AXA PalAXA: un ecosistema smart per il facility management

Nel cuore di Milano, l’headquarter di AXA è tra gli edifici più sostenibili d’Italia. Con mainsim, la compagnia ha digitalizzato l’intera gestione di fornitori, accessi e servizi, integrando tutti i processi di soft e hard facility in un’unica piattaforma.

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SETTORE

ASSICURAZIONI

cosa gestisce

Facility Management

mq gestiti

+17.000

Obiettivi del progetto



GESTIONE HARD E SOFT SERVICE



MONITORAGGIO ACCESSI, PERMESSI E DOCUMENTAZIONE



monitoraggio costi, kpi, sla dei fornitori

Un esempio di workflow:

Durante una pausa, una dipendente nota un guasto alla vending machine e apre un ticket scansionando il QR-code identificativo. Il sistema assegna il fornitore corretto, che firma il rapportino via mobile a fine intervento. Tutto il ciclo è monitorato dal supervisor, in tempo reale.

Il PalAXA di Milano: sostenibilità e innovazione a servizio del workplace

AXA è una delle principali compagnie assicurative al mondo. Il suo quartier generale italiano, il PalAXA, si trova nel centro di Milano ed è stato certificato LEED Gold grazie all’elevata efficienza energetica e alle performance ambientali. L’edificio, oltre a ospitare spazi di lavoro moderni e flessibili, gestisce ogni giorno decine di flussi legati a persone, fornitori, sicurezza e servizi. L’adozione del CMMS e CAFM mainsim ha permesso di digitalizzare tutto il facility management: dai ticket aperti dal personale ai badge per l’accesso degli ospiti, dai locker ai fornitori, dal controllo documentale al cost tracking. Il tutto, in un’ottica zero carta e a basso impatto.

Un modello digitale per la gestione del Facility Management dall’Hard al Soft service

Nel PalAXA, ogni processo legato al facility – dagli interventi di manutenzione, al cleaning, ai servizi HR come la gestione delle visite mediche, dei locker, prenotazioni delle sale, fino al controllo accessi tramite integrazione con totem Gunnebo – è oggi gestito in modo coordinato attraverso il CMMS mainsim.

Grazie al software per la gestione della manutenzione, gli utenti possono aprire un ticket in pochi secondi anche da app mobile grazie ai QR-code, mentre il sistema assegna automaticamente l’intervento al fornitore corretto. Badge e permessi sono monitorati in tempo reale, i documenti scaduti segnalati automaticamente e le checklist HSE garantiscono la conformità. Le dashboard permettono al management di misurare tempi, costi, SLA e performance dei fornitori. Un modello scalabile e replicabile che rende ogni attività tracciabile, veloce, sicura e più sostenibile.

Benefici ottenuti

Riduzione dei tempi e delle attività manuali

Flussi automatizzati, alert e notifiche hanno ridotto drasticamente le attività amministrative e i tempi di presa in carico e risoluzione, sia per interventi pianificati che a guasto.

Riduzione dei costi e migliore qualità del servizio

Mainsim ha ottimizzato la gestione delle risorse e migliorato la qualità percepita dai team interni e dai fornitori esterni.

Gestione documentale e compliance

Contratti, garanzie e permessi sempre aggiornati e verificati, con checklist e notifiche automatiche per garantire la compliance normativa dei fornitori.