Piano di manutenzione: La guida definitiva alla redazione perfetta

Come si redige un piano di manutenzione e da cosa è composto? Chi deve farlo e quando è considerato obbligatorio?

In questo articolo rispondiamo alle domande più frequenti sulla sua redazione e vediamo insieme come sviluppare un piano di manutenzione corretto ed efficace.

Cos’è un piano di manutenzione?

Un piano di manutenzione è un documento allegato al progetto strutturale di un’opera o ad un impianto che descrive, pianifica e programma le attività di manutenzione che dovranno essere svolte per mantenere inalterate nel tempo le caratteristiche di funzionalità, qualità ed efficienza dell’asset, oltre al suo valore economico.

Occorre però fare subito chiarezza per capire meglio cosa si intende per piano di manutenzione.

Generalmente, quando si parla di piano di manutenzione, ci si riferisce al piano di manutenzione dell’opera, pubblica o privata, così come regolato dagli articoli 33 e 38 del D.P.R. 207/2010.

Esistono poi altre tipologie di piani di manutenzione. È il caso per esempio di quei piani elaborati dal management di un’azienda per stabilire politiche e strategie di manutenzione da applicare ai propri impianti, per migliorarne l’efficienza e l’affidabilità.

Con le dovute differenze in ambito normativo, la loro stesura e i contenuti non sono però diversi da quelli che troveremmo in un piano di manutenzione dell’opera, così come descritto di seguito.

A cosa serve un piano di manutenzione impianti?

La manutenzione degli impianti, sia essa ordinaria o straordinaria, ha la finalità di mantenere il più possibile inalterate nel tempo le sue prestazioni, evitando fermi macchina inaspettati e perdite di produzione o di efficienza.

L’attuazione di un piano di manutenzione preventiva o di un programma di controlli ed ispezioni, consente inoltre di massimizzare il ciclo di vita utile dell’impianto, rallentando gli effetti dell’usura.

Consente inoltre di ridurre i consumi (elettrici, gas, etc.), i tempi e i costi di manutenzione e ridurre i rischi legati alla sicurezza ambientale e delle persone.

Il piano di manutenzione di un impianto viene redatto a partire dagli elaborati progettuali esecutivi, utilizzando le informazioni suggerite dal produttore e dalla propria esperienza, e ottimizzandolo nel tempo in base ai dati che riusciamo a mettere insieme (possono essere utilizzate per esempio metriche di manutenzione come il MTBF per scovare possibili inefficienze, o un’Analisi delle Cause Radice – Root Cause Analysis – per individuare quali sono i componenti più a rischio e valutare le soluzioni più efficaci.)

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Le aziende ad alta intensità di asset adottano spesso piani di manutenzione preventiva per la gestione dei propri impianti. In questi casi, l’obiettivo non è più quello della compliance normativa, ma quello di massimizzare la produzione, ridurre i fermi macchina, e abbassare i costi legati alla manutenzione degli impianti industriali.

Per raggiungere questo scopo, anche una volta terminata la sua stesura, un piano di manutenzione impianti non dovrebbe mai essere considerato come un documento definitivo. 

A volte un piano di manutenzione preventiva da solo non basta, mentre altre, più semplicemente, stiamo solo sprecando denaro senza aggiungere alcun valore alle prestazioni dell’asset.

Un piano di manutenzione impianti, per essere davvero efficace, ha bisogno di un controllo costante, di un’analisi accurata di alcune metriche di manutenzione e del monitoraggio dei KPI che abbiamo stabilito in fase di redazione del piano di manutenzione stesso.

Ecco perché un software per la manutenzione, come il CMMS, può essere di grande aiuto nell’ottimizzazione dei processi e dei piani di manutenzione dei nostri impianti fornendoci i dati di cui abbiamo bisogno per migliorare i processi ed alzare il valore del nostro lavoro.

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Come si fa un piano di manutenzione?

Un piano di manutenzione deve essere redatto tenendo conto dell’effettiva realizzazione dell’opera.

All’interno del piano di manutenzione devono essere identificati tutti gli impianti e le strutture che compongono il manufatto, con particolare riferimento agli impianti tecnologici.

La normativa vigente impone al progettista di identificare i requisiti previsti e le prestazioni stimate del manufatto.

Devono essere inclusi nel piano di manutenzione anche i requisiti prestazionali e i controlli previsti dai Criteri Ambientali Minimi (secondo quanto disposto dal nuovo Codice Degli Appalti, dlgs 50/2016).

