CMMS Maintenance software

COME CALCOLARE IL ROI DI UN CMMS

UNA GUIDA PRATICA

Un software CMMS (Computerized Maintenance Management System) è la chiave per ridurre i costi di manutenzione e al contempo allungare il ciclo di vita degli asset aziendali.

Un CMMS ti permette di passare da una manutenzione reattiva ad una manutenzione preventiva, consentendo ai responsabili della manutenzione una completa visibilità dei propri asset.

Ma investire in un CMMS, pur essendo una scelta strategica intelligente, deve anche essere un acquisto ragionato e attentamente pianificato. L’acquisizione di una licenza prevede infatti un costo iniziale e un costo di rinnovo, costi fissi e costi variabili (in base, per esempio, a eventuali personalizzazioni o ore di training). Perciò calcolare il ritorno sull’investimento (ROI) rappresenta uno step iniziale da valutare consapevolmente.

LA TUA AZIENDA, IL TUO CMMS, IL TUO ROI

Partiamo dal presupposto che non esistono due aziende uguali l’una all’altra. Questo per dire che non esiste neanche una formula valida per chiunque. Specialmente per i diversi settori. Gli obiettivi di una manutenzione industriale possono essere diversi da quelli della manutenzione all’interno di una facility. Certo è però che, tenendo presente il punto finale a cui vogliamo arrivare, possiamo rendere il compito di calcolare il ROI di un CMMS un pochino più semplice stabilendo un percorso da intraprendere (e aggiungendoci anche qualche consiglio wink).

 

STEP 1 . STABILISCI I TUOI KPI

Il primo step è quello di stabilire quali sono i tuoi indicatori chiave di prestazione (KPI, Key Performance Indicators) da monitorare.

Questo step è molto importante, non solo ai fini del calcolo del ROI, ma anche per comprendere meglio quali sono le tue esigenze e in che modo un software CMMS può aiutarti a raggiungere questi obiettivi.

Diciamo subito che in questo caso il discorso è molto articolato. Per una guida più specifica, ti rimando a questo articolo in cui parliamo dei benefici di un CMMS, oppure alla pagina dedicata ai KPI di manutenzione.

In ogni caso, di seguito aggiungo una brevissima panoramica di alcune delle principali possibilità:

  • Tracciare gli ordini di lavoro
  • Consentire a chi vuoi di aprire nuove richieste di intervento in modo semplice e veloce
  • Pianificare le operazioni di manutenzione (manutenzione programmata e manutenzione preventiva)
  • Registrare lo storico di ogni asset
  • Gestire tecnici e fornitori
  • Gestire l’inventario e il magazzino ricambi
  • Rendicontare i costi
  • Analizzare i dati e creare report di manutenzione
  • Aumentare la produttività del tuo team e dell’azienda

In ogni caso, se sei interessato ad approfondire una o tutte queste funzionalità, puoi consultare questa pagina, dedicata proprio alle funzioni del nostro CMMS.

 

Di fatto, senza voler iper-semplificare ad ogni costo, potremmo riassumere in uno schema come quello qui sotto il percorso utile per raggiungere un ROI effettivo.

STEP 2. CALCOLO DEL ROI: COMINCIAMO

Chiariti quali sono i nostri obiettivi di manutenzione e quali funzioni di un CMMS possono aiutarci a raggiungerli, possiamo passare al secondo step per il calcolo del nostro ROI.

Per cui, prima di passare alla parte pratica, abbiamo ancora qualche domanda da porci. Purtroppo vale sempre lo stesso principio che valeva sopra: nessuna azienda è uguale a un’altra. Questo significa che le domande che seguono possono non valere nel tuo caso, ma sono sicuro che potranno essere lo stesso uno spunto importante. Cominciamo!

  1. Quali dati/report ci interessa analizzare al fine di rendere più semplice il nostro lavoro? Ovviamente, come sopra, la risposta a questa domanda dipenderà anche dal settore in cui operiamo. Un facility manager, per esempio, potrebbe dare importanza alla rendicontazione dei costi dei fornitori, mentre nel settore industriale i report più importanti potrebbero essere relativi ai tempi e i costi dovuti ai fermi macchina.
  2. Quali sono le richieste e le informazioni che i nostri supervisori ci chiedono più spesso?
  3. Dove spendiamo la maggior parte del nostro budget?
  4. Quel è il rapporto tra manutenzione correttiva e manutenzione preventiva o manutenzione programmata che vogliamo raggiungere?

STEP 3. DESCRIVI IL TUO PROCESSO

Finalmente entriamo nel vivo del nostro calcolo del ROI di un CMMS.

