Demo

7 FUNZIONI DI UN CMMS SOFTWARE CHE RISOLVONO IL 90% DEI PROBLEMI DI MANUTENZIONE

funzioni cmms pdf

Proviamo a pensare un attimo a quali sono le difficoltà e le sfide che un team di manutenzione si trova a dover affrontare ogni giorno: fermi macchina, guasti inaspettati, ispezioni programmate, mancanza di attrezzature di ricambio, etc.

Fortunatamente, un sistema informativo di manutenzione (SIM), conosciuto comunemente come CMMS software (acronimo inglese di Computerized Maintenance Management System) riesce a risolvere per te la maggior parte di questi problemi, o quantomeno ti aiuta a tenerli sotto controllo. Ma la notizia migliore è che non dovrai imparare ad usare decine di tools diversi per riuscirci, ma soltanto uno: il tuo CMMS software.

Le funzioni (e le soluzioni ai tuoi problemi) che un CMMS software ti offre, sono moltissime e spaziano dalla gestione delle richieste di intervento, alla rendicontazione dei costi, la gestione del magazzino fino all’archiviazione di tutti i documenti relativi ai tuoi asset. Questo per offrirti solo qualche esempio di quello che un CMMS software di manutenzione può fare per aiutarti nel tuo lavoro.

Ma, come da titolo, in questo post ci concentreremo sulle 7 funzioni principali, le più utilizzate, di un CMMS software, analizzando di cosa si tratta, quali problemi risolvono e in che modo lo fanno. Sono le 7 funzioni di un CMMS software che possono risolvere il 90% dei problemi di manutenzione aziendale.

Quali sono queste funzioni e quali problemi risolvono?

Prima di entrare nel dettaglio di ogni funzione e delle varie problematiche che ciascuna di esse risolve, può essere utile fare una veloce panoramica su queste funzioni nel loro insieme. Cliccando su ciascuna tabella, andrai dritto al punto che ti interessa di più.

ORDINI DI LAVORO

  • Fermi macchina
  • Inefficienze
  • Mancanza di informazioni (informazioni incomplete)

CALENDARIO DI MANUTENZIONE

  • Pianificazione delle operazioni
  • Elaborazione di un piano di manutenzione coerente
  • Agilità nella riprogrammazione

GESTIONE ASSET

  • Richiesta di Audit e report
  • Costruzione del budget
  • Trovare le inefficienze
  • Reperire la documentazione

DASHBOARD

  • Gestione flusso di lavoro
  • Difficoltà di comunicazione
  • Gestione dello stato degli asset

INVENTARIO

  • Mancanza di integrazione
  • Razionalizzazione dei costi
  • Inventario sempre aggiornato

APP MOBILE

  • Richieste incomplete e informazioni non accurate
  • Tempi di intervento troppo lenti
  • Condizioni di lavoro difficili

REPORT

  • Troppo tempo speso ad analizzare i dati
  • Difficoltà ad identificare problemi
  • Difficoltà ad individuare il ROI di manutenzione

E adesso vediamoli nel dettaglio. Oppure visita direttamente la pagina FUNZIONI per scoprire tutte le funzioni di un CMMS software di manutenzione.

1. ORDINI DI LAVORO

Cos’è?

Una delle funzioni cardine di ciascun software gestione manutenzione. Si tratta di un portale attraverso il quale vengono incanalate, processate ed eseguite tutte le richieste di intervento create. Questa funzione è dunque strettamente correlata ad un’altra, e cioè il modulo di richiesta di intervento (che noi chiamiamo Wizard). Essenzialmente si tratta di due funzioni diverse: una per aprire una nuova richiesta e segnalare un guasto o un intervento da effettuare, mentre l’altra serve a gestire queste richieste, assegnarle al personale addetto, stabilire un livello di priorità, allegare documenti digitali come per esempio check-list o manuali di manutenzione, una fotografia dello stato dell’asset, documenti e seguire il processo fino alla chiusura dell’ordine di lavoro. 

software gestione assistenza tecnica

Essendo una funzionalità integrata all’interno del software gestione manutenzione CMMS, le informazioni reperite da ogni singolo ordine di lavoro vengono messe automaticamente a sistema, importate in una dashboard principale che ti aiuta ad avere un’istantanea sempre aggiornata dello stato della tua manutenzione ed aggiunte allo storico del relativo asset, dell’operatore che se ne occupa etc, per creare report automatici e aiutarti a rendicontare i costi.

