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ORDINE DI LAVORO

Un ordine di lavoro rappresenta uno degli aspetti più importanti per il successo di ogni azione di manutenzione.

Gli ordini di lavoro (OdL) sono infatti il primo mezzo che abbiamo per tracciare le nostre operazioni e mettere ordine al tradizionale caos della manutenzione.

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Fai clic sull’icona per guardare il video: “6 step per la gestione degli ordini di lavoro”

COS’È UN ORDINE DI LAVORO

 

Un ordine di lavoro è un documento cartaceo o digitale con cui si forniscono tutte le informazioni riguardo ad un intervento di manutenzione. Di fatto rappresenta il primo passo da compiere in seguito alla ricezione di una richiesta di intervento o in base ad un calendario di manutenzione preventiva prestabilito.

Dal momento che un ordine di lavoro (OdL) non esaurisce il proprio ciclo di vita dopo l’attivazione dell’intervento che prescrive, è buona norma quella di regolamentare la sua gestione all’interno dei processi aziendali mediante una specifica procedura. Per questo motivo l’ordine di lavoro è incluso tra le descrizioni dei processi di manutenzione che danno origine a procedure organizzative.

ordine di lavoro

Un ordine di lavoro ben strutturato dovrebbe includere almeno i seguenti dettagli:

 

  • Nome e cognome o reparto di chi ha richiesto l’intervento
  • Nome e cognome di chi ha autorizzato il lavoro
  • A quale asset, macchinario o impianto si riferisce e la sua ubicazione
  • Scopo dell’intervento
  • Descrizione del problema
  • Tipo di intervento
  • Livello di priorità
  • Nome e cognome del tecnico a cui è stato assegnato (può essere una risorsa interna o esterna)
  • Prerequisiti per il completamento dell’obiettivo (es. componenti di ricambio previsti, strumenti necessari, documenti, note, check-list)
  • Data prevista di inizio e fine lavoro

 

Date queste premesse, è chiaro che la corretta compilazione di un ordine di lavoro, la sua gestione prima, durante e dopo l’intervento, oltre alla sua archiviazione e la capacità di analizzarlo, giocano un ruolo fondamentale nel rendere più efficienti i processi di manutenzione all’interno di un’azienda.

L’uso di un software manutenzione CMMS come Mainsim, permette di rendere più semplice e in molti aspetti automatica, la gestione dell’ordine di lavoro durante tutto il suo ciclo di vita. Permette inoltre di pianificare l’intervento in modo efficiente, coordinando tutte le parti coinvolte e di aggiungere con un click tutta la documentazione necessaria. Ma il beneficio maggiore è senza dubbio la tracciabilità di tutte le operazioni che contribuisce in modo inequivocabile a rendere più ordinati, precisi e ed efficienti i processi manutentivi.

TIPOLOGIE DI ORDINI DI LAVORO

 

Esistono almeno due tipi di ordine di lavoro che si distinguono in base alla ragione stessa per cui vengono creati.

  1. Ordine di lavoro generato da una richiesta di intervento: il primo caso è reattivo ad un guasto o un’anomalia. Si parla dunque di un intervento di manutenzione correttiva. L’ordine di lavoro è generato a seguito della ricezione di una richiesta di intervento da parte di una persona che solitamente è esterna al team di manutenzione.
  2. Ordine di lavoro generato da un’azione di manutenzione programmata: Il secondo tipo è generato da un’azione preventiva ed è quindi precedente al verificarsi di un guasto. In questa evenienza non avremo dunque alcuna richiesta di intervento, ma soltanto un’azione di manutenzione pianificata in fase di creazione di un piano di manutenzione, come per esempio una scadenza temporale.

Cogliere questa differenza è importante perché, come vedremo tra poco, i due casi prevedono un work-flow differente.

ordini di lavoro

DIFFERENZA TRA ORDINE DI LAVORO E RICHIESTA DI INTERVENTO

 

Prima di continuare a discutere la gestione degli ordini di lavoro, vorrei soffermarmi un momento sulla differenza che intercorre tra richiesta di intervento e ordine di lavoro. I due termini sono simili e spesso possono essere confusi tra loro.

 

  • Richiesta di intervento: Una richiesta di intervento viene solitamente generata da personale che non fa parte dello staff di manutenzione. Non si tratta di un ordine di lavoro, ma piuttosto di una fase precedente alla sua creazione. Consiste nella segnalazione di un guasto o di un’anomalia (si parla per questo di manutenzione correttiva). Una richiesta di intervento può essere generata attraverso mezzi tradizionali (come una telefonata, un messaggio o un’email) o attraverso l’apposito modulo di richiesta intervento tramite CMMS. Mainsim, per esempio, mette a disposizione il proprio Wizard che attraverso una procedura guidata completamente personalizzabile rende possibile stabilire una procedura di richiesta precisa e semplicissima da utilizzare. Questo è un aspetto fondamentale, poiché molto spesso chi emette una richiesta, sia esso un cliente, un impiegato in una facility o l’operaio che rileva un guasto, è estraneo al team di manutenzione.
  • Ordine di Lavoro: Rappresenta lo step successivo all’emissione di una richiesta di intervento, attraverso il quale si prende in carico la richiesta organizzando l’intervento. È gestito dal supervisor, un responsabile della manutenzione o comunque da un membro dello staff.

