Che cos’è l’MRO? Guida completa alla gestione di Manutenzione, Riparazioni e Operazioni.

Nel panorama industriale moderno, l’efficienza operativa e la continuità produttiva dipendono da numerosi fattori critici. Tra questi, la gestione delle attività MRO (Maintenance, Repair and Operations) rappresenta uno degli elementi strategici per il successo di qualsiasi organizzazione, tanto nella manifattura quanto nel facility management.

In questo articolo analizziamo l’importanza dell’MRO nei suoi molteplici aspetti, che vanno dalla gestione della manutenzione a quella della supply chain e del magazzino ricambi. Analizzeremo insieme quali sono i vantaggi e le best practice per una strategia MRO efficace per ridurre i tempi di inattività, i costi e massimizzare la produzione.

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Cos’è l’MRO?
Perché l’MRO è importante?
Quali sono le 4 categorie di MRO
Strategie e best practice
Il ruolo della tecnologia: CMMS e MRO
Quali sono i vantaggi del MRO?

Cos’è l’MRO?

MRO è l’acronimo di Maintenance, Repair and Operations (in italiano, Manutenzione, Riparazioni e Operazioni).

L’acronimo MRO si riferisce all’insieme di tutte le attività (manutenzione, riparazione, sostituzione), i processi, i materiali e le risorse necessarie per mantenere in funzione gli impianti, le attrezzature e le infrastrutture aziendali su cui un’organizzazione fa affidamento per raggiungere i propri obiettivi di business.

Proviamo a fare qualche esempio?

Ispezionare un impianto → Fa parte dell’MRO.
Sostituire il liquido di raffreddamento di un motore? → MRO.
Ordinare una fornitura di cuscinetti per un nastro trasportatore? → Ancora MRO.
Fare l’inventario del magazzino ricambi? → MRO.
Assicurarsi che i DPI necessari siano presenti? → Sì, sempre MRO.

🔴 L’impatto in azienda dell’MRO

Secondo le stime di settore, le attività di MRO rappresentano “solo” tra il 5% e il 15% della spesa totale di uno stabilimento, ma assorbono fino al 50-80% di tutte le transazioni e causa il 50% di tutte le emergenze che hanno un impatto diretto sull’affidabilità di un impianto produttivo.

Questi numeri da soli ci fanno capire l’importanza di “Manutenzione, Riparazioni e Operazioni” nel contesto industriale. Se ti sembra un’attività troppo impegnativa da gestire, probabilmente è perché lo è davvero. Ma non puoi farne a meno. Ed ecco perché è necessario farsi supportare da un software MRO (come un CMMS o un software di gestione della manutenzione) per automatizzare i processi e ottimizzare le strategie di Maintenance, Repair and Operations.

Perché l’MRO è importante?

L’MRO ha un impatto critico su ogni organizzazione, tra cui per esempio la gestione dei costi di manutenzione, il controllo dell’inventario (magazzino ricambi) e la produttività degli impianti. L’importanza strategica dell’MRO si manifesta attraverso diversi aspetti fondamentali: vediamoli uno per uno nel dettaglio.

Continuità operativa e produttività:
Una gestione efficace dell’MRO garantisce il funzionamento continuo degli impianti e delle linee produttive grazie a strategie diversificate e piani di manutenzione ottimizzati. Oltre alla riduzione dei guasti, l’MRO incide anche e soprattutto sui tempi di fermo non pianificati: ogni ora di fermo macchina può costare all’azienda migliaia di euro in termini di mancata produzione, rendendo l’MRO un investimento piuttosto che un costo.

Costi di manutenzione:
Dovrebbe essere ovvio a tutti come la manutenzione sia essenziale per prevenire i guasti ed evitare costi elevati di riparazione o sostituzione. Quando la manutenzione viene trascurata il numero di guasti aumenta, con tutto ciò che essi comportano. Paradossalmente, investire nell’MRO consente di ridurre i costi complessivi ed evitare spese inutili (come sostituzioni impreviste e riparazioni di emergenza).

