Ultimo aggiornamento: 11 dicembre 2025

Ordine di lavoro

Un ordine di lavoro rappresenta uno degli elementi più importanti per il successo di ogni azione di manutenzione.

Gli ordini di lavoro, abbreviati spesso OdL oppure WO (da Work Orders) sono infatti il primo mezzo che abbiamo per tracciare le nostre operazioni e mettere ordine al tradizionale caos della manutenzione.

Si tratta di uno strumento gestionale che trasforma richieste generiche in processi organizzati, tracciabili e misurabili, riducendo il caos operativo e incrementando significativamente l’efficienza complessiva.

Definizione di Ordine di Lavoro

Un ordine di lavoro è un documento, cartaceo o digitale, che raccoglie tutte le informazioni necessarie per eseguire un intervento di manutenzione o una generica attività operativa. 

Cos’è un Ordine di Lavoro

Un ordine di lavoro è un documento, cartaceo o digitale, che raccoglie tutte le informazioni necessarie per eseguire un intervento di manutenzione o una generica attività operativa. Va oltre la semplice comunicazione: rappresenta il primo step concreto seguito alla ricezione di una richiesta di intervento secondo una logica di manutenzione correttiva oppure in base a un calendario di manutenzione programmata  stabilito precedentemente.

Ogni ordine di lavoro incarna le specifiche tecniche, le responsabilità assegnate, i tempi previsti e le risorse necessarie per portare a termine l’incarico. Non si esaurisce nella sua creazione, ma continua a esistere durante tutto il ciclo di vita dell’operazione, dalla pianificazione iniziale fino all’archiviazione finale e all’analisi retrospettiva.

Un ordine di lavoro ben strutturato dovrebbe includere almeno i seguenti dettagli:

• Nome e cognome o reparto di chi ha richiesto l’intervento
• Nome e cognome di chi ha autorizzato il lavoro
  A quale asset, macchinario o impianto si riferisce e la sua ubicazione
• Scopo dell’intervento
• Descrizione del problema
• Tipo di intervento
• Livello di priorità
• Nome e cognome del tecnico a cui è stato assegnato (può essere una risorsa interna o esterna)
• Prerequisiti per il completamento dell’obiettivo (es. componenti di ricambio previsti, strumenti necessari, documenti, note, check-list)
• Data prevista di inizio e fine lavoro

Date queste premesse, è chiaro che la corretta compilazione di un ordine di lavoro, la sua gestione prima, durante e dopo l’intervento, oltre alla sua archiviazione e la capacità di analizzarlo, giocano un ruolo fondamentale nel rendere più efficienti i processi di manutenzione all’interno di un’azienda.

L’uso di un gestionale manutenzione o di un software gestione ordini di lavoro, come un software CMMS, permette di rendere più semplice e in molti aspetti automatica, la gestione dell’ordine di lavoro durante tutto il suo ciclo di vita. Permette inoltre di pianificare l’intervento in modo efficiente, coordinando tutte le parti coinvolte e di aggiungere con un click tutta la documentazione necessaria. Ma il beneficio maggiore è senza dubbio la tracciabilità di tutte le operazioni che contribuisce in modo inequivocabile a rendere più ordinati, precisi e ed efficienti i processi manutentivi.

A cosa servono gli Ordini di Lavoro

L’utilizzo e la gestione ordinata e sistematica degli ordini di lavoro consente alle aziende di:

• Organizzare le operazioni in modo coerente, eliminando improvvisazione e comportamenti arbitrari
• Tracciare completamente ogni azione intrapresa, creando una cronologia verificabile di tutti gli interventi
• Comunicare chiaramente tra reparti, responsabili e tecnici, riducendo malintesi e errori dovuti a informazioni incomplete
• Pianificare risorse (personale, materiali, tempo) in modo efficiente, evitando sprechi e ritardi
• Rispettare normative e standard di settore, garantendo conformità legale e sicurezza sul lavoro
• Analizzare dati storici per identificare trend, ottimizzare processi e prendere decisioni informate

Senza una struttura ordinata di ordini di lavoro, le aziende si trovano a fronteggiare ritardi nelle risposte, raddoppi di sforzi, perdita di informazioni critiche e incapacità di misurare effettivamente le performance operative.