Strumenti

Per riuscire a spiegare meglio in cosa consiste questa funzione tanto basilare quanto importante di un CMMS software, può tornare utile provare a scomporla nelle diverse funzionalità che offre:

 

  • Richieste di intervento: Spesso gli ordini di lavoro nascono al di fuori del tuo team di manutenzione. Mi riferisco a tutte quelle segnalazioni di un guasto (ma anche richieste di pulizia di una stanza, per esempio) che partono da personale non addetto alla manutenzione o direttamente da un cliente. Utilizzando una procedura guidata, compilare una richiesta di intervento diventa semplice e veloce, senza che ci sia bisogno di una formazione specifica. Si indica il tipo di intervento richiesto, l’asset (o l’edificio, la stanza, etc.) interessato, l’ubicazione e si possono aggiungere note o una foto esplicativa del problema. Grazie all’app per dispositivi mobili, inoltre, aprire una richiesta in mobilità diventa ancora più semplice e veloce, grazie anche al QR-Code applicato ai singoli asset e al geo-tagging per rintracciarlo in modo immediato ed eliminare ogni problema relativo all’identificazione dell’asset in questione.
  • Gerarchia degli asset: Anche questo è un aspetto fondamentale dei tuoi ordini di lavoro. Per riuscire a rintracciare e gestire al meglio i tuoi asset e i vari ordini di lavoro, sia nella prospettiva di un responsabile che in quella di un tecnico o di un fornitore esterno, la gerarchia degli asset è fondamentale per rendere più velocemente rintracciabili i diversi interventi. Per capirlo meglio, può essere utile fare un esempio molto semplice: mettiamo il caso che sia stata richiesta la sostituzione di una lampadina in una ufficio. Attraverso la gerarchia degli asset, possiamo rintracciare la lampadina in questione a partire dall’edificio in cui si trova, passando dunque al piano, la stanza, fino al lampadario su cui è montata (ok, l’esempio era davvero molto semplice…)
  • Istruzioni e documenti: Gestendo gli ordini di lavoro all’interno del tuo impianto o della tua facility, saprai bene quanto sia importante riuscire a mettere i tuoi operatori, o addirittura i fornitori esterni, in grado di intervenire nel minor tempo e nel miglior modo possibile. Ecco perché con il modulo di Gestione Ordini di Lavoro puoi aggiungere check-list, manuali, note, fotografie e tutto ciò che serve, compreso il geo-tagging degli asset, a dare sostegno ai tuoi collaboratori nella conduzione del lavoro, per risparmiare tempo e fatica.
  • Parti di ricambio e attrezzatura di sicurezza: Ad ogni ordine di lavoro puoi aggiungere una lista di ciò che servirà al tecnico per portare a termine l’intervento, dall’attrezzatura relativa alla sicurezza, fino al materiale e alle parti di ricambio presenti in magazzino. Utilizzando questa funzione nel modo corretto, il magazziniere può essere allertato e preparare il materiale richiesto prima ancora che l’operatore arrivi sul posto, risparmiando ancora una volta tempo e denaro.
  • Informazioni relative all’ordine di lavoro: Come detto poco sopra, un aspetto da non sottovalutare nella gestione degli ordini di lavoro è quello di attribuire una priorità a ciascun intervento, stabilire una deadline e assegnarlo al tecnico giusto. Queste operazioni, inoltre, possono essere automatizzate in base a trigger selezionati dal responsabile: per esempio, possiamo scegliere che tutti gli ordini di lavoro relativi alle lampadine di un determinato edificio (per tornare al nostro esempio di poco fa) siano assegnate all’elettricista o ad un determinato fornitore che si occupa di quell’edificio. Un notevole risparmio in termini di tempo, ma anche di precisione ed efficienza.
  • Tracciamento: Dalla tua dashboard di manutenzione puoi monitorare ogni ordine di lavoro preso singolarmente, oppure nella loro totalità: filtra gli ordini per stato (in attesa, aperti, assegnati, in esecuzione, chiusi), per priorità (bassa, normale, alta), ma anche per tipo di intervento (per esempio per vedere tutte le operazioni di manutenzione correttiva) o per asset, per tecnico assegnato, etc. In questo modo è molto più semplice tracciare con precisione tutto ciò che sta accadendo all’interno della tua facility, monitorare i costi e le performance del tuo team.

Quali problemi risolve?

