Operation and maintenance:

la guida completa alle attività O&M per i reparti di manutenzione

In questa guida spieghiamo bene cosa sia un programma di operation and maintenance (O&M), quali sono i suoi obiettivi e in che modo migliorarne le performance grazie all’utilizzo di un gestionale per la manutenzione.

Cos’è l’Operation and Maintenance (O&M)?

O&M è l’acronimo di Operation and Maintenance. Un programma di Operations & Maintenance è un insieme di processi di manutenzione finalizzati a garantire la corretta gestione e il funzionamento degli asset aziendali, siano essi intesi come impianti produttivi, apparecchiature o intere strutture (quindi edifici e facility nel loro complesso).

L’Operations & Maintenance comprendono tutta una serie di attività di manutenzione preventiva e di conduzione degli asset che non richiedono però una conoscenza specifica o particolarmente approfondita del funzionamento dell’impianto o del macchinario su ciu si lavora.

Sebbene in Italia il termine Operation and Maintenance venga utilizzato spesso in modo generico per riferirsi alle attività di manutenzione nel loro complesso, o associato a specifici settori come quello energetico e in particolare ai contratti di O&M per il fotovoltaico, l’operation & maintenance è in realtà un complesso di tasks e attività che stanno a cavallo tra il reparto di manutenzione e quello operativo con cui molto spesso si identifica la produzione.

Qual è la differenza tra O&M e manutenzione?

Se sei arrivato fin qui a leggere questo articolo sulle Operations and Maintenance, probabilmente ti starai ancora chiedendo quale sia, in effetti, la differenza tra O&M e la manutenzione.

Abbiamo detto che l’Operation and maintenance può essere collocato nel quadro della manutenzione preventiva sotto forma di ispezioni e piccoli interventi manutentivi che assicurino l’operatività di un macchinario. Abbiamo anche detto che si tratta di interventi che non richiedono conoscenze approfondite nell’ambito della manutenzione e dell’ingegneria della manutenzione.

In altre parole, rientrano nella categoria dell’Operation & maintenance quelle attività che possono essere svolte da personale non particolarmente qualificato nell’ambito della manutenzione o – meglio – con skills diverse.

Ed è proprio qui la differenza principale tra la manutenzione e ciò che invece rientra nella categoria delle Operations and maintenance.

Il lavoro che deve essere eseguito da un ingegnere altamente qualificato o da un tecnico con particolari conoscenze riguardo al funzionamento del macchinario o della progettazione di un asset, rientra nel contesto specifico della manutenzione, che comprende per esempio attività di manutenzione correttiva (o a guasto).

In definitiva, l’Operation and maintenance non si occupa di riparare un impianto o un macchinario in seguito all’incorrere di un guasto.

L’O&M comprende quelle attività che possono essere svolte dall’operatore stesso che lavora ad un macchinario o un impianto, senza che debba essere coinvolta una figura più esperta, con l’obiettivo di mantenere il più possibile efficiente e operativo l’impianto stesso. Si tratta, insomma, di prendersi cura quotidianamente dei propri macchinari in modo da estenderne la durata (il ciclo di vita) e assicurarne prestazioni più efficienti.

Esempi di Operation and maintenance

Le attività di O&M variano ovviamente a seconda dell’ambiente di lavoro e del settore preso in considerazione.

Alcuni esempi di attività che rientrano nella sfera dell’Operation and maintenance possono essere la sostituzione del filtro dei condizionatori (nel facility management), il cambio dell’olio dei veicoli aziendali, oppure la semplice pulizia e lubrificazione di un’apparecchiatura o di una parte di un impianto (la lubrificazione delle parti rientra infatti molto spesso nei manuali di O&M.

Cos’è che invece (di solito) non rientra nella sfera delle operations & maintenance?

L’esempio classico è la sostituzione di parti importanti di un impianto per le quali è richiesto personale specializzato per motivi che possono essere di sicurezza o di semplice know-how.

Esempi molto comuni di attività di Operation & Maintenance sono:

• Ispezioni
• Pulizia
• Lubrificazione
• Sostituzione di piccole parti
• Semplici attività di manutenzione ordinaria
• Lettura dei contatori
• Monitoraggio delle vibrazioni
• Monitoraggio del calore

Quali sono gli obiettvi dell’Operations & Maintenance

Gli obiettivi di un buon programma di Operations and maintenance (O&M) riguardano essenzialmente le performance degli asset e la loro durata.

Rientrano tra gli obiettivi propri dell’O&M la protezione dell’investimento, l’efficienza degli asset e la riduzione dei fermi macchina non pianificati.

Ma l’Operation & Maintenance può fornire anche un contributo eccellente per la riduzione dei costi di manutenzione – in quanto un buon programma O&M dovrebbe essere in grado di migliorare l’affidabilità degli impianti, nonché la sicurezza evitando di incorrere in guasti ed errori che possono mettere in pericolo l’integrità dell’asset e la sicurezza del personale.

Un serio programma di operation & maintenance aiuta inoltre le aziende a standardizzare i processi di conduzione e manutenzione degli asset, migliorando i tempi di intervento, le conoscenze specifiche sul funzionamento delle apparecchiature e le loro performance.

Infine, ma non ultimo in ordine di importanza, il programma di Operations & maintenance dovrebbe migliorare anche il rapporto (ratio) tra manutenzione pianificata (o programmata) e la manutenzione correttiva.