WORK-FLOW DI UN ORDINE DI LAVORO

 

Come abbiamo detto all’inizio, il ciclo di vita di un ordine di lavoro non si esaurisce nella sua creazione. Possiamo individuare infatti, almeno 5 step fondamentali che coincidono con altrettante fasi di ogni operazione.

come funziona un ordine di lavoro

Nella figura sopra il workflow di un ordine di lavoro

  1. CREAZIONE DELL’ORDINE DI LAVORO

È la fase successiva alla ricezione di una richiesta di intervento o di stesura di un piano di manutenzione. In questo secondo caso, relativo ad un’operazione di manutenzione preventiva o programmata, l’ordine di lavoro sarà creato in anticipo o in modo automatico (se disponiamo di un software di manutenzione CMMS).

  1. ASSEGNAZIONE E PIANIFICAZIONE DELL’ORDINE DI LAVORO

È la fase in cui andiamo ad assegnare il compito ad una risorsa (che può essere interna o esterna, nel caso ci si affidi ad un service provider). Una volta assegnato possiamo aggiungerlo al calendario, tenendo conto delle disponibilità del tecnico e delle nostre esigenze. Nel caso di un intervento di manutenzione correttiva potrebbe essere necessario pianificare nuovamente alcuni ordini di lavoro già programmati per fare spazio a quello che stiamo aggiungendo. In questo caso, se si dispone di un CMMS, il calendario e tutti gli ordini di lavoro coinvolti saranno spostati e aggiornati automaticamente.

  1. ESECUZIONE DELL’INTERVENTO

In questa fase del ciclo di vita di un OdL, il tecnico o il fornitore assegnato riceve una notifica e può consultare l’ordine di lavoro per accedere a tutte le informazioni in esso contenute, dall’ubicazione dell’asset fino alle check-list che abbiamo aggiunto al work oder.

  1. CHIUSURA DEL WORK ORDER

Completato l’intervento il tecnico o il fornitore assegnato aggiunge i costi dell’operazione all’ordine di lavoro, compila e firma il rapportino e, se il caso, lo aggiorna con nuove note. Se usiamo un software manutenzione CMMS, queste operazioni saranno svolte in digitale semplicemente dal proprio telefono cellulare, compreso l’invio del rapportino firmato.

  1. ARCHIVIAZIONE DELL’ORDINE DI LAVORO

L’ultimo step coinvolge la fase di archiviazione dell’ordine di lavoro. Tutte le informazioni contenute nel work order sono inserite nel gestionale di manutenzione. Un software CMMS è in grado di processare queste informazioni in modo automatico, aggiungendole allo storico dell’asset senza richiedere alcun intervento aggiuntivo da parte del responsabile.

STRUMENTI PER LA GESTIONE DEGLI ORDINI DI LAVORO

 

Creare ordini di lavoro perfetti, con tutti i dettagli richiesti, non garantisce però il successo di un intervento di manutenzione. L’ordine di lavoro deve essere infatti gestito in modo appropriato durante ogni fase, solo così sarà possibile ottenere un miglioramento sensibile in termini di efficienza e di produttività. Sistemi tradizionali di gestione, come il cartaceo o i fogli Excel risultano ormai del tutto obsoleti, rallentando il processo in ogni sua fase e richiedendo uno sforzo eccessivo per la corretta gestione e archiviazione. Altri metodi meno convenzionali ma più innovativi per lo scambio di informazioni, come per esempio i sistemi di messaggistica istantanea (vedi WhatsApp o Telegram) non risolvono il problema. Sebbene rendano più veloce lo scambio di informazioni rispetto al cartaceo o alle email, resta comunque una totale mancanza di tracciabillità, risolvendosi spesso in una confusione ancora maggiore.

L’utilizzo di un software di manutenzione, come strumento pensato appositamente per questo scopo, assicura invece una gestione più semplice, precisa e sicura attraverso ogni singolo step del ciclo di vita di un ordine di lavoro.

Per fare maggiore chiarezza su questo punto, vediamo pro e contro dei vari sistemi di gestione dei work orders.