Controllo dell’inventario:
Una gestione efficiente dell’MRO implica uno stretto controllo del magazzino ricambi (materiali, forniture e componenti). Lo spreco di risorse e l’ingombro degli spazi dovuto ad un eccesso di materiali di ricambio in magazzino, ha un costo effettivo per l’azienda. D’altra parte, il personale addetto alla manutenzione in genere è portato a sovrastimare la necessità di ricambi per evitare di restare senza l’articolo di ricambio necessario nel momento del bisogno. L’esaurimento delle scorte e forniture eccessive sono due facce della stessa medaglia che possono essere ottimizzate trovando il giusto equilibrio grazie ad una gestione accorta dell’inventario MRO.

Conformità normativa:
Molti settori industriali sono soggetti a normative stringenti che richiedono processi standard specifici di manutenzione e sicurezza. Una gestione MRO strutturata facilita il rispetto di questi requisiti attraverso l’introduzione di procedure operative standard (SOP), corretto utilizzo dei DPI, gestione degli infortuni e near misses, Permessi di Lavoro, documentazione specifica, etc.

Qualità del prodotto:
Impianti e macchinari ben manutenuti e affidabili, producono risultati più consistenti e di maggior qualità, riducendo scarti, rilavorazioni, perdite di produttività e, in ultima istanza, i rischi connessi ad una qualità scadente dei prodotti commercializzati.

CASE STUDY FOOD AND BEVERAGE

“Siamo passati da una gestione della manutenzione essenzialmente reattiva ai guasti, a piani di manutenzione preventiva ottimizzati per i nostri impianti.”

A. Di Giorgio | Plant Manager @ Aromata Group

Leggi il case study →

Quali sono le 4 categorie di MRO?

L’MRO riguarda un ecosistema complesso di risorse e attività che tutte insieme ricadono nella gestione della Manutenzione, Riparazioni e Operazioni. Possiamo suddividere l’MRO in 4 categorie principali.

1. Materiali e inventario MRO
Gli articoli coinvolti nella Manutenzione, Riparazione e Operazioni sono tutti quei materiali che, pur non essendo direttamente coinvolti nel processo produttivo, sono essenziali nel corretto funzionamento delle attività operative. Rientrano in questa categoria:

Strumenti di riparazione e assistenza: sono gli strumenti e gli utensili necessari per condurre le attività di manutenzione vere e proprie, come trapani, cacciaviti, martelli, etc.
Materiali di consumo: i consumabili sono i materiali più comuni nell’inventario MRO come viti, dadi, nastri isolanti, liquidi di raffreddamento, prodotti per la pulizia, lubrificanti e grasso per gli ingranaggi, etc.
Dispositivi di sicurezza e dispositivi di protezione individuale (DPI): rientrano in questa categoria tutte le voci di inventario MRO come per esempio gli estintori, caschi, rilevatori di fumo, occhiali protettivi, scarpe antinfortunistica, guanti, etc.
Attrezzature industriali: questa potrebbe essere di gran lunga la voce economicamente più sostanziosa di un magazzino MRO. Include tutte le apparecchiature e le attrezzature sostitutive per gli impianti di produzione, come ad esempio valvole, motori, pompe, compressori, etc.

2. Manutenzione delle attrezzature per la movimentazione dei materiali
Rientra in questa categoria MRO la logistica e la manutenzione di tutti i macchinari e le attrezzature utilizzate per movimentare le materie prime utilizzate nel processo produttivo e i prodotti finiti. Si tratta in genere di mezzi pesanti come carrelli elevatori, bracci robotici, nastri trasportatori, etc.

3. Manutenzione e riparazione degli impianti di produzione
La manutenzione delle attrezzature e degli impianti produttivi rappresenta a buon titolo una delle attività principali dell’MRO coinvolgendo Maintenance e Operations. L’obiettivo è quello di ridurre i guasti e migliorare l’affidabilità degli asset, riducendo al minimo gli sprechi e i tempi di fermo, massimizzando la produzione e minimizzando i costi.