Differenza tra Richiesta di Intervento e Ordine di Lavoro

Sebbene i termini siano spesso usati in modo intercambiabile, esiste una distinzione importante tra questi due elementi del flusso gestionale.

Richiesta di Intervento

Una richiesta di intervento viene generata da personale esterno al team di manutenzione o dal reparto operativo. Rappresenta la segnalazione di un problema specifico—un guasto, un’anomalia, una necessità di manutenzione—senza che chi la invia disponga di autorità decisionale o competenze tecniche per risolverlo autonomamente. Può pervenire attraverso diversi canali: comunicazione verbale, messaggio, email, oppure tramite un modulo digitalizzato all’interno di un sistema di gestione.

La richiesta contiene le informazioni iniziali sul problema riscontrato, ma manca di dettagli tecnici approfonditi e della strutturazione necessaria per guidare un intervento completo. È principalmente descrittiva e reattiva.

Ordine di Lavoro

L’ordine di lavoro rappresenta lo step successivo nel flusso gestionale. Nasce dall’approvazione e dall’elaborazione di una richiesta di intervento da parte di un responsabile della manutenzione, di un supervisor o di un manager autorizzato. In questa fase, la richiesta generica viene trasformata in un documento strutturato, completo di:

• Priorità assegnata
• Risorse specifiche allocate
• Tempistiche definite
• Tecnico incaricato
• Documentazione di supporto

L’ordine di lavoro diventa quindi il documento operativo ufficiale che guida l’esecuzione dell’intervento. Possiede autorevolezza gestionale e tracciabilità completa.

Tipologie di Ordini di Lavoro

Gli ordini di lavoro si differenziano principalmente in base alla natura dell’intervento e al contesto che li genera. Riconoscere questa varietà è essenziale per implementare strategie gestionali appropriate.

Ordini generati da Richieste di Intervento (Manutenzione reattiva/correttiva/a guasto)

Questi ordini nascono in risposta a un evento inatteso: un guasto, un’anomalia di funzionamento, un problema improvviso. Sono di natura reattiva, poiché il team di manutenzione si mobilita per contenere il danno e ripristinare la funzionalità.

Gli ordini di manutenzione correttiva presentano caratteristiche peculiari:

• Urgenza variabile: possono richiedere intervento immediato (emergenza) oppure essere programmati in tempi ragionevoli
• Impatto operativo: spesso influenzano direttamente la produzione o i servizi erogati
• Incertezza iniziale: il tempo esatto di risoluzione potrebbe non essere prevedibile in partenza

Ordini generati da Manutenzione Preventiva-Programmata

Questi ordini derivano da una strategia pianificata anziché da un evento disruptivo. Seguono calendari predefiniti, soglie di utilizzo oppure parametri tecnici monitorati continuamente. La manutenzione preventiva mira a prevenire il verificarsi di guasti prima che accadano, seguendo un maintenance planning preciso e un piano di manutenzione predefinito.

Le loro caratteristiche sono:

• Prevedibilità: tempi e risorse sono pianificabili con buona precisione
• Flessibilità: possono essere leggermente anticipati o posticipati senza effetti critici
• Opportunità di coordinamento: è facile raggruppare più interventi nella medesima finestra temporale

Altre tipologie di ordini di lavoro

Oltre a correttiva e preventiva, le organizzazioni spesso gestiscono ulteriori categorie di ordini:

• Ordini di manutenzione predittiva: generati quando parametri tecnici (vibrazioni, temperature, pressioni) segnalano un deterioramento imminente, permettendo interventi precisi al momento giusto
• Ordini di ispezione: finalizzati al controllo sistematico di asset, conformità normativa, o identificazione di rischi
• Ordini di installazione/implementazione: dedicati all’implementazione di nuovi sistemi, macchinari o modifiche significative
• Ordini di sicurezza: rivolti esclusivamente a mitigare rischi per il personale o per la struttura stessa
• Ordini di manutenzione migliorativa: focalizzati su upgrade, ottimizzazioni o rinnovamenti che prolungano la vita utile degli asset