L’elaborazione del piano di manutenzione è da considerarsi inoltre a carico del progettista, il quale dovrà occuparsi della sua stesura e successivamente di depositarlo, insieme al progetto finale, presso gli uffici del Genio Civile competenti per territorio.

Per quanto riguarda la stesura e la redazione del piano di manutenzione, non sono previste particolari restrizioni. Tutti i progettisti, ingegneri, architetti, geometri, etc, possono redigere e firmare il piano di manutenzione.

Da cosa è composto un piano di manutenzione?

L’art. 38 del D.P.R. 207/2010, specifica al comma 2 quali sono i documenti che compongono un piano di manutenzione dell’opera.

Un piano di manutenzione (sia esso un piano di manutenzione dell’opera oppure un piano di manutenzione impianti) è composto da 3 documenti operativi:

• Manuale d’uso
• Manuale di manutenzione
• Programma di manutenzione

Il programma di manutenzione deve essere ulteriormente scomposto in 3 sottoprogrammi:

• Sottoprogramma delle prestazioni
• Sottoprogramma dei controlli
• Sottoprogramma degli interventi

Nei paragrafi seguenti vediamo più nel dettaglio cosa contengono questi documenti.

Piano di manutenzione dell’opera e delle sue parti Art. 38 comma 2, D.P.R. 207/2010

 

Il piano di manutenzione assume contenuto differenziato in relazione all’importanza e alla specificità dell’intervento, ed è costituito dai seguenti documenti operativi, salvo diversa motivata indicazione del responsabile del procedimento:

 

1. il manuale d’uso
2. il manuale di manutenzione
3. il programma di manutenzione
   

1. Manuale d’uso

Il manuale d’uso serve all’utente per conoscere le modalità di fruizione e gestione corretta degli impianti che fanno parte di un progetto.

Lo scopo di includere il manuale d’uso all’interno di un piano di manutenzione è quello di limitare il più possibile i danni derivanti da un utilizzo improprio dell’apparecchiatura, permettendo al personale tecnico di riconoscere eventuali anomalie e di eseguire tutte quelle operazioni di gestione e conservazione del bene che non richiedono conoscenze specialistiche.

L’art. 38 comma 3 specifica quali informazioni deve contenere il manuale d’uso:

• l’ubicazione e la collocazione delle parti interessate
• la rappresentazione grafica dell’asset con tutte le sue parti
• la descrizione tecnica dell’asset
• le modalità di uso corretto

La rappresentazione grafica dell’asset inserita nel manuale d’uso, prevede una scomposizione del bene in tutte le sue parti. La persona che compila il piano di manutenzione può fare riferimento a questo scopo alle tavole progettuali.

Piano di manutenzione dell’opera e delle sue parti Art. 38 comma 3, D.P.R. 207/2010

3. Il manuale d’uso si riferisce all’uso delle parti significative del bene, ed in particolare degli impianti tecnologici. Il manuale contiene l’insieme delle informazioni atte a permettere all’utente di conoscere le modalità per la migliore utilizzazione del bene, nonché tutti gli elementi necessari per limitare quanto più possibile i danni derivanti da un’utilizzazione impropria, per consentire di eseguire tutte le operazioni atte alla sua conservazione che non richiedono conoscenze specialistiche e per riconoscere tempestivamente fenomeni di deterioramento anomalo al fine di sollecitare interventi specialistici.

 

4. Il manuale d’uso contiene le seguenti informazioni:

– la collocazione nell’intervento delle parti menzionate

– la rappresentazione grafica

– la descrizione

– le modalità di uso corretto

2. Manuale di manutenzione

Il manuale di manutenzione deve fornire le indicazioni necessarie alla corretta manutenzione di un asset e dei suoi componenti.

La normativa pone l’accento sulle unità tecnologiche presenti, individuandole come le parti più importanti di un bene.

A differenza del manuale d’uso, che ha carattere più tecnico e prevede una scomposizione dell’opera in tutte le sue parti, il manuale di manutenzione deve riportare una sorta di albero dei guasti, con tutte le anomalie che possono potenzialmente presentarsi e il livello minimo delle prestazioni, oltre a chi dovrà svolgere queste operazioni: alcune anomalie potrebbero infatti essere risolte da personale non specializzato, mentre per altre tipologie di interventi potrebbe essere necessario avvalersi di centri di assistenza/servizio specializzati.

È proprio quest’ultimo uno dei contenuti centrali del manuale di manutenzione.