 

La gestione digitale degli ordini di lavoro attraverso un CMMS software, ti aiuta a superare tre ostacoli che rappresentano una grossa fetta delle principali sfide del tuo lavoro:

 

  • TEMPI DI RISPOSTA LENTI: La gestione digitale degli ordini di lavoro ti permette di rendere più semplice e soprattutto più veloce e preciso l’intervento del tuo team. Creare un nuovo ordine di lavoro, assegnarlo aggiungendo tutta la documentazione necessaria al suo svolgimento e completarlo in tempi rapidi (o il più rapidi possibile) significa di fatto abbattere i tempi di fermo macchina o di indisponibilità di un bene e quindi ridurre le perdite di produttività.
  • INEFFICIENZE: Tramite una CMMS software e il modulo Ordini di Lavoro, lo staff addetto alla manutenzione può creare richieste e accedere agli ordini di lavoro che li sono stati assegnati in modo istantaneo, sfruttando la comodità di avere a disposizione in modo automatico tutto il materiale e i documenti che servono allo svolgimento e all’evasione dell’ordine, senza perdite di tempo. Perfino il rapportino di fine lavoro può essere compilato, firmato e inviato in formato digitale direttamente sul posto, tramite il proprio telefono cellulare o tablet (ne parleremo più avanti).
  • PERDITA DI INFORMAZIONI: La differenza tra una gestione digitale dei tuoi ordini di lavoro e una gestione tradizionale tramite carta e penna o fogli excel, riguarda anche altri fattori, come l’efficienza, la precisione, la capacità di mettere a sistema i propri dati, per garantire una conduzione consapevole e informata dei propri asset e della loro manutenzione. Con il modulo Ordini di Lavoro, tieni traccia di tutti i ticket generati, senza perdere mai alcuna informazione durante il processo.
newsletter

Iscriviti alla newsletter!

Unisciti agli esperti di manutenzione. Ricevi nuove risorse una volta al mese direttamente nella tua casella e-mail. E puoi annullare l’iscrizione quando vuoi.

2. Calendario di manutenzione

Cos’è?

 

Riuscire a programmare le proprie operazioni di manutenzione, non significa soltanto pianificare le tue attività manutentive su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale, ma significa anche riuscire a stabilire un piano efficiente per garantire il massimo funzionamento dei propri asset e rispettare le scadenze normative.

calendario per la manutenzione programmata impianti

Talvolta, per fare una corretta manutenzione di un impianto o di un macchinario, è necessario fermare la produzione. Per questo è importante riuscire a elaborare un piano ben studiato che ci permetta di ridurre al minimo i fermi macchina programmati. In altri casi, invece, relativi per esempio al facility management, è importante riuscire a rispettare le scadenze normative, ma non solo. Se un nostro asset è coperto da una garanzia in scadenza, potremmo trarre vantaggio da un’ispezione effettuata rientrando nei tempi in cui il bene è ancora coperto da garanzia. O ancora, nel caso in cui si gestisca una flotta o un parco auto, potremmo voler pianificare ispezioni preventive in base a trigger selezionati, quali per esempio il raggiungimento di un certo chilometraggio, così da abbassare gli interventi di manutenzione correttiva. Ecco perché è fondamentale riuscire a tenere sempre aggiornato e in costante monitoraggio un piano di manutenzione attento e accurato. Per farlo, non basta il calendario del nostro cellulare. Serve qualcosa di più, uno strumento pensato e costruito per rispondere alle necessità di un manutentore professionista.

Strumenti

 

Il calendario per la manutenzione programmata è un tool fondamentale per ogni CMMS software di manutenzione, grazie alle seguenti funzioni integrate nel gestionale:

  • Calendario condiviso: Condividendo il calendario puoi consultare l’agenda di ogni tuo collaboratore, per individuare il carico di lavoro assegnato ad ognuno e riuscire a distribuirlo nel modo migliore.
  • Triggers: Stabilisci quali trigger monitorare per generare operazioni di manutenzione preventiva e programmata. I trigger possono essere di svariati tipi, in base alle tue necessità e all’asset selezionato: in ordine di tempo (su base giornaliera, settimanale, mensile oppure annuale), di utilizzo, delle condizioni dell’asset o anche in base a specifici eventi. Una volta azionato un trigger, una notifica ti avvertirà della situazione, permettendoti di programmare l’ordine di lavoro per tempo.
  • Aggiungi tutti gli elementi di un normale ordine di lavoro: Tutte le informazioni che sono disponibili per un normale ordine di lavoro, lo sono anche per le programmate. Questo significa che puoi aggiungere documenti, check-list, annotazioni e tutto ciò che ti serve. In più, puoi automatizzarne la frequenza, stabilendo la ciclicità di una determinata attività: se per esempio vuoi creare un’ispezione dei presidi antincendio all’interno della tua facility da ripetere con cadenza semestrale, basta impostare il trigger temporale per schedulare automaticamente lo stesso ordine di lavoro ogni sei mesi e aggiungerlo al tuo calendario corredato già con tutte le informazioni selezionate in precedenza.
  • Funzione Drag&Drop: Anche se a prima vista può non sembrare una funzione così importante, poter spostare gli ordini di lavoro trascinandoli avanti e indietro sul tuo calendario è una funzione che può farti risparmiare tempo e rendere molto più agile la tua programmazione. Spesso, infatti, le operazioni già programmate devono essere riviste in base a nuovi eventi, come un fermo macchina improvviso o qualche altro imprevisto. Questo significa dover riprogettare la tua agenda di manutenzione in modo più semplice. Con il calendario drag&drop, basta trascinare l’ordine di lavoro dove vuoi per adattare il resto del programma in base a questo cambiamento.