Elementi fondamentali di un Ordine di Lavoro strutturato

Un ordine di lavoro ben costruito deve includere un insieme minimo di informazioni per garantire chiarezza e tracciabilità completa:

Questa strutturazione consente a chi esegue l’intervento di disporre di una guida chiara e completa, riducendo il rischio di errori, incompletezze o ritardi.

11 campi essenziali da includere in un Ordine di Lavoro, secondo mainsim

Non tutti i campi che potete inserire in un ordine di lavoro hanno il medesimo peso. Alcuni sono essenziali—costituiscono il fondamento senza il quale l’ordine di lavoro perde efficacia operativa—mentre altri sono complementari, utili per approfondimenti successivi.

Per garantire che ogni vostro ordine di lavoro sia immediatamente operativo e capace di guidare l’azione del tecnico, noi abbiamo individuato gli 11 campi essenziali di un ordine di lavoro che garantiscono:

• Chiarezza operativa: il tecnico sa immediatamente cosa fare, dove, e perché
• Tracciabilità giuridica: responsabilità chiare e verificabili
• Efficienza logistica: risorse allocate prima che cominci il lavoro
• Controllo gestionale: visibilità su stato, costi, e performance
• Scalabilità: una base solida su cui aggiungere ulteriori dettagli senza confusione

1. Asset

Il campo asset è un pilastro fondamentale dell’ordine di lavoro in quanto tutto ciò che viene gestito all’interno di un software gestione manutenzione è sempre collegato a un oggetto specifico. La gestione degli asset tramite software asset management dedicato permette di monitorare e mantenere le informazioni relative a tutti gli asset fisici della vostra organizzazione. Solo utilizzando questo campo è possibile tracciare completamente ogni intervento e collegarlo allo storico manutentivo del bene.

2. Descrizione Breve

Un ordine di lavoro efficace parte da una descrizione chiara: cosa c’è da fare, perché e quali sono gli obiettivi. Una descrizione vaga genera confusione e porta il tecnico a interpretare liberamente l’incarico, con rischi di risultati incoerenti. Analizzare i motivi dietro ogni ordine di lavoro previene problemi futuri e migliora significativamente la programmazione della manutenzione successiva.

3. Categoria

Ogni ordine può essere classificato in categorie, come manutenzione correttiva o manutenzione programmata, e visualizzato attraverso icone identificative. Questo facilita l’identificazione rapida della tipologia di intervento necessario, consentendo al team di sapere a colpo d’occhio se si tratta di emergenza, lavoro pianificato, o manutenzione di routine.

4. Priorità

Gli ordini di lavoro possono essere classificati per priorità (bassa, normale, alta, critica) in modo da organizzare meglio le attività operative. Questo permette di concentrarsi sugli interventi più urgenti e di ottimizzare la gestione del tempo, evitando che risorse preziose vengano assegnate a compiti secondari quando emergenze richiedono attenzione immediata.

5. Responsabile

Avere un campo dove è indicato il personale incaricato dell’ordine di lavoro—il team, un fornitore esterno, o un tecnico specifico—insieme a priorità e tempistiche di risoluzione, permette di tracciare performance e carichi di lavoro, migliorando significativamente l’organizzazione. Un responsabile chiaro significa accountability; consente notifiche dirette al tecnico e supporta successive valutazioni di performance individuale.

6. Data e Richiedente

Chi ha segnalato il problema? Quando? Questi dati aiutano a tracciare le richieste, gestire gli SLA (service level agreement), valutare priorità e analizzare i tempi di risposta tra segnalazione e presa in carico. Senza questa informazione, è impossibile misurare l’efficacia reattiva del team di manutenzione.

