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Come calcolare il costo e il ROI di un CMMS.

Mettiamo il caso che tu stia ancora gestendo i tuoi processi di manutenzione attraverso metodi tradizionali, come per esempio carta e penna, e-mail, telefonate o messaggi WhatsApp.

Naturalmente ti rendi conto che non è una gestione efficiente, per cui finalmente ti decidi a cercare una soluzione alternativa e più performante. Fai una ricerca su internet, chiedi un po’ giro, raccogli qualche pezzetto di informazioni dove riesci.

Ti rendi conto che la cosa è interessante.

Prima o poi però finirai per porti una domanda come questa: “Quanto mi costa un CMMS?»

Subito dopo, te ne porrai un’altra: “Qual è il ROI di un CMMS?”

Se stai leggendo questo articolo, è probabile che quello che ho appena descritto sia, più o meno, il percorso che ti ha condotto fin qui.

In effetti sono entrambe domande lecite, l’unico problema è che non è molto facile rispondere in modo completamente esaustivo. Insomma, non puoi leggere questo articolo in modo passivo: ci sarà bisogno anche del tuo aiuto.

Perché?

Bè, finalmente una domanda semplice: perché non esiste né un costo preciso né (e tanto meno) un ROI unico che valga per tutti.

Esatto: quando si valuta il costo finale o si calcola il ROI di un CMMS, ci sono una serie di fattori da tenere in considerazione che andranno ad incidere in modo decisivo sul risultato e sul prezzo del CMMS.

Guida pratica alla comprensione dei costi e del ROI del CMMS.

In questo articolo mi propongo di aiutarti a comprendere come sono strutturati i costi di un CMMS in cloud e on-premise, dopodiché (cosa ancora più importante) proverò a fare luce sul valore reale che un software per la manutenzione può apportare alla tua azienda.

Infine, per i più temerari, faremo insieme alcuni esempi in modo tale da fornirti qualche spunto da cui partire per calcolare il ROI del CMMS.

Nota bene però: non tutte le tue domande troveranno una risposta esaustiva. Questo perché alcuni fattori che incidono sul prezzo finale o sul ritorno sull’investimento (ROI – Return Of Investment) sono talmente specifici che mi sarebbe impossibile prevederli tutti senza sapere con precisione il settore in cui operi, quali sono i tuoi processi, gli obiettivi che hai in testa e altre informazioni fondamentali.

Si presuppone inoltre che tu abbia almeno una vaga idea di cos’è e a cosa serve un software CMMS. Se così non fosse, faresti meglio a leggere prima la nostra guida al CMMS cliccando sul link qui sopra, oppure scaricare la presentazione completa.

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Sei fattori che influenzano il costo di un CMMS.

Quali sono le principali voci di costo di un CMMS?

 

  • Costo del software
  • Implementazione e configurazione
  • Training, formazione e support
  • Integrazioni
  • Hardware (quando necessari)
  • Personalizzazioni

Il costo del CMMS: cloud Vs on-premise

La maggior parte dei fornitori di CMMS offrono due soluzioni per l’erogazione del loro software:

  • CMMS in cloud
  • CMMS on-premise

Il software CMMS basato sul cloud viene spesso erogato tramite un modello di abbonamento.

L’abbonamento è spesso legato al numero di utenti (quindi al numero di persone che utilizzeranno il software) e viene solitamente pagato una volta l’anno.

Non sono da considerare come utenti le persone che hanno soltanto la possibilità di segnalare un guasto tramite l’apposito modulo di richiesta di intervento tecnico (che in mainsim chiamiamo Wizard – richieste rapide).

Sono da considerare invece come utenti tutti quei tecnici che andranno ad utilizzare il software CMMS direttamente sul campo, compresi (se vogliamo) i nostri fornitori. Di solito si ha poi almeno un utente supervisor, una sorta di super-utente il quale ha la possibilità di convertire le segnalazioni in ordini di lavoro, creare report personalizzati e così via.

Quando si vuole determinare una stima per le quote di abbonamento, dovresti dunque porti un’unica domanda:

  • Quante persone utilizzeranno il sistema?

 

Oltre a questi costi fissi, in genere non molto alti, vi sarà poi un costo di avviamento da pagare una tantum.