In fase di progettazione, il manuale di manutenzione non può che essere una traccia dell’elaborato finale, in attesa di essere ampliata con le caratteristiche delle varie apparecchiature, includendo elementi come marca, modello, numero di targa, etc.

Piano di manutenzione dell’opera e delle sue parti

Art. 38 comma 5 e 6 D.P.R. 207/2010

 

5. Il manuale di manutenzione si riferisce alla manutenzione delle parti significative del bene ed in particolare degli impianti tecnologici. Esso fornisce, in relazione alle diverse unità tecnologiche, alle caratteristiche dei materiali o dei componenti interessati, le indicazioni necessarie per la corretta manutenzione nonché per il ricorso ai centri di assistenza o di servizio.
6. Il manuale di manutenzione contiene le seguenti informazioni:

a) la collocazione nell’intervento delle parti menzionate;

b) la rappresentazione grafica;

c) la descrizione delle risorse necessarie per l’intervento manutentivo;

d) il livello minimo delle prestazioni;

e) le anomalie riscontrabili;

f) le manutenzioni eseguibili direttamente dall’utente;

g) le manutenzioni da eseguire a cura di personale specializzato;

Le informazioni che devono essere contenute all’interno del manuale di manutenzione sono le seguenti:

• Ubicazione del bene
• Rappresentazione grafica
• Risorse necessarie per gli interventi manutentivi
• Il livello minimo delle prestazioni
• Anomalie riscontrabili
• Manutenzioni eseguibili direttamente dall’utente non specializzato
• Manutenzioni da eseguire a cura di personale specializzato

I contenuti più importanti del manuale di manutenzione sono quelli individuati dall’Art. 38 comma 6, lettere e), f) e g), che impongono al redattore del piano di manutenzione di elencare le anomalie riscontrabili (una sorta di albero dei guasti) e a chi dovrà essere assegnata la risoluzione del problema.

Un esempio pratico potrebbe essere quello di un ascensore. Se si rompe una lampadina del neon per l’illuminazione della cabina, potrebbe non essere necessario avvalersi di un tecnico o di assistenza specializzata, mentre se si rompe il motore o il quadro dei pulsanti, sì.

Vocabolario

La corretta redazione di un manuale di manutenzione, prevede l’utilizzo di un linguaggio tecnico, che distingua per esempio tra varie tipologie di intervento o di guasto. Di seguito, un breve vocabolario utile.

• Manutenzione: per manutenzione si intende il complesso di attività tecniche ed amministrative rivolte a conservare o ripristinare la funzionalità o l’efficienza di un apparecchio o di un impianto.
• Affidabilità: per affidabilità di un bene, si intende la sua capacità di conservare intatte funzionalità ed efficienza per tutta la durata della sua vita utile, cioè il periodo di tempo che intercorre tra la sua messa in funzione e il momento in cui si verifica un deterioramento o un guasto irreparabile, o per il quale la riparazione non si presenta più conveniente.
• Vita presunta: la vita utile che, in base all’esperienza o alle indicazioni fornite dal produttore, si può ragionevolmente attribuire ad un bene.
• Deterioramento: quando un apparecchio o un impianti presenta una diminuzione in termini di efficienza o di funzionamento.

Si parla poi di:

• Controllo: attività che implica la verifica delle funzionalità o dell’efficienza di un apparecchio o di un impianto
• Revisione: attività di controllo generale di un bene che può implicare lo smontaggio, la sostituzione di alcune parti,rettifiche, pulizia, etc.
• Manutenzione secondo necessità: si riferisce ad una politica di manutenzione correttiva (a guasto) effettuata a fronte di guasto, disservizio, deterioramento.
• Manutenzione preventiva: si riferisce ad una politica di manutenzione per la quale sono previste operazioni eseguite periodicamente, secondo un programma prestabilito, con la finalità di estendere il ciclo di vita dell’asset, limitando e prevenendo i guasti.
• Manutenzione programmata: si riferisce ad una politica di manutenzione preventiva, in cui sono previsti interventi periodici, rispettando un programma e un calendario prestabilito.
• Manutenzione su condizione: si riferisce ad una politica di manutenzione tesa ad effettuare interventi sulla base della condizione specifica in cui si trova il bene. Implica talvolta la lettura di contatori o l’installazione di sensori.

Può essere utile inoltre distinguere tra interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria, secondo i criteri prescritti dalle norme UNI.