7. Materiali e Attrezzature

Quante volte i tecnici arrivano sul posto e scoprono di non avere tutto il necessario? Indicare ricambi, strumenti specializzati e attrezzature in anticipo accelera significativamente il lavoro e riduce drasticamente i tempi di fermo impianto. Un tecnico equipaggiato completamente è un tecnico efficiente; uno che deve tornare due volte è un costo nascosto.

8. Task

Non solo cosa fare, ma come farlo bene. Le task possono includere checklist di sicurezza, dispositivi di protezione individuale (DPI) obbligatori, procedure operative standard (SOP), istruzioni dettagliate e documentazione per assicurarsi che le procedure vengano seguite dai tecnici sul campo. Una task strutturata riduce errori, garantisce conformità a standard, e crea traccia verificabile di ogni step eseguito.

9. Data Inizio e Fine Attività

La data inizio e fine pianificata permette di monitorare lo stato dell’ordine di lavoro, tracciando i tempi che intercorrono tra le fasi di apertura e chiusura. Raccogliere i tempi reali di esecuzione consente di ottenere report più affidabili, identificare colli di bottiglia, e pianificare meglio gli interventi futuri sulla base di dati storici concreti.

10. Analisi Causa Radice

Inserire nel WO il motivo reale del problema consente di effettuare una Root Cause Analysis precisa, prevenire guasti futuri, ottimizzare la pianificazione della manutenzione preventiva, e ridurre significativamente i costi di manutenzione a lungo termine. Senza comprendere la radice del problema, si rischia di curare solo il sintomo, generando interventi ripetitivi e inefficienti.

11. Immagini

Descrizioni vaghe generano confusione e malintesi. Allegare una foto o un video prima e dopo l’intervento permette di verificare il problema riscontrato e il lavoro svolto senza dover chiedere ulteriori spiegazioni o dubitare della qualità dell’esecuzione. Un’immagine vale mille parole, specialmente quando il lavoro è completato in assenza del supervisore.

La filosofia: partire dai fondamentali

La lezione chiave è questa: non serve compilare 50 campi per avere un ordine di lavoro efficace. Serve avere questi 11 compilati accuratamente e coerentemente.

Dopo aver solidificato questi fondamentali, potete aggiungere:

• Campi di documentazione: riferimenti normative, standard di sicurezza da rispettare, certificazioni richieste
• Campi di comunicazione: note interne, contatti per chiarimenti, escalation path in caso di problemi
• Campi di follow-up: ispezioni previste post-intervento, raccomandazioni per future manutenzioni, trigger per manutenzione preventiva successiva
• Campi di integrazione: numero di commessa, centro di costo, progetto correlato, ordine di acquisto associato

Ma questi ultimi sono estensioni, non fondamenta. Se i vostri 11 campi essenziali sono compilati accuratamente e completamente, tutto il resto trova naturalmente il suo posto.

Come implementare l’uso degli Ordini di Lavoro nella pratica

Quando configurate il vostro programma di manutenzione, sia manuale sia tramite software gestione manutenzione esistono alcuni passaggi da considerare per iniziare ad utilizzare gli Ordini di Lavoro come strumento utile alla gestione della manutenzione:

1. Rendere obbligatori determinati campi: il sistema non consente creazione di ordini incompleti senza di essi
2. Usare campi a scelta multipla dove possibile (categoria, priorità, responsabile): riduce errori di digitazione e mantiene coerenza nei dati
3. Fornire helper visivi: tooltip, esempi pratici, descrizioni che guidano chi compila senza appesantire l’interfaccia
4. Automatizzare dove possibile: data di creazione, numero progressivo, asset predefinito se richiesto da reparto, responsabile di default
5. Formare il team: assicurarsi che chi compila gli ordini comprenda l’importanza di ogni campo e come compilarlo correttamente e completamente

Un ordine di lavoro con questi campi compilati accuratamente è già il 90% del lavoro necessario. Il restante 10% sono raffinamenti, contesto specifico, e follow-up che emergeranno naturalmente durante l’esecuzione e l’analisi successiva.