Calcolare questo costo è la parte più difficile, poiché varia a seconda di ciò che vogliamo: personalizzazioni e integrazioni sono tra i più comuni extra che conducono ad alzare il prezzo finale del CMMS, e sono di solito anche le voci più dispendiose. D’altra parte però, sono allo stesso tempo gli elementi che possono portare ad un ROI più alto. Si tratta quindi di trovare il giusto bilanciamento.

Nei prossimi paragrafi andremo ad esaminare più attentamente ciascuna di queste voci.

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Calcolare i costi di un CMMS: implementazione e configurazione.

Il prezzo di implementazione e di configurazione di un CMMS include sia i costi diretti che indiretti di installazione per rendere il software operativo.

Per fare alcuni esempi, potenziali costi di implementazione riguardano il pagamento di servizi come la configurazione del sistema, la migrazione o l’inserimento dei dati, la creazione di manutenzioni pianificate etc.

La maggior parte dei fornitori di CMMS addebitano un costo orario per coprire le ore di lavoro necessarie, oppure mettono a disposizione un pacchetto di implementazione standard che include questi servizi.

Calcolare i costi di un CMMS: training, formazione e support

Il costo di formazione e support dipende dalle dimensioni, dagli obiettivi e dalle capacità del tuo team.

Come per l’implementazione, la maggior parte dei fornitori offre un numero specifico di ore per la formazione direttamente all’acquisto di un abbonamento.

Eventuali ore aggiuntive vengono addebitate a ore.

Sebbene questa voce rappresenti la parte più noiosa nell’acquisto di un CMMS, non sottovalutarla. Il successo dell’implementazione dipende dall’utilizzo che fanno del software le persone coinvolte.

Calcolare i costi di un CMMS: le integrazioni

Riuscire ad integrare il tuo CMMS agli altri sistemi aziendali è uno degli elementi essenziali per portare la manutenzione a livello pro.

Che tu voglia connettere il CMMS al sistema ERP aziendale, ad un MES o a schedulatori di produzione, software per il magazzino, SAP, sensori, contatori e quant’altro, rappresenta spesso un argomento decisivo per raggiungere il ROI migliore.

Queste integrazioni ti consentiranno infatti di collaborare con altri reparti, mettere a fattor comune le informazioni e i dati ricavati da uno o dall’altro sistema e rendere più efficienti i tuoi processi.

Malgrado l’integrazione di un CMMS con altri sistemi sia diventata di gran lunga più economica grazie alle più recenti innovazioni, il tuo fornitore CMMS gioca un ruolo essenziale e questo rappresenta ovviamente un costo aggiuntivo.

Il primo passo per determinare il costo effettivo dell’integrazione, è quello di capire cosa vogliamo connettere al CMMS.

Parla con il tuo fornitore per capire quali sono le possibilità e avere un’idea precisa del costo finale.

Calcolare i costi di un CMMS: personalizzazioni

Personalizzare il proprio CMMS non è solo una mossa astuta, ma molto spesso anche decisiva.

I software CMMS sono impiegati in tantissimi settori che vanno dal facility management fino all’industria. Per quanto molto spesso i fornitori di CMMS mettano a disposizione ambienti leggermente diversi da settore a settore, avrai sempre delle necessità che sono diverse perfino da quelle di un tuo competitor.

Queste personalizzazioni si dividono però in 2 categorie: per un primo gruppo, rappresentato da semplici modifiche all’interfaccia, si tratta soltanto di modificare alcuni campi, per esempio rimuovere quelli che non servono per rendere più pulita l’interfaccia stessa. Queste personalizzazioni di solito vengono fatte senza aggiungere un costo extra, almeno che non diventino decisamente troppe.

Altre personalizzazioni invece necessitano di uno sforzo maggiore per il fornitore del CMMS. Alcune di esse potrebbero coinvolgere persino il reparto di sviluppo e, ovviamente, andranno pagate.

Costi extra: hardware

L’acquisto di dispositivi mobile, rappresenta uno dei pochi costi di un CMMS associati ad un hardware fisico.

Uno dei principali vantaggi di un CMMS è la sua capacità di accedervi tramite telefoni smartphone o tablet. Ciò consente di poter utilizzare il sistema direttamente tramite i propri dispositivi, ma se l’azienda ha intenzione di fornirne uno aziendale, sarà bene calcolarne il costo in anticipo.

video CMMS

Guarda il video di un minuto e mezzo e scopri come funziona mainsim. Oppure, visita il nostro canale youtube.