Quali problemi risolve?

 

Il calendario di manutenzione di un CMMS software mette al riparo la tua azienda da tre problemi non indifferenti:

 

  • Pianificazione delle operazioni: Il primo problema per cui molto spesso non si riesce a fare una manutenzione programmata seria ed efficace, sta proprio nella sua programmazione. Quando si hanno molti asset da gestire, è normale trovare delle difficoltà nel programmare le nostre operazioni in modo coerente. Un calendario di manutenzione è lo strumento che stavi cercando.
  • Elaborazione di un piano di manutenzione coerente: Tra il non riuscire ad adottare una strategia di manutenzione preventiva e programmata e il farlo nel modo giusto, c’è di mezzo un problema: il non farlo in modo coerente. Spesso, infatti, una volta deciso di adottare strategie preventive per determinati asset, si rischia di farlo anche troppo spesso, senza tenere presente la reale necessità di ripetere un’operazione quando ancora non è necessaria, con tutti i relativi problemi di budget e di inefficienza (questa volta nostra e del nostro team, anziché dei nostri asset). Con un calendario di manutezione, invece, possiamo pianificare in modo coerente le nostre attività, selezionando i trigger che ci interessano e tenendo d’occhio la frequenza con cui si compiono determinate operazioni.
  • Agilità nella riprogrammazione: Gestire la programmazione e la riprogrammazione degli interventi di manutenzione è più semplice grazie al calendario drag&drop. Una volta creato un ordine di lavoro ti basta trascinarlo avanti o indietro sul calendario per riprogrammarlo, facendo spazio ad altre operazioni che non erano previste. In questo modo, hai la possibilità di gestire la tua agenda in modo più semplice e agile, senza dover perdere tempo a creare e ricreare i tuoi ordini di lavoro.

3. GESTIONE ASSET

Cos’è?

La gestione degli asset è senz’altro uno degli aspetti più importanti del tuo lavoro. E anche uno dei più complessi. Molto spesso gli asset sono tanti, talvolta dislocati in edifici diversi (tra l’altro vorrei chiarire subito che considero gli edifici stessi un asset aziendale), anche molto distanti tra loro, e come se non bastasse presentano necessità completamente differenti. Inoltre, capita che interi edifici siano assegnati a fornitori esterni o squadre di manutenzione diverse tra loro. Ecco perché è importante poter gestire tutto questo con un software CMMS e EAM (leggi qui per chiarirti la differenza tra i due sistemi di manutenzione una volta per tutte).

asset management cmms

Con un CMMS software puoi di fatto creare il profilo digitale di ciascun asset, collegandolo agli altri tramite un legame gerarchico (padre-figlio) intuitivo e congeniale al tuo lavoro. Questo ti permette di gestire i singoli beni aziendali in modo più ordinato e preciso, immagazzinando le informazioni che li riguardano in un unico posto dedicato a ciascuno di loro: documenti, dati, interventi effettuati e uno storico completo e sempre aggiornato.

Strumenti

 

  • Gerarchia e location: Organizzare i tuoi asset e gestirli in modo granulare è semplice grazie alla struttura gerarchica, così come sapere sempre dove si trova ciascuno di loro. Con il geo-tagging e il QR-Code, hai sempre a portata di mano la location esatta e tutta la documentazione relativa.
  • Storico degli interventi effettuati: Sapere quali problemi ha presentato un asset e come questi sono stati risolti in passato, chi ha svolto un determinato intervento, quando è stata effettuata l’ultima ispezione può aiutarti a prendere le decisioni giuste. Un CMMS software registra tutte queste informazioni e le mette a tua disposizione in qualsiasi momento. Basta selezionare l’asset e hai davanti agli occhi tutto quanto ciò che ti serve.
  • Documenti: È importante conservare sempre la documentazione relativa a ciascun asset, ma talvolta diventa difficile riuscire a reperirla in tempi brevi. Ecco perché, nella cartella dell’asset selezionato, trovi una copia digitale di tutti i documenti che lo riguardano: contratti, garanzie, manuali, checklist etc.
  • Report di manutenzione: Molto spesso ti vengono richiesti report su specifici asset o di rendere conto delle performance economiche dei tuoi interventi. Un CMMS di livello, ti permette di creare report personalizzati per la rendicontazione dei costi, di tracciare i tempi di intervento e quelli di utilizzo, compresa una sezione dedicata agli economics.

