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Cos’è un CMMS Software

Un CMMS software è un programma gestionale per la manutenzione aziendale. Rispetto ai suoi esordi negli anni ’60 i software CMMS dispongono oggi di tante funzioni utili a gestire la manutenzione di impianti, asset e interi edifici.

Da strumenti enormi e difficili da usare, con la tecnologia Cloud e SaaS (Software as a Service) i gestionali CMMS diventano uno strumento irrinunciabile per ottenere il controllo della manutenzione in ogni suo aspetto e settore.

cmms software
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Storia dei CMMS Software

CMMS è l’acronimo inglese di Computerized Maintenance Management System. In Italiano, SIM, Sistemi Informativi di Manutenzione.

I primi Sistemi Informativi di Manutenzione CMMS fanno la loro comparsa intorno agli anni ’60 del novecento, come strumenti per la gestione computerizzata dei dati di manutenzione.

Trovarono una prima applicazione nel settore aeronautico, per registrare i dati dei veivoli in modo più efficiente. Erano ancora versioni molto rudimentali, pensate che un CMMS arrivava ad occupare un’intera stanza.

Oggi le cose sono molto cambiate. Grazie alle nuove tecnologie, come il cloud e i nuovi modelli di distribuzione SaaS (Software as a Service), i SIM sono diventati software così accessibili da poter entrare all’interno del tuo telefono cellulare come semplici app. Le funzioni sono state ampliate per rispondere a qualsiasi necessità e con esse sono moltiplicati anche gli ambiti di utilizzo di un software CMMS.

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4 benefici (e 4 spunti di riflessione) di un sistema CMMS

Quella che segue non è una lista esaustiva dei benefici che un CMMS è in grado di apportare alla manutenzione di un’azienda. Vuole invece essere un invito a riflettere su quelli che sono i miei benefici preferiti, perché penso che insieme siano in grado di avere un effetto dirompente all’interno della manutenzione aziendale.

Workflow

Il primo beneficio riguarda il workflow della vostra manutenzione. Un CMMS software è un vero e proprio hub, capace di intercettare e connettere i vari processi di manutenzione, dall’apertura di una nuova richiesta di intervento (quindi di un ticket), fino all’analisi dei dati, la gestione del magazzino o la pianificazione di una strategia di manutenzione preventiva.

Con un software CMMS responsabili, tecnici, fornitori e clienti collaborano tutti insieme e in tempo reale, con diversi livelli di accesso, sulla stessa piattaforma: il gestionale di manutenzione.

Possiamo dire dunque che la manutenzione si trova tutta in un unico posto.

Adesso pensate ai vostri processi. Quanto sono in grado di integrarsi l’uno con l’altro? Quali vantaggi potrebbe apportare in termini di gestione del workflow, di flusso dei dati, o quale impatto potrebbe avere sui tempi di intervento?

workflow di manutenzione con un software cmms

Comunicazione

Quello della collaborazione è un tema fondamentale nell’implementazione di un CMMS. Ottimizzare la comunicazione tra tutti gli attori coinvolti significa:

  • Migliorare la produttività e l’efficienza
  • Diminuire gli errori

Oltre ad eliminare gli errori, un CMMS software è in grado di rimuovere ostacoli, rallentamenti, imprecisioni, perdite di produttività dovute a problemi di comunicazione. Un ottimo modo, spesso sottovalutato, che permette di risparmiare tempo e quindi, denaro.

Pensa ai tuoi processi di manutenzione. Come avviene la comunicazione tra i soggetti coinvolti? Usi email, messaggi WhatsApp o telefonate? Quali sono i limiti di questi mezzi?

sistemi cmms

Semplificazione

Un altro dei benefici che preferisco. Sono diversi gli aspetti e le funzioni di un software CMMS in grado di dare un contributo solido alla semplificazione dei processi di manutenzione.

 

  1. Tracciabilità: La completa tracciabilità di tutte le singole azioni che vengono svolte su un asset, un impianto o all’interno di un edificio, è un aspetto fondamentale. Con un software gestionale tutte le azioni sono registrate in modo automatico all’interno del sistema di manutenzione. Questo non solo permette di tracciare gli eventi manutentivi, ma anche di rendere queste informazioni più accessibili e più facili da ottenere grazie all’immissione automatica all’interno del gestionale di manutenzione.
  2. Automatismi: La creazione di automatismi ci permette, attraverso procedure guidate, di evitare errori di compilazione, per esempio di una richiesta di intervento, ma anche di risparmiare tempo prezioso in fase di pianificazione delle operazioni o nella creazione e nell’assegnazione degli ordini di lavoro. Possiamo automatizzare, per esempio, la creazione di un ordine di lavoro ogni volta che un impianto o un asset raggiunge una certa condizione, in base a trigger come il tempo, il chilometraggio raggiunto o il monitoraggio dei contatori.
  3. Documentazione: La creazione di un profilo digitale dei nostri asset, impianti o degli edifici, ci permette di accedere a tutta la relativa documentazione con un semplice clic: garanzie, contratti, ma anche lo storico degli interventi effettuati, le check-list salvate, i piani di manutenzione e via dicendo.
  4. Piani di manutenzione: Questo è un grande classico dei CMMS software. Stabilire le priorità, le corrette strategie e valutarne l’efficacia è uno degli aspetti fondamentali di un programma gestionale di manutenzione.
sistema CMMS di manutenzione

Dati

Infine, i dati.

Abbiamo un budget a disposizione e dobbiamo rispettarlo, perciò vogliamo essere sicuri di allocare le nostre risorse nel modo più efficiente possibile.

Stiamo facendo troppa manutenzione correttiva? O troppa preventiva?

Quanto ci costa un fermo macchina?

Stiamo spendendo troppo su un determinato asset e forse converebbe sostituirlo?

Qual è il momento migliore per effettuare un’ispezione?

Quale fornitore ci garantisce i risultati migliori?

Queste sono soltanto alcune delle domande a cui un CMMS software permette di rispondere attraverso gli analytics, gli economics e la creazione di report personalizzati.

L’analisi dei dati è la chiave dei Maintenance Management Systems. Usare un SIM, un Software CMMS, per gestire la manutenzione, significa conoscere i propri processi e renderli finalmente misurabili.

analisi dati di un software cmms

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