Calcolare il ROI di un CMMS

È giunto il momento di capire qual è il valore che un CMMS può offrire.

Calcolare il ROI di un CMMS dipende da tanti fattori tra i quali, per esempio, gli obiettivi che ci siamo imposti di ottenere, o il settore in cui operiamo.

Questo per dire che calcolare il ROI di un CMMS non è molto semplice per noi, senza sapere nulla della tua azienda.

Per questo motivo, quello che offriamo di seguito non è esattamente un calcolo del ROI, ma un elenco delle aree in cui il CMMS può portare un valore tangibile all’azienda.

Dal momento però che il nostro vuole essere un aiuto al calcolo del ROI, ci soffermeremo soltanto su quegli aspetti che sono misurabili.

Tempi di inattività:

I tempi di inattività possono rappresentare ogni anno una voce di costo importante per le aziende. Un software CMMS può aiutarti a ridurre questo costo in molti modi: per un’azienda produttiva, per esempio, un CMMS può aiutare a ridurre il numero di fermi macchina inaspettati oppure aiutarti a pianificare in modo più razionale la manutenzione programmata.

Un CMMS può inoltre aiutarti a:

  • Capire il costo orario di un fermo macchina
  • Monitorare il numero di ore di inattività prima e dopo l’implementazione
  • Analizzare le tipologie di guasto e valutarne gli effetti in termini di ore lavorate per macchinario e altre metriche di manutenzione.
Infografica Calcolo ROI di un CMMS

Eliminare le inefficienze:

L’eliminazione delle inefficienze può farti risparmiare tempo e denaro. Il problema principale è riuscire a scovarle.

Un software CMMS può darti una grossa mano in questo.

Una volta stabilito il tempo medio necessario per completare una specifica attività, oltre alle ore di lavoro necessarie e i costi ore\uomo, potrai iniziare a trovare risposte a domande come:

 

  • Un minor numero di guasti inaspettati, comporta un minor numero di personale aggiuntivo/fornitori?
  • Il nostro programma di manutenzione preventiva è sufficiente a ridurre il numero di guasti?
  • Stiamo risparmiando tempo grazie all’inserimento automatico dei dati, al tracciamento delle operazioni e alla compilazione del rapportino digitale di fine intervento?
  • Il lavoro viene assegnato e svolto più rapidamente grazie all’utilizzo dell’app mobile?
  • Il miglioramento nella comunicazione e nella diffusione delle informazioni porta ad accorciare i tempi di intervento?
  • Aspetti come il tempo produttivo, la qualità del lavoro e il valore totale delle ore di lavoro stanno aumentando?

Analisi ed efficientamento:

Uno degli aspetti centrali di un CMMS è la capacità di analizzare i dati immagazzinati e fornire una reportistica avanzata per renderli più facilmente leggibili e dunque azionabili.

Alcuni report e KPI possono darci anche un’indicazione del ritorno sull’investimento del nostro CMMS. Questi report possono aiutarci a rispondere a domande che, senza dati alla mano, resterebbero senza alcuna risposta.

 

  • Stiamo eseguendo troppa (o troppo poca) manutenzione programmata? Se infatti è dimostrato che una pianificazione della manutenzione ottimale può arrivare a costare dalle 3 alle 4 volte meno di una manutenzione reattiva, è anche vero che un eccesso di manutenzione programmata comporta una importante perdita di efficienza che si ripercuote sui costi e i tempi di gestione.
  • Quanto costa, in media (e nello specifico) un fermo macchina? La media del numero di fermi macchina totali (o per singolo impianto) si è abbassata o si sta abbassando?
  • Su quali asset il nostro staff o i nostri fornitori stanno impiegando più tempo?
  • Quali sono gli asset più costosi in termini di fermi macchina o interventi manutentivi?
  • Qual è la percentuale di ordini di lavoro arretrati (backlog di manutenzione)? Sta diminuendo?
  • Sta diminuendo il tempo medio di intervento (wrench time)?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a trovare il ROI del CMMS in relazione ai costi di lavoro e ai tempi di lavoro.

Inventario e magazzino ricambi:

Una gestione ottimale dei pezzi di ricambio e del materiale presente in magazzino, può portare ad una riduzione importante dei costi.