 

Quali problemi risolve?

 

Il modulo di gestione asset da la possibilità a te e al tuo team di ottenere tutte le informazioni che servono, quando servono.

 

  • Preparazione Audit: Preparare un audit interno è un’operazione che richiede tempo per mettere insieme tutte le informazioni che servono su un determinato asset e sullo storico degli interventi effettuati. Grazie al modulo di gestione asset hai tutti i dati a portata di mano, compresi report personalizzabili, per preparare ciò che ti serve in poco tempo e farlo bene.
  • Individuazione del budget: La cartella relativa all’asset presente sul tuo CMMS, contiene tutti i dettagli necessari per fare previsioni di spesa future in modo accurato, e non solo. Ti permette anche di prendere decisioni informate circa la strategia da adottare per ogni singolo asset, come per esempio stabilire quando vale la pena continuare a ripararlo o quando invece sarebbe meglio sostituirlo.
  • Trovare le inefficienze: Grazie al modulo di gestione asset puoi collezionare e consultare facilmente le metriche e le performance di ciascun asset aziendale, permettendoti di preparare al meglio le tue operazioni e strategie di manutenzione.
  • Reperire la documentazione: Contratti, garanzie, manuali, check-list, sono solo alcuni dei documenti che potrebbero servirti. Eppure, riuscire a reperirli quando servono non è sempre così semplice. Conservarne una copia digitale ti permette invece di trovarli tutti insieme semplicemente selezionando l’asset. Un bel vantaggio per chi, oltre che della manutenzione, si occupa anche della gestione amministrativa dei beni aziendali.

4. DASHBOARD

Cos’è?

 

La dashboard principale di un software CMMS ti da la possibilità di tenere sotto controllo tutta la tua manutenzione garantendoti sempre una visione a 360 gradi delle tue operazioni. Con le dashboard personalizzate, invece, sei tu a definire le informazioni che vuoi monitorare.

gestionale manutenzioni

Strumenti

 

  • Metriche e KPI: Il monitoraggio dei KPI di manutenzione è uno degli aspetti principali della tua gestione della manutenzione. Dalla dashboard principale di un CMMS software puoi tenere sotto controllo le metriche importanti per la tua facility attraverso un’unica vista.
  • Ordini di lavoro: Dalla dashboard principale controlli lo stato degli ordini di lavoro, quelli aperti o in esecuzione, quelli assegnati e in attesa, compresi anche quelli già chiusi. In questo modo hai una visione completa e sempre aggiornata dell’andamento delle operazioni. In più, puoi vedere tutte le operazioni programmate, per avere sempre il controllo di ogni aspetto delle tue attività, individuando facilmente gli asset in questione, a chi sono stati assegnati e lo stato dell’ordine di lavoro in tempo reale. 
  • Condivisione: Dalla tua dashboard puoi facilmente condividere i templates con il tuo staff, per tenerlo aggiornato sulla situazione e risparmiare tempo e telefonate.

 

Quali problemi risolve?

 

  • Flusso di lavoro: L’accumularsi di lavoro arretrato, tra manutenzioni programmate e manutenzioni correttive, è un rischio sempre presente. Ma è facile che, se non si riesce a tenere sotto controllo il flusso di lavoro, la situazione possa sfuggire di mano. La dashboard di un CMMS ti permette di monitorare lo stato delle tue operazioni in un secondo, in modo tale che tu possa pianificare meglio la tua strategia e gestire la situazione senza lasciare niente indietro.
  • Difficoltà di comunicazione: Molto spesso, comunicare con il tuo team non è semplice. E non solo quando si tratta di gestire facility o altri asset che si trovano lontani l’uno dall’altro. Prendere decisioni è una cosa complessa, che richiede pianificazione, ma anche la capacità di riuscire a delegare alcuni compiti e assegnarli al giusto tecnico o operatore. Avere a disposizione informazioni sempre aggiornate è importante, almeno quanto riuscire a garantirne l’accesso a tutti gli attori coinvolti. Poter condividere lo stato delle operazioni con il tuo team, rappresenta spesso un aspetto importante da non sottovalutare assolutamente.
  • Gestione dello stato degli asset: Monitorare costantemente le metriche importanti, le performance di ciascun asset e del tuo team, ti permette di individuare le aree che richiedono maggior attenzione per migliorare lo stato di salute degli asset aziendali che gestisci. Tramite dashboard accurate e personalizzate sulle tue necessità, hai sempre il polso della situazione ed è più facile prendere decisioni informate.