Workflow e ciclo di vita di un Ordine di Lavoro

Il ciclo di vita di un ordine di lavoro si articola in diverse fasi sequenziali, ognuna con ruoli, responsabilità e output specifici. Comprendere questo flusso è cruciale per gestirlo efficacemente.

Fase 1: Creazione dell’Ordine di Lavoro

Successivamente alla ricezione di una richiesta di intervento oppure durante la stesura di un piano di manutenzione preventiva, si procede alla creazione formale dell’ordine di lavoro. In questo momento, il responsabile della manutenzione o il supervisor raccoglie i dati iniziali, li struttura secondo il modello aziendale, e assegna un identificativo univoco.

Nel caso di manutenzione programmata, gli ordini possono essere generati automaticamente da un sistema di manutenzione programmata se presenti apposite regole di automazione, oppure creati manualmente secondo il calendario.

Fase 2: Assegnazione e Pianificazione

Una volta creato, l’ordine di lavoro deve essere assegnato a una risorsa specifica (tecnico interno, fornitore esterno, team specializzato). La scelta si basa su criteri quali competenze, disponibilità, carichi di lavoro attuali e prossimità geografica.

Successivamente, l’intervento viene inserito nel calendario operativo, tenendo conto delle disponibilità del tecnico e delle priorità aziendali. Se interviene una richiesta d’emergenza, potrebbe essere necessario ripianificare ordini già programmati; un sistema automatizzato gestisce queste modifiche senza perdita di informazioni.

Fase 3: Esecuzione dell’Intervento

Il tecnico o fornitore assegnato riceve una notifica (via email, SMS, app mobile) e accede all’ordine di lavoro per consultare tutti i dettagli: ubicazione dell’asset, descrizione del problema, materiali disponibili, check-list da seguire, normative di sicurezza pertinenti.

Durante questa fase, il tecnico:

• Esegue i compiti secondo le istruzioni
• Documenta eventuali anomalie non previste
• Raccoglie dati su tempi, materiali utilizzati, ostacoli incontrati
• Acquisisce foto/video se rilevante
• Aggiorna lo stato dell’ordine in tempo reale

Fase 4: Chiusura dell’Ordine di Lavoro

Una volta completato l’intervento, il tecnico procede alla documentazione formale e alla chiusura. In questa fase:

• Compila il rapporto tecnico dettagliato (attività svolte, risultati conseguiti)
• Registra i costi (ore di lavoro, materiali consumati, servizi esterni eventualmente utilizzati)
• Allega documentazione di supporto (foto, certificati, prove di funzionamento)
• Firma digitalmente il rapportino (se il sistema lo consente)
• Aggiunge note finali o raccomandazioni per future manutenzioni

Un responsabile potrebbe dover approvare l’ordine chiuso prima che diventi definitivo, verificando coerenza tra lavoro promesso e lavoro realizzato.

Fase 5: Archiviazione e Analisi

L’ultimo step riguarda l’integrazione dell’ordine di lavoro completato nello storico aziendale. Tutte le informazioni—dati anagrafici, cronologia delle azioni, costi sostenuti, durata effettiva—vengono consolidate nel sistema di gestione.

Un software di manutenzione CMMS elabora automaticamente questi dati, creando:

• Storico completo dell’asset interessato
• Report di performance (tempi di intervento, conformità ai tempi previsti, costi)
• Dati aggregati per analisi statistiche e identificazione di trend
• Input per ottimizzazione futura dei processi

Processo di creazione e approvazione degli OdL

La corretta strutturazione del processo di creazione e approvazione è fondamentale per garantire che ogni ordine di lavoro sia legittimo, opportuno e supportato dalle risorse necessarie.