4. Manutenzione e riparazione delle infrastrutture
La gestione dell’MRO non riguarda soltanto la produzione e le attrezzature coinvolte nei processi produttivi. L’intera struttura (immobili, uffici, magazzini, etc.) necessitano di manutenzione. Queste attività MRO che ricadono nella sfera del facility management e riguardano per esempio: la manutenzione degli edifici (impianti di riscaldamento, HVAC, etc.), i servizi di pulizia, la manutenzione del verde, disinfestazioni, l’approvvigionamento di materiali di cancelleria, e così via. Sono tutte attività di manutenzione e riparazione che non sono coinvolte direttamente nel processo produttivo e non riguardano il core business aziendale, ma sono necessarie per mantenere le strutture funzionanti, assicurare il comfort e la sicurezza degli ambienti di lavoro e ottimizzare le prestazioni dei dipendenti.

Nell’immagine qui a destra (o sotto se sei da mobile) un’infografica riassuntiva di cosa è l’MRO e i suoi benefici.

MRO - Maintenance, Repair and Operations

Come gestire l’MRO: strategie e best practice

La gestione della Manutenzione, delle Riparazioni e delle Operazioni è un aspetto fondamentale per ogni azienda, a prescindere dal suo settore. È un’attività complessa, che richiede strategia, pianificazione, coordinamento, formazione del personale, e possibilmente anche il sostegno della tecnologia.

Ecco allora le principali strategie e le best practice che le aziende possono mettere in campo per ottimizzare e rendere più efficiente la manutenzione, la gestione dell’inventario MRO e le operazioni.

Le 4 strategie di manutenzione MRO nel settore manifatturiero

La manutenzione correlata all’MRO può essere suddivisa in 4 categorie principali che comprendono la manutenzione correttiva (a guasto), la manutenzione preventiva, la manutenzione predittiva e quella su condizione.

1. Manutenzione correttiva

La manutenzione correttiva consiste in interventi di manutenzione e riparazione conseguenti ad un guasto (per questo si parla anche di manutenzione reattiva o a guasto.) Questo approccio è caratterizzato solitamente da tempi di fermo prolungati con notevole impatto sulla produzione, interventi di emergenza e costi elevati.

Quando utilizzarla?
Sebbene la manutenzione correttiva non dovrebbe essere l’approccio principale di una strategia MRO, ci sono alcuni casi in cui può rappresentare una scelta sensata:

su componenti non critici.
quando il costo della prevenzione supererebbe il costo del guasto.
su attrezzature a basso utilizzo.

2. Manutenzione preventiva

La manutenzione preventiva include ispezioni e manutenzioni programmate (di tipo time-based, cioè basate sul tempo o scadenze specifiche). Questo approccio proattivo può contribuire a ridurre sensibilmente il numero di guasti, con benefici che vanno dalla riduzione dei costi, alla maggiore produttività, fino all’estensione del ciclo di vita utile degli asset e degli impianti.

Quando utilizzarla?
La manutenzione preventiva dovrebbe trovare posto in qualsiasi piano di manutenzione ben fatto. Di solito, i suoi benefici maggiori si ottengono su:

guasti prevedibili dovuti all’usura di componenti con un ciclo di vita utile stimato (es. filtri, cuscinetti, nastri, etc.)
asset con cause di guasto simili che si ripetono spesso.
asset critici per la sicurezza dei lavoratori.
beni critici il cui guasto comporta costi costi elevati.

3. Manutenzione su condizione

La manutenzione su condizione è una forma di manutenzione preventiva, basata però sulle condizioni effettive di un impianto o di un’attrezzatura. È un approccio molto utile per ottimizzare la disponibilità delle risorse e focalizzare i team di manutenzione sull’affidabilità degli asset. Implica l’utilizzo di sistemi e tecnologie di monitoraggio degli asset, come ad esempio la lettura e la registrazione dei contatori.