Secondo le norme UNI 8364

• La manutenzione ordinaria si effettua in luogo, con strumenti e attrezzi di uso corrente; si limita a riparazioni di lieve entità e prevede l’utilizzo di minuterie o la sostituzione di parti di modesto valore, espressamente previste, come guarnizioni, fusibili, etc.
• La manutenzione straordinaria indica invece interventi manutentivi che richiedono mezzi di particolare importanza (ponteggi, mezzi di sollevamento, etc.) oppure attrezzature particolari. Rientrano in questa categoria anche tutti quegli interventi che finiscono per modificare il volume occupato dal bene.

3. Programma di manutenzione

L’ultimo documento che deve essere inserito all’interno di un piano di manutenzione, è il Programma di manutenzione.

Il programma di manutenzione prescrive una serie di controlli e di verifiche da effettuare con scadenze predefinite temporalmente, con il fine di monitorare lo stato di salute, il funzionamento e le prestazioni di un bene. Si tratta, in altre parole, di pianificare la manutenzione che si renderà necessaria.

Il programma di manutenzione è a sua volta suddiviso in 3 sottoprogrammi distinti, che sono:

• sottoprogramma delle prestazioni
• sottoprogramma dei controlli
• sottoprogramma degli interventi

Piano di manutenzione dell’opera e delle sue parti

Art. 38 comma 7, D.P.R. 207/2010

7. Il programma di manutenzione si realizza, a cadenze prefissate temporalmente o altrimenti prefissate, al fine di una corretta gestione del bene e delle sue parti nel corso degli anni. Esso si articola in tre sottoprogrammi:

• il sottoprogramma delle prestazioni, che prende in considerazione, per classe di requisito, le prestazioni fornite dal bene e dalle sue parti nel corso del suo ciclo di vita;
• il sottoprogramma dei controlli, che definisce il programma delle verifiche comprendenti, ove necessario, anche quelle geodetiche, topografiche e fotogrammetriche, al fine di rilevare il livello prestazionale (qualitativo e quantitativo) nei successivi momenti della vita del bene, individuando la dinamica della caduta delle prestazioni aventi come estremi il valore di collaudo e quello minimo di norma.
• il sottoprogramma degli interventi di manutenzione, che riporta in ordine temporale i differenti interventi di manutenzione, al fine di fornire le informazioni per una corretta conservazione del bene.

Sottoprogramma delle prestazioni:

Il sottoprogramma delle prestazioni prende in considerazione le prestazioni fornite da un bene o dalle sue parti, nel corso del suo ciclo di vita. Il progettista ha dunque l’obbligo di individuare per ogni parte dell’opera e per ogni suo componente i requisiti e le relative prestazioni.

Senza dubbio questo rappresenta l’elemento di maggior innovazione rispetto alle normative precedenti in materia.

Sottoprogramma dei controlli:

Il sottoprogramma dei controlli definisce il programma delle verifiche e dei controlli previsti per il monitoraggio dei livelli prestazionali di un bene o di un impianto nei vari momenti del suo ciclo di vita, sia da un punto di vista qualitativo che quantitativo.

Sottoprogramma degli interventi:

Il sottoprogramma degli interventi di manutenzione riporta i differenti interventi di manutenzione previsti, con l’obiettivo di fornire una scadenza temporale per quegli interventi che potrebbero essere sia di natura ordinaria che straordinaria e che sappiamo già si renderanno necessari durante il ciclo di vita del bene.

Nota bene: Il programma di manutenzione ha lo scopo di attribuire una scadenza temporale agli interventi che sono stati indicati nel manuale di manutenzione come necessari o previsti al fine di mantenere intatte le condizioni di utilizzo del bene nel corso degli anni.

Possiamo dire dunque che il programma di manutenzione deriva direttamente dagli elementi che compongono il manuale di manutenzione.

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Strutturare un sottoprogramma dei controlli: la curva a vasca da bagno

La probabilità che si verifichi un guasto critico ad un’apparecchiatura o ad un impianto, segue spesso una curva che ha la forma di una vasca da bagno. I due picchi a sinistra e a destra nel grafico rappresentano rispettivamente le probabilità di quella che viene definita mortalità infantile di un asset e quelle di un bene a fine vita. Quando si struttura un piano di manutenzione e il suo sottoprogramma dei controlli, è un andamento di cui è bene tenere presente.

L’obiettivo è quello di individuare le dinamiche inerenti alla caduta delle prestazioni aventi come estremi il valore di collaudo e quello minimo richiesto dalle norme o da lui stimato.