Ricezione della richiesta

Il processo inizia con la ricezione di una richiesta, che può provenire da:

• Operatori di linea che segnalano guasti
• Clienti che richiedono servizi
• Sistemi automatici di monitoraggio che richiamano soglie
• Piani di manutenzione preventiva predefiniti

Valutazione e Screening

Il responsabile della manutenzione valuta la richiesta rispetto a:

• Urgenza: gravità dell’impatto operativo
• Fattibilità: disponibilità di competenze e risorse
• Duplicazione: se altri ordini analoghi sono già in corso
• Conformità: allineamento con normative e policy aziendali

Questo step evita la creazione di ordini ridondanti, non prioritari, o non fattibili nell’immediato.

Autorizzazione formale

Un manager autorizzato approva formalmente la richiesta, transformandola in ordine di lavoro ufficiale. Questa autorizzazione implica l’allocazione di budget, risorse e capacità operativa.

Strutturazione dell’ordine di lavoro

I dati della richiesta vengono consolidati in un documento strutturato secondo gli standard aziendali, arricchiti con informazioni di dettaglio necessarie per l’esecuzione.

Gestione e monitoraggio durante il ciclo di vita

Una volta che l’ordine è attivo, è essenziale monitorare continuamente lo stato di avanzamento per garantire conformità ai tempi, alla qualità e agli standard previsti.

Tracciamento dello stato

Ogni ordine di lavoro deve essere visibile in un cruscotto centrale, con indicazioni chiare di:

• Stato attuale (creato, assegnato, in corso, in sospeso, completato, archiviato)
• Data di inizio effettiva e confronto con quella prevista
• Tempo trascorso e stima di completamento
• Problemi o scostamenti riscontrati

Comunicazione in tempo reale

Notifiche push, email, o avvisi all’interno della piattaforma mantengono tutti gli stakeholder informati di:

• Assegnazione di nuovi ordini
• Cambiamenti di stato
• Richieste di approvazione
• Ritardi o problemi emersi

Gestione delle eccezioni

Nel caso si verifichino scostamenti (ritardi, costi aggiuntivi, problemi tecnici imprevisti), il sistema segnala la necessità di intervento manageriale: approvazione di ore supplementari, reallocation di risorse, o ripianificazione.

Raccolta di dati operativi

Durante l’esecuzione, il sistema raccoglie dati su:

• Ore effettive di lavoro
• Materiali consumati
• Attività completate
• Problemi incontrati e modalità di risoluzione
• Qualità del risultato finale

Questi dati alimentano successivamente l’analisi per miglioramenti continui.

Strumenti e tecnologie per la gestione dell’ordine di lavoro

La scelta dello strumento giusto per gestire gli ordini di lavoro impatta significativamente sulla efficienza operativa complessiva.

Sistemi tradizionali: carta e fogli di calcolo

Gestione cartacea: basata su moduli stampati e archiviazione fisica.

Vantaggi:

• Costi iniziali minimi
• Accessibilità universale (non richiede formazione tecnologica)
• Semplicità nella compilazione

Svantaggi:

• Difficoltà nel reperire ordini aperti o storici
• Elevata probabilità di errori e omissioni
• Tempi di risposta lenti
• Impossibilità di tracciare in tempo reale
• Costi indiretti significativi dovuti a inefficienza

Gestione tramite fogli di calcolo (Excel, Google Sheets): digitalizzazione base mediante spreadsheet.

Vantaggi:

• Migliore reperibilità rispetto al cartaceo
• Minor rischio di errori di compilazione
• Possibilità di calcoli automatici
• Archivio digitale più facilmente gestibile

Svantaggi:

• Nessuna automazione di workflow
• Difficoltà nel tracciare progress step-by-step
• Scambio di informazioni non intuitivo né veloce
• Rischi di versioni multiple e conflitti di dati
• Impossibilità di integrazioni con altri sistemi

Sistemi CMMS ed EAM

Un software gestione manutenzione di tipo CMMS (Computerized Maintenance Management System) o EAM rappresenta il gold standard nella gestione contemporanea degli ordini di lavoro.