Quando utilizzarla?
La manutenzione su condizione rappresenta un buon compromesso tra manutenzione preventiva (e programmata) e quella predittiva. Può essere una scelta valida quando:

si vogliono evitare eccessivi tempi di fermo dovuti ad una manutenzione preventiva basata sul tempo.
su asset critici le cui prestazioni sono tenute sotto controllo costante e una manutenzione preventiva non sarebbe in grado di garantirne l’affidabilità.

4. Manutenzione predittiva

La manutenzione predittiva prevede l’utilizzo e l’analisi dei dati per prevedere quando sta per presentarsi un guasto. Il monitoraggio continuo delle condizioni include l’utilizzo di sensori IoT, sistemi telemetrici, sensori di vibrazioni, etc. Questi dati vengono poi processati attraverso algoritmi di machine learning e trasmessi ad un CMMS o un EAM integrato. Il risvolto della medaglia sono ovviamente i costi elevati.

Quando utilizzarla?
A causa della sua complessità e dei costi associati, la manutenzione predittiva è pensata per essere applicata soltanto in casi particolari:

su asset mission-critical il cui costo di fermo imprevisto giustifica l’investimento.
realtà aziendali che hanno già avviato un importante percorso di digitalizzazione.
asset per cui un guasto mette in pericolo la salute e la sicurezza dei lavoratori o può comportare danni all’ambiente.

Ottimizzazione dell’inventario MRO e della catena di approvvigionamento

Uno degli aspetti critici nella gestione MRO riguarda le Operations e la supply chain.
La gestione del magazzino ricambi e dell’inventario MRO occupa un posto centrale nell’ottimizzazione dei processi di Manutenzione, Riparazione e Operazioni.

Il magazzino MRO presenta infatti sfide uniche rispetto ai magazzini tradizionali e queste vanno dalla sua organizzazione fisica, fino alla catena di approvvigionamento.

La corretta gestione delle forniture, dei materiali e dell’inventario MRO, è un’attività fondamentale per il successo delle operazioni. Questi possono includere pezzi e parti di ricambio, prodotti per la pulizia, dispositivi di sicurezza, fino ad intere attrezzature sostitutive.

Un sistema efficiente per la gestione dell’inventario MRO, basato sull’utilizzo e sulle esigenze critiche, garantisce che le aziende possano dare continuità alla produzione, evitando sprechi e assicurando sempre il rispetto delle normative.

Per ottimizzare la gestione delle scorte MRO, le aziende adottano un mix di tecnologie e approcci strategici come:

Classificazione ABC dei materiali: questa tecnica di controllo consente di suddividere i materiali MRO in 3 categorie in base al valore e alla frequenza di utilizzo, concentrando l’attenzione sulle risorse più critiche (categoria A)
Standardizzazione: l’introduzione di procedure standardizzate e una codifica uniforme per gli articoli in entrata e uscita, consente di semplificare il controllo del carico e scarico, limitando gli errori e velocizzando i processi.
Soglie minime di stock e riordino automatico: l’utilizzo di un software di manutenzione avanzato come un CMMS, consente di impostare per qualsiasi materiale una soglia minima, con alert automatici per prevenire rotture di stock.
Tracciabilità dei materiali: utilizzano tecnologie come codici a barre, QR-code, RFID per tracciare il carico/scarico di magazzino e l’utilizzo dei materiali sul campo.
Sistemi di inventario digitale: sistemi come software MRO o WMS (warehouse management system) per il controllo digitale dell’inventario.
Previsione del fabbisogno e analisi dei dati: grazie all’analisi dei dati storici (per esempio l’indice di rotazione) o il supporto dell’AI, le aziende possono prevedere con un discreto margine di affidabilità il fabbisogno futuro di materiali MRO.

