CASE STUDY: GRUPPO KOS
Tra volume operativo e volume economico
IL GRUPPO KOS:
Il Gruppo Kos è un’azienda che gestisce 127 case di cura in tutta Italia e in due stati esteri (Gran Bretagna e India), per un totale di quasi 8000 posti letto. È il primo operatore privato in Italia nelle residenze per anziani e ha una specializzazione su tre aree di attività: Long Term Care, Acute Care, Diagnostic and Cancer Care.
il progetto:
Il primo contatto con Mainsim risale al 2016, quando abbiamo iniziato a pensare a un primo piccolo piano per la gestione del loro patrimonio immobiliare.
Parlando, poi, con i diversi settori aziendali sono emersi anche altri punti critici su cui lavorare insieme. In particolare, le aree dell’ingegneria clinica e IT avevano bisogno di un sistema di gestione degli apparecchi elettromedicali e di trouble ticketing, per segnalare i problemi dell’infrastruttura informatica.
Il progetto completo, quindi, è partito a settembre 2017 con:
- L’inserimento dei contratti di manutenzione delle case di cura.
- La formazione del personale sul territorio per rendere immediatamente operativo il sistema.
- L’integrazione di Mainsim con il gestionale già in uso per facilitare i procedimenti amministrativi, eliminare molti passaggi sul cartaceo e comunicare più facilmente con le sedi sparse sul territorio.
PRIMA E DOPO L’INTRODUZIONE DI MAINSIM
Lo scopo di inserire un Sistema Informativo di Manutenzione era quello di ottimizzare flussi e risorse e iniziare a monitorare alcuni indicatori come i costi delle attività manutentive sulle strutture.
Prima di mainsim:
- I contratti e la rendicontazione delle attività erano gestiti esclusivamente su carta con ritardi nell’invio dei documenti, perdite di informazioni e costi importanti per ricevere fisicamente tutto il necessario.
- I responsabili regionali ricevevano le richieste d’intervento tramite telefonate o mail, senza tracciare i tempi di intervento
- Non esisteva una documentazione che potesse essere consultata dagli uffici centrali sullo status delle manutenzioni programmate e degli adempimenti contrattuali
- Le case di cura utilizzavano mail e telefono per aprire le richieste con un grosso problema di inefficienza e spreco di tempo.
Con mainsim:
- Le manutenzioni programmate previste dai contratti e i relativi sistemi di creazione ordini e rendicontazione sono gestiti su mainsim, per tagliare i tempi di approvazione
- Le richieste d’intervento sono tracciate dal sistema che ne memorizza il richiedente, la data di richiesta, i tempi di presa in carico e risoluzione
- Grazie all’integrazione con il gestionale del cliente, mainsim velocizza le richieste d’ordine relative alla risoluzione di intervento o rendicontazioni da parte di ditte esterne
- I responsabili regionali hanno accesso in tempo reale al numero di interventi in corso nelle strutture di propria competenza e allo status di risoluzione
L’INTEGRAZIONE CON I SOFTWARE AZIENDALI
Abbiamo completato un lavoro di integrazione con il software gestionale di KOS per amministrare il ciclo passivo: in questo modo, gli ordini creati con l’interfaccia mainsim vengono trasmessi per la fatturazione al loro gestionale.
Inoltre, abbiamo messo in comunicazione mainsim con il loro server per la gestione di un’anagrafica unica: questo permette a tutti gli utenti registrati di accedere a mainsim con le stesse credenziali.
I RISULTATI
127 strutture
utilizzano Mainsim in tutta Italia
1.571 utenti attivi
tra Utenti base, Manutentori interni, Fornitori esterni, Direttori di struttura, Responsabili area manutentiva, Responsabili regionali, Responsabili funzionali, Amministrativi, AD.
30.478 ticket aperti
da Gennaio a Giugno, di cui 25.000 completati. All’interno della piattaforma viene gestito sia il ciclo attivo che passivo.
In questi report si vede bene che KOS, in ambito sanitario, ha deciso di controllare attraverso il sistema informativo:
- L’esigenza di manutenzione. Quanti ticket vengono aperti e in quanto tempo vengono gestiti (volume operativo)
- I costi per fornitore e BU (volume economico), in modo da non sforare il budget annuale stabilito per ogni singola struttura
- La tipologia di ordini di lavoro aperti suddivisi nei vari mesi