Puoi misurare questo risparmio calcolando l’importo che hai speso per l’inventario prima e dopo l’implementazione di un CMMS.

Ecco alcuni esempi di come un software CMMS può aiutarti a gestire meglio l’inventario presente nel magazzino ricambi.

 

  • Puoi risparmiare sull’acquisto dell’attrezzatura di ricambio attraverso una pianificazione della manutenzione oppure adottando una strategia di manutenzione su condizione che ti permetta di prevedere un guasto riducendone i costi.
  • Puoi tracciare l’utilizzo dei materiali di ricambio e dell’attrezzatura in magazzino in pochi clic, impostare soglie minime in modo da non eccedere con le scorte o evitare di restare senza quando necessario. In questo modo eviti di prolungare i tempi di risoluzione di un guasto, ma anche di ottimizzare i costi evitando il capitale immobilizzato inutilmente.
  • Individuare i materiali necessari ad un ordine di lavoro permette di ridurre i tempi e i costi di manodopera.

Durata ed efficienza degli asset:

Parte del ROI di un software CMMS deriva anche dal garantire che le risorse ricevano una manutenzione adeguata in modo tale da farle durare più a lungo e mantenere gli standard di produttività iniziali.

Questo permetterà alla tua azienda di risparmiare sul lungo periodo un bel gruzzoletto.

Tutto ciò ha ovviamente un impatto importante sul ROI di un CMMS. In particolare perché permette di:

 

  • Aumentare la disponibilità e l’efficienza dei tuoi impianti
  • Allungare il naturale ciclo di vita delle risorse
Schema del calcolo del ROI

Sostenibilità e sicurezza:

Un CMMS può fornire inoltre un ROI elevato in termini di efficientamento e sostenibilità. Ecco alcuni esempi:

 

  • Una migliore manutenzione aiuta a mantenere le macchine in condizioni pari al nuovo, riducendo di conseguenza i costi delle utenze.
  • Il software CMMS semplifica la gestione degli audit e delle ispezioni, oltre a contribuire al rispetto delle procedure di sicurezza con check-list, gestione della documentazione necessaria, monitoraggio delle scadenze, richieste di conformità alle normative, near misses e procedure LOTO.
  • Attraverso processi che automatizzano la pianificazione della manutenzione, il CMMS contribuisce non solo a rispettare gli standard normativi richiesti, ma anche a creare un ambiente di lavoro più sicuro e monitorato.

Integrazione con i sistemi aziendali:

Oltre all’integrazione con i sistemi ERP (un vero e proprio must-have), un CMMS può essere integrato anche con sistemi molto più complessi, quali BMS, BEMS e BIM, mettendo a fattor comune i dati raccolti. Questa possibilità, molto spesso, è in grado di generare un ROI ancora più alto poiché anche in manutenzione l’unione fa la forza.

Integrazione con i sistemi aziendali:

Oltre all’integrazione con i sistemi ERP (un vero e proprio must-have), un CMMS può essere integrato anche con sistemi molto più complessi, quali BMS, BEMS e BIM, mettendo a fattor comune i dati raccolti. Questa possibilità, molto spesso, è in grado di generare un ROI ancora più alto poiché anche in manutenzione l’unione fa la forza.

formula per il calcolo del ROI di un CMMS

Costi e ROI di un CMMS: trovare il giusto equilibrio per le esigenze della tua azienda:

Il mercato dei software CMMS si è evoluto negli ultimi anni, sia in termini di funzionalità disponibili che per quanto riguarda il suo costo.

Oggi, sono disponibili software CMMS ad un costo molto inferiore rispetto al passato e perfino alcuni esperimenti di open source.

Ognuno di questi presenta caratteristiche diverse, diverse capacità e, ovviamente, ROI differenti.

Comprendere il costo di un CMMS e il valore che apporta alla tua azienda, richiede un’analisi attenta e una definizione degli obiettivi che vogliamo imporci attraverso l’implementazione di un software per la manutenzione.

È importante considerare attentamente ciascuno di elementi, parlare con i diversi fornitori e ottenere un quadro completo, poiché la struttura dei costi di un CMMS, spesso e volentieri, è anche indice dell’effort necessario e di servizi che stanno dietro al prodotto ma che possono rivelarsi un asso nella manica e una marcia in più per raggiungere il successo.