Questa fase è interessante perché, se svolta nel modo giusto, ci permetterà di conoscere meglio quali sono i nostri processi di manutenzione. Non sempre è una cosa così scontata come sembra.

Attenzione! Questo step è molto importante. Più sarai preciso, più preciso sarà anche il tuo calcolo del ROI. Coinvolgi anche i tuoi colleghi e per aiutarti, scarica il nostro template gratuito e adattalo alle tue caratteristiche. Una volta completate tutte le caselle, avrai una visione più chiara di quale sarà il ritorno sull’investimento in un CMMS.

Come abbiamo detto e ribadito più volte in questo articolo (e non ci stancheremo mai di ripeterlo) i benefici di un CMMS sono tanti e molto dipendono dal settore in cui opera la tua azienda. Basti pensare a come può usare un software di manutenzione il responsabile di una grande industria produttiva e come invece lo userà un hotel manager per gestire lo staff di pulizie. Ma anche questo è il bello di un CMMS fatto bene: la sua versatilità che gli permette di diventare uno strumento indispensabile per tutti (o quasi).

Bene. Detto questo, torniamo a noi. Il mio consiglio è quello di scaricare il template che abbiamo preparato, ma in alternativa potete crearne uno vostro con un semplice foglio excel.

Considerate il vostro processo di manutenzione dal rilevamento di un guasto in poi. Quali sono i tempi della vostra manutenzione? Quali sono i tempi dovuti alle inefficienze? Perché quando si parla di manutenzione, vale l’antico agio che recita più o meno così fin dalla notte dei tempi: “il tempo è denaro”.

Partiamo dalle manutenzioni correttive e programmate: consideriamo dunque ogni fase del processo manutentivo, dalla segnalazione di un guasto/richiesta di intervento fino alla registrazione dell’ordine di lavoro a fine intervento. Nella prima casella descrivete il processo di ogni singola fase, nella seconda stimate il tempo medio, nella terza il numero di interventi settimanali, e nella quarta (che dovrebbe restare fissa per tutte le fasi) il costo orario dell’operatore. Infine, nella quinta casella, riportate il costo annuo da cui ricaverete il sub totale.

Ottimo, fatto questo siamo già a metà. Adesso però viene la parte più difficile. Ma niente paura, con un po’ di sforzo ne usciremo vincitori anche stavolta!

Sto parlando del calcolo dei costi derivati. Ricordate sempre che più precisi riuscirete ad essere, più preciso sarà anche il calcolo del ROI del vostro CMMS.

Nel template che abbiamo preparato per voi abbiamo aggiunto i seguenti campi:

  • impatto dei fermi macchina dovuti a errata programmazione
  • ore di straordinario dovute a errata programmazione
  • costo immobilizzazioni ricambi dovuti a cattiva programmazione
  • costi di intervento straordinari dovuti a errata programmazione
  • costi per rilavorazioni
  • tempi necessari alla produzione di reportistica, documentazione operativa e normativa
  • costi dovuti a sanzioni e inadempienze

Anche qui sarà necessario riempire le caselle come sopra e infine troverete i costi annui.

Non è un’operazione semplice? Certo che no, non avete ancora un CMMS! cool

 

Nel template che abbiamo elaborato per voi, troverete anche un secondo foglio per aiutarvi a creare una proiezione di quella che sarà la vostra nuova vita con un CMMS.

Abbiamo suddiviso questa proiezione in tre anni, che è un periodo molto più lungo di quello medio per ripagare l’investimento iniziale in un CMMS.

Queste sono le voci che abbiamo inserito:

  • costi eliminati
  • Costo di installazione e di configurazione di un CMMS
  • Costo di sottoscrizione
  • Costo delle licenze
  • Costo di un eventuale supporto
  • Risparmio annuo

Wow, compilare quest’ultimo foglio non è semplicissimo. Certo, perché per farlo vi serve un esperto di manutenzione di Mainsim (o del CMMS a cui siete interessatilaughing) che possa aiutarvi illustrandovi precisamente quali sono effettivamente questi costi e quali aspettative potete avere.

CALCOLO DEL ROI DI UN CMMS: UNA FORMULA

Bene, se siete arrivati fin qua, vuol dire che siete davvero interessati all’acquisto di un CMMS. Il mio consiglio a questo punto è quello di mettere tutto insieme quello che ci siamo detti e poi fissare una demo con uno dei nostri esperti di manutenzione, in modo che possa aiutarvi a chiarire i vari punti, le tante funzioni di Mainsim e (soprattutto) quali sono i costi dell’investimento nel nostro software di manutenzione CMMS.