5. INVENTARIO

La funzione Gestione Magazzino Ricambi permette alle squadre di manutenzione di gestire l’inventario in tempo reale e con il minimo sforzo. Questo ti da la possibilità di farti trovare sempre preparato quando serve, evitando inefficienze e perdite di tempo inutili durante l’esecuzione degli interventi manutentivi.

Strumenti

 

  • Monitoraggio inventario e parti di ricambio: Essere sempre a conoscenza di cosa abbiamo in magazzino, di dove si trova, in quale quantità e di cosa manca o di cosa potremmo avere bisogno nell’immediato futuro, gioca un ruolo cruciale nell’abbattimento dei tempi di manutenzione. In più, significa anche riuscire a contenere i costi e i danni o le perdite di produttività generati, per esempio, da un fermo macchina. Questa funzione non riguarda però solo aspetti legati alla produzione: i tempi di intervento riguardano qualsiasi aspetto della manutenzione, a prescindere dal settore in cui operiamo. Oppure volete far morire di freddo il cliente della camera 106?
  • Notifiche di livello scorta minimo: Per non farsi mai trovare impreparati nel momento del bisogno, è buona norma monitorare con attenzione l’inventario presente in magazzino. Per aiutarti nell’operazione, un CMMS software può avvertirti quando viene superato il livello minimo di una determinata attrezzatura presente in magazzino, in modo tale da darti il tempo di ordinare i nuovi componenti prima che sia troppo tardi. Individuando una soglia di livello minimo, infatti, una notifica ti avverte ogni volta che le scorte presenti raggiungono il livello minimo impostato.
  • Multi-site: Spesso il magazzino ricambi non si trova all’interno della facility in cui operiamo, oppure semplicemente gestiamo la manutenzione di un’azienda multi-site. Monitorare il magazzino e le parti di ricambio da un’unica dashboard ci permette di essere sempre informati su quanto sta accadendo in ciascuna location.
  • Attrezzatura associata agli ordini di lavoro: Come spiegato sopra, puoi aggiungere agli ordini di lavoro l’attrezzatura necessaria all’esecuzione di un’operazione, permettendo al tecnico di intervenire prontamente con tutto il necessario per porre rimedio al guasto. Pensiamo per esempio ad un’attività per la quale si rende necessario munirsi di particolare attrezzatura di sicurezza, o i casi in cui l’origine del guasto è conosciuta e si raccomanda per cui la sostituzione di un particolare componente.
  • QR-Code: Associando a singoli asset o ai suoi componenti un QR-Code oppure un barcode, è più facile tenere traccia dei nostri beni, compreso il livello di scorta.
  • Integrazioni: Connettere il tuo CMMS software ad altri sistemi aziendali già in uso, ti permette di rendere i tuoi strumenti ancora più potenti. Grazie alle infinite possibilità di integrazione, un CMMS software può integrarsi alla perfezione con qualsiasi tipo di gestionale.

 

Quali problemi risolve?

 

  • Mancanza di integrazione: Il team di manutenzione non è il solo ad avere bisogno di un’accurata gestione del magazzino. Inoltre, la gestione del magazzino non è una cosa semplice. Un CMMS ti permette di integrare il sistema di manutenzione con gli altri sistemi già presenti in azienda, come ERP, sincronizzando gli acquisti e i dati economici.
  • Razionalizzazione dei costi: I componenti di ricambio possono essere costosi e una corretta gestione dei livelli di stock possono permettere di risparmiare budget, rendendo più efficiente l’approvvigionamento. Per questo è importante ottenere dati che ci permettano di fare una previsione di ciò che sarà necessario.
  • Inventario sempre aggiornato: La mancanza di un componente di ricambio può dilatare enormemente i tempi della tua manutenzione. Ecco perché è così importante tenere sempre aggiornato l’inventario, servendoti di strumenti come il QR-Code o le notifiche in tempo reale.

Sei pronto per provare il CMMS Mainsim? Richiedi una demo gratuita e scopri da solo perché in tanti ci hanno già scelto.