Best practice per rendere più efficiente la gestione della Manutenzione, Riparazioni e Operazioni

Qualsiasi strategia per rendere efficiente la gestione della manutenzione, le riparazioni e le operazioni, dovrebbe includere un mix di processi, approcci operativi e tecnologia.
Applicare le giuste best practice consente alle aziende di contenere i costi e migliorare l’efficienza operativa complessiva.

Ecco quali sono gli aspetti fondamentali:

1. Pianificazione strategica dell’MRO
La pianificazione è il fondamento di una strategia MRO efficace. Questo approccio include la redazione di un piano di manutenzione completo e procedure operative per la gestione dei guasti imprevisti. Comprende:

Analisi preventiva:

mappatura degli asset aziendali
mappatura dei processi
identificazione dei componenti critici
analisi dello storico dei guasti
valutazione dell’impatto economico dei fermi macchina e dei guasti

Programmazione degli interventi:

calendario di manutenzione preventiva
coordinamento della manutenzione con la pianificazione della produzione
ottimizzazione delle risorse umane
gestione delle priorità degli interventi

2. Implementazione di una strategia data-driven
L’analisi dei dati può fornire indicazioni strategiche per l’ottimizzazione delle attività di Maintenance, Repair and Operations. L’acquisizione dei dati e l’analisi dei KPI, forniscono ai team di manutenzione e al management indicazioni fondamentali sulle performance e sui colli di bottiglia, consentendo un approccio strutturato e data-driven alla gestione MRO.

3. Standardizzazione dei processi
Standardizzare i processi è il primo passo verso una maggiore efficienza operativa. Considera ad esempio:

Sviluppo di procedure operative standard (SOP)
Utilizzo di checklist digitali per le attività ricorrenti
Implementazione di sistemi di approvazione strutturati
Tutti questi aspetti aiutano a consolidare i processi, ridurre gli errori e migliorare la sicurezza all’interno degli stabilimenti.

4. Gestione inventario MRO e supply chain
Una gestione intelligente dell’inventario e della catena di approvvigionamento aiutano ad evitare costi eccessivi e di accumulare scorte superiori al fabbisogno effettivo. Ma è un lavoro delicato e richiede tempo. Per questo molte aziende decidono di esternalizzare la gestione dell’inventario MRO direttamente ai fornitori, attraverso un sistema VMI (Vendor-Managed Inventory). Questi sistemi consentono ai fornitori di accedere all’inventario, responsabilizzandoli sui tempi e le modalità di rifornimento.

5. Formazione e gestione delle competenze
Ottimizzare i processi serve a poco se il personale addetto non è in grado di comprendere i miglioramenti o di adeguarsi alle nuove procedure. Investire nella formazione delle risorse interne e nello sviluppo delle loro competenze sono aspetti fondamentali, che si riveleranno decisivi nel momento in cui vorremo implementare processi e tecnologie.

6. Trasformazione tecnologica
La tecnologia svolge un ruolo centrale nell’ottimizzazione dei processi e delle attività di Manutenzione, Riparazione e Operazioni. Nel MRO, le aziende di ogni settore utilizzano la tecnologia per:

automatizzare la gestione della manutenzione e della pianificazione
monitorare le prestazioni degli impianti e delle linee produttive
migliorare la comunicazione tra produzione e manutenzione
rendicontare le risorse impiegate e documentare le attività svolte
raccogliere e analizzare i dati per individuare sprechi e inefficienze

L’implementazione di un software MRO semplifica notevolmente la gestione di tutti questi aspetti, centralizzando le attività di manutenzione, riparazione e le operazioni all’interno di un’unica piattaforma.

In che modo un software CMMS per la manutenzione migliora l’MRO?

I CMMS (Computerized Maintenance Management System) consentono di digitalizzare tutti i processi MRO, inclusi ovviamente la gestione della manutenzione, delle operations, dell’inventario ricambi e degli asset aziendali (impianti, linee produttive, uffici, attrezzature, etc.)