Accesso Mobile

Uno dei vantaggi principali è la possibilità di creare, modificare e completare ordini di lavoro direttamente da dispositivi mobili, anche sul luogo dell’intervento. Il tecnico accede a:

• Ubicazione e dettagli dell’asset
• Storico completo degli interventi precedenti
• Check-list e procedure operative
• Foto e documentazione di riferimento
• Contatti e supporti tecnici

Automazione dei Processi

Il sistema automatizza:

• Creazione ricorrente di ordini per manutenzione programmata
• Assegnazione intelligente in base a competenze e disponibilità
• Notifiche e avvisi secondo regole predefinite
• Pianificazione automatica in caso di priorità emergenti
• Calcolo automatico di costi e consuntivi

Analisi e Reporting

Le piattaforme CMMS/EAM offrono:

• Report personalizzati su performance di asset, tecnici, e processi
• Dashboard analitici in tempo reale
• Identificazione di trend e anomalie
• Supporto decisionale data-driven
• Metriche quali MTBF (tempo medio tra i guasti), MTTR (tempo medio di riparazione), Wrench Time e  OEE (overall equipment effectiveness)

Tracciabilità e Compliance

Ogni azione è registrata con timestamp, autore, e motivazione. Questo:

• Crea una cronologia verificabile di ogni operazione
• Semplifica audit interni e conformità normativa
• Fornisce prova documentale in caso di controversie
• Supporta decisioni su conformità e sicurezza

Gestione dell’Inventario e delle Risorse

Il sistema integra:

• Giacenze di componenti e materiali
• Prenotazione automatica delle risorse necessarie
• Alert su scorte critiche
• Pianificazione della logistica

Integrazioni Sistemiche

Un software CMMS moderno si integra con:

• Sistemi ERP per contabilità e budget
• Piattaforme di monitoraggio remoto per asset
• Software di pianificazione risorse (Resource Planning)
• Sistemi documentali

Sebbene i costi iniziali di implementazione siano maggiori rispetto a soluzioni tradizionali, i benefici a lungo termine (riduzione di inefficienze, miglioramento della produttività, prevenzione di guasti costosi) compensano ampiamente l’investimento.

Ruolo degli Ordini di Lavoro nella Manutenzione Preventiva e Correttiva

La relazione tra ordini di lavoro e le diverse strategie di manutenzione è fondamentale per comprendere come strutturare il sistema operativo.

Manutenzione Preventiva

La manutenzione preventiva mira a prolungare la vita degli asset e a prevenire guasti non pianificati. Gli ordini di lavoro in questo contesto:

• Vengono generati secondo un piano di manutenzione predefinito
• Hanno scadenze temporali (es. ogni tre mesi) o basate su utilizzo (es. ogni 10.000 km)
• Permettono coordinamento efficiente (es. raggruppamento di più interventi nella stessa finestra)
• Riducono i tempi di fermo non pianificato

Manutenzione Correttiva

La manutenzione correttiva interviene dopo il verificarsi di un guasto. Gli ordini:

• Nascono in risposta a emergenze o anomalie
• Possono richiedere priorità massima e intervento immediato
• Sono spesso affiancati da Root Cause Analysis per evitare recidive
• Forniscono input prezioso per raffinare i piani preventivi

Un approccio equilibrato combina i due: manutenzione preventiva sistematica riduce la frequenza di interventi correttivi; quando questi ultimi si verificano, gli ordini di lavoro ben strutturati ne minimizzano l’impatto e aggiungono conoscenza al sistema.

Manutenzione su Condizione e Predittiva

Tecniche più sofisticate come manutenzione su condizione e manutenzione predittiva sfruttano i dati provenienti dagli ordini di lavoro:

• Parametri monitorati continuamente (vibrazioni, temperature, pressioni)
• Trigger automatici che generano ordini quando soglie sono violate
• Interventi esattamente al momento opportuno, non anticipati né ritardati

Normative, standard e best practice degli Ordini di Lavoro

La gestione degli ordini di lavoro non avviene in assenza di vincoli: normative e standard di settore definiscono obblighi di documentazione, tracciabilità, e sicurezza.