6. APP MOBILE

Cos’è?

 

Una tra le funzioni più richieste di software CMMS: parliamo della portabilità, la possibilità di disporre del tuo CMMS software anche su dispositivi mobili. Immagina di avere tutta la tua manutenzione sul tuo cellulare e su tablet. Questo significa riuscire a condurre le tue operazioni e monitorare le tue attività in qualunque momento e ovunque ti trovi, in modo semplice e veloce. Ma significa anche rendere il tuo team in grado di gestire il proprio lavoro in totale mobilità, riducendo i tempi di intervento e guadagnando in efficienza e produttività.

Gli strumenti che questa funzione mette a disposizione dei tecnici sono molti. Dalla ricezione dell’ordine di lavoro fino alla compilazione del rapportino a fine intervento. Inoltre, avere accesso al CMMS aziendale dal proprio device, significa che chiunque può segnalare un guasto e aprire una richiesta di intervento in modo semplicissimo: basta seguire la procedura guidata, proprio come faremmo da computer desktop. Di seguito un compendio dei principali strumenti che un app CMMS per telefoni e tablet mette a disposizione degli utenti. Oppure visita la pagina relativa alle funzioni del CMMS software Mobile app, per una panoramica completa.

app per dispotivi mobile settore retail

Strumenti:

 

  • QR Code e barcode: Una volta registrati i singoli asset di cui disponiamo tramite l’applicazione di un semplice QR-Code o di un barcode, basta inquadrare l’etichetta con la fotocamera del proprio telefono per avere istantaneamente accesso a tutte le informazioni relative all’asset in questione. Ubicazione, tipo di asset, documentazione, lo storico aggiornato, etc.
  • Notifiche: Una volta aperto un ordine di lavoro è possibile ricevere sul proprio telefono le notifiche relative all’intervento: aggiornamenti, stato dell’ordine di lavoro, tutto quanto. Questo significa che, per esempio, una volta assegnato un ordine di lavoro ad un operatore, esso viene raggiunto sul proprio cellulare tramite una notifica che gli segnala l’intervento da effettuare. Lo stesso avviene per ogni aggiornamento, compresa la chiusura dell’ordine di lavoro.
  • Offline mode: È possibile registrare tutte le informazioni e gli aggiornamenti relativi ad un asset o ad un ordine di lavoro anche in modalità offline. Se per esempio l’area di lavoro non è coperta da rete, possiamo tranquillamente inserire i dati e le specifiche di un ordine di lavoro, compresa la sua chiusura senza preoccupazioni. Appena il nostro telefono tornerà a connettersi ad una rete wi-fi oppure 3G, i dati si sincronizzeranno in automatico, trasmettendo l’aggiornamento alla dashboard principale.
  • Foto: Oltre a rilevare l’asset che ci interessa tramite QR-Code e barcode, possiamo allegare alla richeista di intervento o all’ordine di lavoro una fotografia dell’asset in questione, per esempio per mostrare lo stato dello strumento, allegandola all’OdL.
  • Rapportino di fine lavoro: Un’app CMMS permette di compilare direttamente sul posto il rapportino di fine lavoro, apporre la propria firma sul documento e stamparlo, oppure inviarlo in formato pdf allegandolo all’ordine di lavoro. Senza altre perdite di tempo.
  • Tasto Rec&Stop: Registrare le performance di ogni singolo intervento è una buona pratica che ci servirà per misurare le performance della nostra manutenzione. Con il tasto Rec&Stop, il tecnico può far partire il timer a inizio lavoro, metterlo in pausa quando vuole e continuare a registrare fino a fine lavoro. Il dato viene trasmesso in automatico insieme all’ordine di lavoro e registrato nello storico insieme all’intervento effettuato.

 

Quali problemi risolve?

 

