AXA PalAXA: un ecosistema smart per il facility management

Nel cuore di Milano, l’headquarter di AXA è tra gli edifici più sostenibili d’Italia. Con mainsim, la compagnia ha digitalizzato l’intera gestione di fornitori, accessi e servizi, integrando tutti i processi di soft e hard facility in un’unica piattaforma.

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SETTORE

ASSICURAZIONI

cosa gestisce

Facility Management

mq gestiti

+17.000

Obiettivi del progetto



GESTIONE HARD E SOFT SERVICE



MONITORAGGIO ACCESSI, PERMESSI E DOCUMENTAZIONE



monitoraggio costi, kpi, sla dei fornitori

Un esempio di workflow:

Durante una pausa, una dipendente nota un guasto alla vending machine e apre un ticket scansionando il QR-code identificativo. Il sistema assegna il fornitore corretto, che firma il rapportino via mobile a fine intervento. Tutto il ciclo è monitorato dal supervisor, in tempo reale.

Il PalAXA di Milano: sostenibilità e innovazione a servizio del workplace

AXA è una delle principali compagnie assicurative al mondo. Il suo quartier generale italiano, il PalAXA, si trova nel centro di Milano ed è stato certificato LEED Gold grazie all’elevata efficienza energetica e alle performance ambientali. L’edificio, oltre a ospitare spazi di lavoro moderni e flessibili, gestisce ogni giorno decine di flussi legati a persone, fornitori, sicurezza e servizi. L’adozione del CMMS mainsim ha permesso di digitalizzare tutto il sistema di facility: dai ticket aperti dal personale ai badge per l’accesso degli ospiti, dai locker ai fornitori, dal controllo documentale al cost tracking. Il tutto, in un’ottica zero carta e a basso impatto.

Un modello digitale per la gestione del Facility Management dall’Hard al Soft service

Nel PalAXA, ogni processo legato al facility – dagli interventi di manutenzione, al cleaning, ai servizi HR come la gestione delle visite mediche, dei locker, prenotazioni delle sale, fino al controllo accessi tramite integrazione con totem Gunnebo – è oggi gestito in modo coordinato attraverso mainsim.

Gli utenti possono aprire un ticket in pochi secondi anche da app mobile grazie ai QR-code, mentre il sistema assegna automaticamente l’intervento al fornitore corretto. Badge e permessi sono monitorati in tempo reale, i documenti scaduti segnalati automaticamente e le checklist HSE garantiscono la conformità. Le dashboard permettono al management di misurare tempi, costi, SLA e performance dei fornitori. Un modello scalabile e replicabile che rende ogni attività tracciabile, veloce, sicura e più sostenibile.

Benefici ottenuti

Riduzione dei tempi e delle attività manuali

Flussi automatizzati, alert e notifiche hanno ridotto drasticamente le attività amministrative e i tempi di presa in carico e risoluzione, sia per interventi pianificati che a guasto.

Riduzione dei costi e migliore qualità del servizio

Mainsim ha ottimizzato la gestione delle risorse e migliorato la qualità percepita dai team interni e dai fornitori esterni.

Gestione documentale e compliance

Contratti, garanzie e permessi sempre aggiornati e verificati, con checklist e notifiche automatiche per garantire la compliance normativa dei fornitori.