Tra le funzionalità fondamentali per rendere l’MRO più efficiente troviamo:

Archiviazione dei dati: un software CMMS consente di centralizzare tutti i dati e le informazioni relativi alla manutenzione e alle Operations all’interno di un’unica piattaforma, migliorando i processi decisionali e l’efficienza operativa.
Gestione degli Interventi: i software CMMS consentono di digitalizzare la gestione degli interventi e degli Ordini di Lavoro, semplificando l’accesso alle informazioni da parte del personale interno e dei fornitori e riducendo sensibilimente i tempi di lavorazione e di rendicontazione delle attività.
Pianificazione della manutenzione: i CMMS consentono di automatizzare la manutenzione preventiva, generando automaticamente gli Ordini di Lavoro in base alle scadenze o a trigger basati sulle condizioni di un impianto o di un macchinario.
Gestione degli asset: un CMMS consente di organizzare gli asset aziendali, accentrando le informazioni e la loro documentazione, compresi i piani di manutenzione e lo storico delle attività MRO svolte.
Gestione dell’inventario MRO: i software MRO come il CMMS consentono di semplificare la gestione dell’inventario e dei ricambi, migliorando il tracciamento dei materiali MRO utilizzati e monitorando le quantità presenti in magazzino. L’impostazione di soglie minime di stock, per esempio, consente di ricevere alert automatici quando un articolo sta per terminare, garantendo la disponibilità costante dei pezzi di ricambio in magazzino.
Report e KPI: un CMMS è in grado di acquisire automaticamente gran parte dei dati relativi all’MRO: dai KPI di manutenzione (MTBF, MTTR, etc.) fino ai tempi di riparazione o ai costi dei materiali utilizzati durante le attività MRO, semplificando l’analisi e favorendo decisioni basate sui dati.
Integrazioni: le integrazioni rappresentano un aspetto fondamentale nella scelta del CMMS, poiché consentono di migliorare la qualità dei dati e velocizzare il passaggio di informazioni tra i vari reparti, integrando il software MRO agli altri sistemi aziendali come l’ERP, MES, SCADA, WMS, etc.

Quali sono i vantaggi di una corretta gestione MRO?

L’impiego delle best practice e delle migliori tecnologie per l’MRO, consentono alle aziende di ottenere vantaggi competitivi in termini economici, operativi e strategici.

Benefici economici

Riduzione dei costi operativi tra il 12% e il 18% grazie alla manutenzione preventiva e una maggiore capacità di pianificazione.
Riduzione dei fermi macchina non pianificati compresa tra il 30% e il 60% in base al settore e alle tecnologie utilizzate.
Estensione del ciclo di vita utile di impianti e attrezzature compreso tra il 10% e il 30%.
Ottimizzazione dell’inventario MRO con riduzione delle scorte tra il 10% e il 25%.

Benefici operativi

Miglioramento dell’efficienza operativa
Maggiore affidabilità di impianti e attrezzature
Riduzione dei tempi di intervento
Riduzione casi di esaurimento scorte (rotture di stock) velocizzando le riparazioni e sostituzioni

Benefici strategici

Più controllo sulle performance e ottimizzazione basata sui dati
Maggiore competitività aziendale in termini di livelli di produzione
Sostenibilità ambientale attraverso la riduzione degli sprechi

Impatto dell’MRO sulla sicurezza
La manutenzione delle risorse, l’introduzione di procedure operative e l’organizzazione delle aree di lavoro contribuiscono sensibilmente a ridurre i rischi e migliorare la sicurezza.

Impatto MRO sulla compliance normativa
Per i settori fortemente regolamentati in materia di salute e sicurezza (HSE), come il food and beverage, l’industria farmaceutica o l’Oil&Gas, una strategia MRO efficace garantisce il rispetto delle normative e il tracciamento delle attività svolte, dei near misses e delle non conformità, velocizzando gli audit e semplificando l’ottenimento delle certificazioni di qualità necessarie per restare competitive sul mercato, evitando sanzioni e interruzioni operative.