  • Richieste incomplete o informazioni non accurate: Sia in fase di compilazione di una richiesta di intervento che in fase di apertura di un ordine di lavoro, il rischio maggiore è quello di omettere informazioni importanti che finiscono per causare ritardi nell’esecuzione del lavoro. Un’app per dispositivi mobili riduce questo rischio: le richieste seguono una procedura guidata molto semplice e perfettamente personalizzabile, mentre per quanto riguarda l’ordine di lavoro – come abbiamo detto precedentemente – possiamo aggiungere tutti i documenti necessari al tecnico a cui è stato assegnato il compito di manutenzione. Questo riduce sensibilmente il rischio intoppi durante l’esecuzione dell’intervento, evitando inutili e noiose telefonate, email e messaggi what’s app.
  • Tempi di intervento troppo lenti: Quando si parla di manutenzione il tempo è denaro. Davvero. Ecco perché ogni minuto perso può generare un danno economico e una riduzione della produttività. Specialmente quando si parla di guasti bloccanti o fermi macchina inaspettati. Un’app CMMS per dispositivi mobili permette di ridurre questi tempi, grazie alla tempestività e alla precisione, oltre che alla sua semplicità di utilizzo.
  • Condizioni di lavoro difficili: Molto spesso capita che un tecnico inizi un intervento ma poi debba fermarsi per reperire materiale, informazioni, checklist e quant’altro gli serva per proseguire e portare a termine il proprio lavoro. Con il proprio cellulare questo rischio viene minimizzato, dal momento che l’operatore avrà tutto ciò che gli serve a portata di mano. Checklist, documenti, note, tutto quanto è stato allegato all’ordine di lavoro è consultabile tramite il proprio telefono cellulare.

7. REPORT

Cos’è?

 

Misurare le proprie performance e quelle dei propri asset è una costante preoccupazione di chi gestisce la manutenzione. Non importa in quale ambito lavori, disporre di tutti i dati che ti servono può davvero fare la differenza. Attraverso questa funzione, un CMMS software permette di creare report personalizzati, precisi e accurati in pochissimi click.

KPI prestazioni cmms software

Strumenti

 

  • Report personalizzati e report pre-costruiti: Genera report personalizzati e condividili con chi vuoi in pochissimi click
  • Dashboard: Anche la tua dashboard contiene informazioni fondamentali e in tempo reale
  • Economics: Tieni sotto controllo il budget e le spese in ogni momento, così da capire quali asset e quali attività necessitano di maggiori investimenti e in che modo viene speso il tuo budget
  • Traccia i tempi: tieni traccia dei tempi di manutenzione per capire dove migliorare e come organizzare meglio il tuo calendario

 

Quali problemi risolve?

 

  • Troppo tempo speso ad analizzare i dati: Analizzare i dati è più semplice se viene fatto nel modo giusto. Tieni sott’occhio le metriche che ti interessano selezionando i KPI che vuoi monitorare. Puoi anche salvare i report personalizzati tra i tuoi template, per disporne ogni volta che ti serve. In questo modo riduci il tempo necessario a crearne uno ogni volta e puoi investire i minuti guadagnati ad analizzare meglio le tue performance.
  • Difficoltà ad identificare problemi e prescrivere soluzioni: Uno dei problemi maggiori quando si dispone di una quantità importante di dati è riuscire a focalizzare la propria attenzione su quelli giusti, senza farsi distrarre dagli altri. Un CMMS rende più semplice far luce su ciò che serve, aiutandoti a migliorare la tua strategia di manutenzione in modo semplice ed efficace.
  • Difficoltà a calcolare il ROI di manutenzione: La manutenzione genera valore, ma a volte è complesso dimostrarlo, senza i dati che ci servono. Creare report semplici, completi ed efficaci, ci permette di indagare meglio sul nostro operato, aiutandoci a connettere gli output delle attività svolte ad aumenti di produzione e/o riduzione dei costi.

Considerazioni finali sull’utilizzo di un CMMS software

L’utilizzo di un CMMS software nella conduzione delle attività manutentive si rivela una carta fondamentale per chiunque voglia innalzare l’asticella della propria produttività. Una gestione digitale della manutenzione permette infatti di risparmiare tempo, risparmiare denaro e aumentare l’efficienza delle squadre di manutenzione, oltre che le performance e il ciclo di vita degli asset aziendali.

Per questo un CMMS software è uno strumento in grado di fare la differenza, parte di una strategia di trasformazione digitale che le aziende italiane non possono più posticipare. Naturalmente, però, per cogliere a pieno i benefici dell’utilizzo di uno strumento del genere, è necessario considerare la manutenzione e i suoi processi come parte di un investimento che mira a farci risparmiare denaro, rendere più produttivi i nostri impianti, aumentare la sicurezza all’interno dell’azienda e valorizzare i beni di cui disponiamo, anziché considerarla (come troppo a lungo è stato fatto e ancora oggi, purtroppo, in alcune circostanze accade) un costo dovuto.

Vuoi scoprire qualcosa di più sul mondo dei CMMS software? Scopri come noi di Mainsim aiutiamo le aziende ad implementare l’utilizzo del nostro CMMS software e quali sono i benefici in termini di numeri e statistiche.

Guarda il video demo di 3 minuti oppure richiedi una demo online gratuita per scoprire una volta per tutte se Mainsim è il CMMS software di manutenzione che fa per te.