Contesto normativo

Diversi standard settoriali impongono requisiti su:

• Tracciabilità: ogni intervento deve essere documentato e verificabile
• Sicurezza sul lavoro: compliance con regolamenti sulla protezione del personale
• Conformità ambientale: gestione di rifiuti e sottoprodotti
• Certificazioni di qualità: requisiti ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001)

Le organizzazioni devono assicurarsi che il loro sistema di gestione degli ordini di lavoro soddisfi questi requisiti.

Best practice internazionali

Metodologie riconosciute globalmente includono:

• TPM (Total Productive Maintenance): coinvolgimento di tutti i livelli organizzativi
• RCM (Reliability Centered Maintenance): enfasi su affidabilità e efficienza
• FMEA (Failure Mode and Effects Analysis): analisi sistematica dei rischi di guasto
• RAMS (Reliability, Availability, Maintainability, Safety): valutazione integrata di affidabilità e sicurezza

Strutturare il sistema di ordini di lavoro in consonanza con queste metodologie migliora significativamente i risultati.

Vantaggi dell’uso degli Ordini di Lavoro

Una corretta gestione degli ordini di lavoro tramite un software di manutenzione CMMS garantisce una consistente riduzione dei tempi di intervento e una totale tracciabilità di tutte le operazioni. Inoltre semplifica la rendicontazione dei costi e dei tempi di lavoro.

Riuscire a gestire l’ordine di lavoro in ogni fase del suo ciclo di vita, compresa l’archiviazione, assicura l’accesso ad un patrimonio informativo aziendale di altissimo valore: riuscire a lavorare su questi dati, attraverso un’analisi statistica e report personalizzati, ci permette di prendere decisioni informate e data-driven per migliorare i processi e garantire i più alti livelli di efficienza e produzione.

Quando implementata consapevolmente, la gestione sistematica degli ordini di lavoro genera benefici concreti e misurabili tra cui:

Efficienza Operativa

• Riduzione del tempo medio di intervento (MTTR)
• Minore “tempo a vuoto” dovuto a preparazione inadeguata
• Migliore utilizzo della capacità produttiva del team

Efficacia Economica

• Riduzione dei costi di manutenzione emergenziale
• Controllo preciso della spesa (budget vs. consuntivo)
• Ottimizzazione dell’inventario di componenti
• Prolungamento della vita utile degli asset

Qualità e Conformità

• Consistenza nella qualità degli interventi
• Tracciabilità completa per audit e verifiche normative
• Riduzione di “rework” e interventi incompleti
• Documentazione idonea a supportare decisioni legali

Consapevolezza Strategica

• Visibilità in tempo reale dello stato delle operazioni
• Dati storici ricchi per analisi e previsioni
• Identificazione di pattern di guasto e aree di miglioramento
• Supporto al processo decisionale informato e data-driven

Sicurezza

• Istruzioni chiare e complete riducono incidenti operativi
• Documentazione di conformità a standard di sicurezza
• Traccia verificabile di manutenzioni critiche per la sicurezza
• Proattività nel identificare e mitigare rischi

Sfide comuni nella gestione degli Ordini di Lavoro

Nonostante i benefici evidenti, le organizzazioni affrontano spesso sfide significative:

Resistenza al cambiamento

Passare da sistemi informali o cartacei a piattaforme digitalizzate richiede change management: training, abituazione, e talvolta resistenza culturale.

Qualità dei dati iniziali

Un sistema è efficace solo se alimentato con dati accurati e completi. Richieste di intervento vaghe o incomplete generano ordini di lavoro inefficaci.

Over-maintenance

A volte, i sistemi vengono configurati con troppi campi o procedure, diventando gravosi da compilare e mantenere.

Integrazione sistemica

Ordini di lavoro isolati da altri sistemi aziendali (contabilità, inventario, risorse umane) limitano l’efficacia complessiva.

Formazione e onboarding

Il personale deve comprendere il valore del sistema e ricevere formazione adeguata per utilizzarlo correttamente.

Superare queste sfide richiede commitment organizzativo, pianificazione, e supporto continuativo.