Questo rapporto tra Manutenzione Pianificata e Manutenzione Correttiva di un asset è anche uno dei KPI (Key Performance Indicators o indicatori di prestazione) che sono più spesso utilizzati per valutare l’efficacia del programma di Operation and Maintenance.

Manuale O&M: cosa comprende, come e quando serve?

Un manuale O&M di un impianto o di un edificio comprende tutte le informazioni sul funzionamento e la manutenzione di un’apparecchiatura o di un impianto.

Il manuale di Operation and Maintenance è uno strumento utile a dettare linee guida, best practices e istruzioni per standardizzare i processi di O&M su un impianto o un’apparecchiatura.

I manuali O&M non sono obbligatori e solitamente contengono la documentazione fornita dal produttore, checklist e istruzioni che possono semplificare il lavoro di coloro che sono chiamati a svolgere attività di questo tipo sui propri asset.

Manuali di Operation & Maintenance contengono anche informazioni utili in materia di sicurezza, spiegazioni esaurienti delle procedure operative da svolgere, procedure di emergenza e qualsiasi dettaglio possa tornare utile e semplificare il compito dell’operatore.

Come migliorare l’Operation and maintenance

Migliorare i processi di Operations & Maintenance consente alle aziende di ottenere di più in meno tempo.

Un programma di O&M dovrebbe includere adeguati percorsi di training per gli operatori (ricordiamo che non si tratta di personale formato per la manutenzione), un’attenta pianificazione delle attività da svolgere oltre al monitoraggio continuo dei risultati ottenuti (nessuno vuole perdere tempo con attività che si rivelano inadeguate e quindi inutili).

Una buona idea è quella di includere check-list che siano in grado di guidare l’operatore per assicurarsi che le operazioni di O&M vengano compiute nel rispetto delle prescrizioni.

È necessario poi tenere traccia delle attività svolte per valutare l’impatto che esse hanno (o non hanno) su un determinato asset.

Potrebbe per esempio rivelarsi necessario cambiare la frequenza con cui un’operazione di O&M viene svolta, come del resto potremmo accorgerci che tale attività non porta nessun vantaggio effettivo.

L’utilizzo di uno specifico software per la manutenzione o per la gestione degli asset, come un software CMMS o un EAM (Enterprise Asset Management) è in grado di mettere insieme quanto sopra, semplificando il lavoro e il tracciamento delle attività di Operation and maintenance.

L’immagine qui sotto mette insieme le principali caratteristiche e funzioni del CMMS che hanno un impatto sull’O&M.

10 modi in cui un CMMS ti aiuta a migliorare l’O&M

Il CMMS (Computerized Maintenance Management System) è uno strumento prezioso per migliorare i programmi di Operation and maintenance delle aziende grazie a diverse funzionalità che aiutano a gestire meglio i processi, renderli più snelli e veloci, e più efficaci le operazioni.

Vediamo quali sono le principali funzionalità che rendono l’utilizzo del CMMS particolarmente vantaggioso per le operations & maintenance:

1. Ordini di lavoro: Ordini di Lavoro digitali consentono agli operatori di avere sempre le informazioni necessarie a portata di mano e semplificare così gli interventi di Operations and Maintenance con checklist, documenti, e molto altro.
2. Asset management: lo storico degli interventi effettuati, comprese le attività di Operation and Maintenace portate avanti dagli operatori consente di avere sempre una completa visibilità degli asset e della loro storia.
3. Calendario: gli interventi di O&M devono essere schedulati e programmati come qualsiasi altra attività di manutenzione preventiva. Il calendario aiuta nella pianificazione della manutenzione e nella gestione del carico di lavoro.
4. Gestione magazzino e inventario: le Operations & Maintenance consumano materiali e parti di ricambio come qualsiasi altra attività di manutenzione. Il CMMS ti aiuta a tenere traccia delle scorte in magazzino.
5. Documentazione: molto spesso i programmi di Operation and maintenance riguardano attività per le quali è necessario monitorare la compliance normativa in materia di sicurezza, ambiente, etc. Gli operatori possono anche consultare i manuali del produttore e avere a portata di mano le informazioni necessarie, inserite direttamente all’interno dell’Ordine di Lavoro.
6. Root Cause Analysis: L’analisi delle cause di guasto aiuta i manager e i responsabili della manutenzione a valutare l’efficacia delle azioni di Operation and maintenance, o la possibilità di introdurne di nuove.
7. Checklist: le checklist interattive aiutano l’operatore a svolgere le attività di Operation and maintenance in modo più veloce e sicuro, smarcando le task dal proprio telefono.
8. Manutenzione predittiva e su condizione: Se l’obiettivo dell’Operation and Maintenance è quello di tenere i propri impianti al lavoro il più a lungo possibile, politiche di manutenzione predittiva e su condizione potrebbero rivelarsi strategie efficaci. La lettura dei contatori, per esempio, viene spesso demandata al reparto di O&M.
9. Report: le attività di Operation & Maintenance vengono registrate automaticamente dal software e sono disponibili in ogni momento grazie a report dettagliati che aiutano i responsabili dell’Operations & Maintenance ad ottimizzare i propri programmi di manutenzione preventiva, monitorando metriche come l’MTBF, i costi o il tasso di guasto di specifici asset o componenti.
10. App Mobile: con l’app mobile gli operatori sono in grado di accedere alle informazioni necessarie direttamente sul campo, semplificando le operzioni di Operation and Maintenance.