CARTA E PENNA

PRO

  • Costo molto basso
  • Adatto a tutti
  • Richiede poca formazione

 

CONTRO

  • Difficoltà nel reperire gli ordini di lavoro aperti o archiviati
  • Alta possibilità di commettere errori e/o omissioni in fase di compilazione
  • Tempi di risposta ad una richiesta di intervento molto lenti
  • Alti costi indiretti dovuti ai fattori sopra elencati

 

FOGLI EXCEL

PRO

  • Gli ordini di lavoro digitali sono più facili da reperire rispetto a quelli cartacei

  • Minor probabilità di commettere errori e omissioni in fase di creazione

  • È più semplice reperire gli ordini di lavoro archiviati rispetto al cartaceo

 

CONTRO

  • Non è possibile automatizzare gli ordini di lavoro

  • L’immissione dei dati richiede tempo, la disponibilità di un computer e un minimo di know-how

  • Molto lungo e complesso il tracciamento dei progressi ste- by-step di un ordine di lavoro

  • I tempi di risposta e lo scambio di informazioni non è semplice né veloce

 

SOFTWARE MANUTENZIONE CMMS

MOBILE: uno dei vantaggi principali di avere accesso ad un software di manutenzione CMMS (Computerized Maintenance Management System) consiste nel disporre di una tecnologia mobile e cloud. Mainsim, per esempio, permette di creare, tracciare e completare un ordine di lavoro dal proprio telefono cellulare, direttamente sul luogo dell’intervento. Inoltre permette anche di accedere a tutte le informazioni contenute nell’ordine di lavoro, rendendo più semplice l’intervento per il tecnico/fornitore e riducendo i tempi di azione. La notifica in tempo reale di assegnazione di un ordine di lavoro, poi contrae ancora di più il tempo che intercorre tra le fasi di creazione dell’OdL e la sua presa in carico.

 

AUTOMATISMI: La creazione automatica degli ordini di lavoro per tutte le manutenzioni preventive e la possibilità, dove quando è necessario, di estendere questa funzione anche alle correttive riduce drasticamente i tempi di intervento e i compiti di chi si occupa della gestione delle richieste.

 

CALENDARIO: Programmare un intervento con il calendario di manutenzione diventa molto più semplice e veloce, grazie a tecnologie drag&drop e la possibilità di ripianificare le operazioni programmate nel caso di interventi straordinari.

 

GESTIONE E ARCHIVIAZIONE: La gestione di un ordine di lavoro in tutte le sue fasi è resa molto più semplice. Una volta completati gli ordini di lavoro vengono automaticamente aggiornati e inseriti nello storico dell’asset in questione, in modo da fornire un quadro completo di tutti gli interventi effettuati in precedenza.

 

ANALISI E REPORT: La capacità di generare report personalizzati con un click permette di effettuare audit in pochissimo tempo, ma anche di avere una visione precisa degli economics, dei tempi di intervento e delle performance dei propri assets.

 

DOCUMENTI: Checklist, immagini, annotazioni, interventi effettuati, ubicazione, garanzie, libretti di istruzioni etc sono tutti archiviati in una dashboard dedicata ad ogni asset, per cui compilare gli ordini di lavoro e allegare tutta la documentazione necessaria è un’operazione semplice ed estremamente rapida.

 

TRACCIABILITÀ: Uno dei maggiori benefit di un software CMMS è la tracciabilità di ogni ordine di lavoro. Gli ordini di lavoro sono aggiornati in tempo reale e sempre visibili nella dashboard principale con tutte le specifiche come il nome del tecnico assegnato, lo stato di avanzamento etc.

 

Sebbene un sistema informativo di manutenzione (SIM) sia la chiave per rendere più efficiente e produttiva la manutenzione, ci sono costi più alti da affrontare rispetto al cartaceo o un foglio Excel. Un sistema CMMS richiede inoltre un training iniziale e un minimo di cultura tecnologica all’interno dell’azienda. Malgrado questo, i benefici a lungo termine derivanti dall’utilizzo di un software di manutenzione CMMS sono senza ombra di dubbio maggiori rispetto ai costi inziali.

ordine di lavoro su mobile

BENEFICI DI UNA CORRETTA GESTIONE DEGLI ORDINI DI LAVORO

 

Una corretta gestione degli ordini di lavoro tramite un software di manutenzione CMMS garantisce una consistente riduzione dei tempi di intervento e una totale tracciabilità di tutte le operazioni. Inoltre semplifica la rendicontazione dei costi e dei tempi di lavoro.

Riuscire a gestire l’ordine di lavoro in ogni fase del suo ciclo di vita, compresa l’archiviazione, assicura l’accesso ad un patrimonio informativo aziendale di altissimo valore: riuscire a lavorare su questi dati, attraverso un’analisi statistica e report personalizzati, ci permette di prendere decisioni informate e data-driven per migliorare i processi e garantire i più alti livelli di efficienza e produzione.

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