligatoria (visura camerale, DVR, DURC, elenco lavoratori, documenti del preposto, contratto in essere) con alert automatici che avvisano in anticipo sulle scadenze, ad esempio per il rinnovo del DURC.

I fornitori vengono attivati o disattivati in base ai contratti in corso: una gestione flessibile che si adatta ai cambi di appalto senza creare discontinuità operativa. Accanto all’albo fornitori, mainsim ospita l’intero archivio documentale tecnico della Fondazione: planimetrie, dichiarazioni di conformità, verbali di collaudo, certificazioni. Ogni custode/FDO vede solo i documenti della propria sezione; un accesso filtrato che garantisce autonomia senza dispersione.

Il risultato pratico? Dove prima arrivavano richieste di planimetrie via mail, oggi i custodi/FDO si servono da soli e lo fanno correttamente.

“L’altro giorno ho ricevuto una mail da un custode/FDO che aveva fatto tutto in autonomia: si era preso da solo le planimetrie direttamente da mainsim. Cose che prima ci chiedevano sistematicamente.”

Salvatore Gravina, Impiegato Tecnico, Direzione Tecnica – Fondazione Collegio Einaudi

“Spero di non cambiare mai mainsim. Qui dentro c’è tutto.
Se pensate al lavoro che c’è dietro, per me è fondamentale che quella documentazione sia sempre lì, accessibile e aggiornata.”

Salvatore Gravina, Impiegato Tecnico, Direzione Tecnica – Fondazione Collegio Einaudi

“mainsim è uno strumento che rientra a tutti gli effetti all’interno del nostro processo della qualità. Gli auditor controllano sia le attività programmate che i tempi di chiusura dei ticket.”

Chiara Caramassi, Responsabile Direzione Tecnica – Fondazione Collegio Einaudi

Qualità certificata: mainsim entra nel processo di audit

Collegio Einaudi è certificata 9001:2015 e si sottopone periodicamente ad audit di qualità, sia interni che esterni. mainsim è entrato a pieno titolo in questo processo: gli auditor verificano direttamente sulla piattaforma la corretta esecuzione delle attività programmate, i tempi di chiusura dei ticket e la disponibilità della documentazione tecnica e dei fornitori.

Non si tratta di un semplice archivio consultabile: mainsim è lo strumento dichiarato dalla Fondazione nell’ambito del proprio sistema di gestione della qualità. Questo significa che i dati presenti sulla piattaforma (ticket aperti, ticket chiusi, tempi di intervento, documenti dei fornitori) sono evidenze dirette del funzionamento del servizio manutentivo.

Prossimi passi: consumi energetici e feedback

L’agenda di sviluppo di Collegio Einaudi è ambiziosa. Il tema più urgente è il monitoraggio dei consumi: strutture abitateintensivamente, con profili di consumo difficili da leggere con i soli dati di bolletta. L’obiettivo è introdurre ticket programmati per la raccolta mensile delle letture da parte dei custodi, con soglie di alert per intercettare anomalie, come picchi di consumo idrico, prima che si trasformino in emergenze.

Sul fronte fornitori si valuta l’integrazione del feedback automatico a chiusura ticket, per alimentare le valutazioni annuali di idoneità in modo strutturato.

La manutenzione programmata è già gestita su mainsim con cadenze inserite annualmente e alert verso i fornitori di manutenzione ordinaria.

Benefici ottenuti

Riduzione dei tempi e delle attività manuali

Flussi automatizzati, alert e notifiche hanno ridotto drasticamente le attività amministrative e i tempi di presa in carico e risoluzione, sia per interventi pianificati che a guasto.

Riduzione dei costi e migliore qualità del servizio

Mainsim ha ottimizzato la gestione delle risorse e migliorato la qualità percepita dai team interni, dai fornitori esterni e dagli ospiti.

Gestione documentale e compliance

Contratti, garanzie e permessi sempre aggiornati e verificati, con checklist e notifiche automatiche per garantire la compliance normativa dei fornitori.