CASE STUDY: OSPEDALE SAN RAFFAELE

Best practices: applicazione di un service desk avanzato (Wizard) nell’Ospedale San Raffaele di Milano

L’Ospedale San raffaele di milano:

L’Ospedale San Raffaele, inaugurato nel 1971, nel 1972 ha ottenuto la qualifica di “Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico” dal Ministero della Salute e dal Ministero della Pubblica Istruzione. È accreditato con il Servizio Sanitario Nazionale.

Dispone di complessivi 300.000 mq. e 1.373 posti letto, di cui: 1.092 presso la sede di via Olgettina e 249 presso la sede San Raffaele Turro.

Nel 2011 sono stati complessivamente effettuati: oltre 52.800 ricoveri; oltre 8 milioni tra prestazioni ambulatoriali ed esami di laboratorio; circa 28.900 interventi chirurgici; oltre 63.400 accessi al Pronto Soccorso.

L’Ospedale è polo didattico dell’Università Vita – Salute. L’IRCCS Ospedale San Raffaele costituisce il più grande Parco Scientifico in Italia e uno tra i maggiori in Europa, nel quale sono presenti 185 laboratori dove lavorano circa 500 tra ricercatori e borsisti.

OBIETTIVI DEL PROGETTO:

Nel 2012 la Direzione Area Tecnica dell’Ospedale ha deciso di dotarsi di mainsim come CAFM in modo da identificare i percorsi di miglioramento per aumentare la disponibilità dei beni/oggetti gestiti, valorizzare correttamente il proprio patrimonio tecnologico, contenerne i costi di gestione, monitorare i livelli di servizio con estrema facilità e flessibilità d’uso. Il progetto si è basato sull’implementazione di alcuni moduli di mainsim per:

  • L’invio della segnalazione dei guasti da parte dell’utenza diffusa (3000 posizioni tra infermieri, caposala, operatori, etc.) attraverso un apposito modulo (Wizard) che presenta un’interfaccia facile e intuitiva per l’utente finale. Le richieste, attraverso una matrice a più vettori (a seconda dei locali di provenienza (gruppo A, B, C, D, E ed F), della priorità (rossa, gialla, verde e bianca) , della categoria di intervento e degli orari) vengono assegnate automaticamente ad una specifica divisione (meccanici, elettricisti, edile, etc.) e squadra. In questo modo sono stati ottimizzati i processi di assegnazione della richiesta in base alle esigenze specifiche del cliente, con l’obiettivo di migliorare i flussi e ridurre i tempi.
  • La presa in carico della richiesta da parte dell’operatore, attraverso un semplice smartphone.
  • La customizzazione del work flow che gestisce gli ordini di lavoro dall’apertura fino alla chiusura articolato in 22 fasi.
  • A seconda della priorità del ticket (rossa, gialla, verde e bianca) all’apertura sono stati associati dei processi quali invio della mail ai responsabili dell’area interessata nella richiesta.
  • Profilazione utenti. Agli utenti sono stati associati dei livelli di visibilità ed editabilità differenti.
  • La gestione delle manutenzioni periodiche.
  • Pannello di controllo con tutti i KPI utili affinché i responsabili abbiano la situazione sotto controllo
  • Integrazione con planimetrie.

BENEFICI DEL PROGETTO:

L’adozione di Mainsim ha permesso di:

 

  • Ridurre e controllare i tempi e i costi;
  • Allocare al meglio le risorse disponibili;
  • Garantire la sicurezza nel perfetto rispetto delle normative;
  • Migliorare la qualità reale e la qualità percepita, soprattutto nel caso di utenti terzi;
  • Avere piena evidenza dei fatti tecnici ed economici per ipotizzare strategie migliorative;
  • Disporre di informazioni di ritorno sull’efficacia delle strategie effettivamente adottate.

E inoltre di eseguire:

 

  • Performance Measurement / Ottimizzazione / Miglioramento
  • Configuration Tracking (evoluzione della configurazione dell’impianto / infrastruttura)
  • Piano di Manutenzione Preventiva Ottimizzato
  • Analisi di Criticità
  • Gestione Documentazione Tecnica
  • Ottimizzazione dei Costi
  • Ottimizzazione del Valore degli Asset

ALTRI CASI DI UTILIZZO DI METODOLOGIE ANALOGHE: